5+ Mẫu nội quy công ty chuẩn, chi tiết nhất cho doanh nghiệp

Nội quy công ty là nền tảng pháp lý và văn hóa quan trọng, giúp doanh nghiệp vận hành một cách trơn tru, chuyên nghiệp và hiệu quả. Việc xây dựng một bộ quy định lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là bước đi chiến lược để tạo dựng môi trường làm việc công bằng, minh bạch và gắn kết. Luật Mai Sơn hiểu rằng, việc xây dựng một bộ quy chế nội bộ toàn diện, hợp pháp và phù hợp với đặc thù doanh nghiệp là một thách thức không nhỏ.

Tại Sao Nội Quy Công Ty Lại Là Vũ Khí Bí Mật Của Doanh Nghiệp Thành Công?

Nhiều người cho rằng nội quy công ty chỉ là một tập tài liệu khô khan, đầy những quy định và hình phạt. Tuy nhiên, trên thực tế, một bộ quy chế nội bộ được xây dựng bài bản chính là bộ khung vững chắc, là kim chỉ nam cho mọi hoạt động, giúp doanh nghiệp không chỉ ổn định mà còn phát triển vượt bậc. Đây không chỉ là công cụ quản lý mà còn là một phần quan trọng của văn hóa doanh nghiệp, thể hiện sự chuyên nghiệp và tầm nhìn của người lãnh đạo.

Hãy cùng khám phá những lợi ích to lớn mà một bộ nội quy làm việc hiệu quả mang lại, biến nó thành lợi thế cạnh tranh mà không phải doanh nghiệp nào cũng nhận ra.

Xây Dựng Môi Trường Làm Việc Chuyên Nghiệp, Công Bằng

Một bộ nội quy rõ ràng tạo ra một sân chơi bình đẳng cho tất cả mọi người. Khi mọi quy định về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, tác phong, an toàn lao động và các hành vi ứng xử đều được văn bản hóa, nhân viên sẽ hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Điều này giúp loại bỏ những hiểu lầm, thiên vị hay mâu thuẫn không đáng có, từ đó tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, nơi mọi người đều được đối xử công bằng và tôn trọng.

Khi nhân viên cảm thấy an tâm và tin tưởng vào sự công bằng của tổ chức, họ sẽ có động lực để cống hiến và làm việc với hiệu suất cao nhất. Một môi trường chuyên nghiệp cũng là yếu tố thu hút và giữ chân nhân tài, giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ vững mạnh.

Là Cơ Sở Pháp Lý Vững Chắc Để Xử Lý Kỷ Luật Lao Động

Đây là một trong những vai trò quan trọng nhất của nội quy lao động. Theo quy định của Bộ Luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được phép xử lý kỷ luật sa thải đối với người lao động khi họ có hành vi vi phạm đã được quy định cụ thể trong nội quy lao động đã đăng ký.

Nếu không có một bộ nội quy được xây dựng và đăng ký hợp lệ, mọi quyết định xử lý kỷ luật của công ty, đặc biệt là sa thải, đều có thể bị coi là trái pháp luật. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng như phải bồi thường, nhận lại người lao động và ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp. Do đó, quy định công ty chính là lá chắn pháp lý bảo vệ doanh nghiệp trước các tranh chấp lao động phức tạp.

Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý Và Tối Ưu Hóa Vận Hành

Nội quy công ty chuẩn hóa các quy trình làm việc, từ việc chấm công, xin nghỉ phép, đến quy trình báo cáo và phối hợp giữa các phòng ban. Khi mọi thứ được đưa vào một khuôn khổ rõ ràng, người quản lý sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức trong việc điều hành, giám sát và giải quyết các vấn đề hàng ngày.

Thay vì phải xử lý từng trường hợp riêng lẻ, người quản lý có thể dựa vào các quy định chung đã được thống nhất. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán trong quản lý, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức. Các quy định chung của công ty giúp mọi bánh răng trong cỗ máy doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng và hiệu quả hơn.

Thúc Đẩy Văn Hóa Doanh Nghiệp Tích Cực

Nội quy không chỉ bao gồm các điều khoản mang tính bắt buộc mà còn là nơi thể hiện các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp. Các quy định về tác phong, giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp và khách hàng, hay các chính sách khen thưởng, phúc lợi đều góp phần định hình và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.

Một bộ quy chế làm việc của nhân viên trong công ty được xây dựng với ngôn ngữ tích cực, tập trung vào việc khuyến khích và tạo điều kiện phát triển sẽ truyền cảm hứng cho nhân viên, giúp họ cảm thấy tự hào và gắn bó hơn với tổ chức. Đó là nền tảng để xây dựng một tập thể đoàn kết, sáng tạo và cùng hướng tới mục tiêu chung.

Quy Định Pháp Luật Bắt Buộc Về Nội Quy Lao Động Cập Nhật 2025

Việc xây dựng và ban hành nội quy lao động không chỉ là một lựa chọn quản trị mà còn là một nghĩa vụ pháp lý được quy định rõ ràng trong pháp luật Việt Nam. Hiểu rõ các quy định này là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro không đáng có. Luật Mai Sơn sẽ hệ thống hóa những yêu cầu cốt lõi từ Bộ Luật Lao động để bạn dễ dàng nắm bắt.

Doanh Nghiệp Nào Bắt Buộc Phải Có Nội Quy Lao Động Bằng Văn Bản?

Theo Điều 118 của Bộ Luật Lao động, mọi doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên đều bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Đây là một yêu cầu pháp lý không thể bỏ qua.

• Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động: Không bắt buộc phải ban hành nội quy bằng văn bản, nhưng các nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động để có cơ sở giải quyết khi phát sinh vấn đề.
• Khuyến nghị của Luật Mai Sơn: Dù quy mô doanh nghiệp của bạn là bao nhiêu, việc xây dựng một bộ nội quy làm việc tại công ty, dù là bản ngắn gọn, cũng mang lại nhiều lợi ích trong việc tạo dựng sự chuyên nghiệp và phòng ngừa tranh chấp.

7 Nội Dung Bắt Buộc Phải Có Trong Nội Quy Công Ty

Pháp luật không chỉ yêu cầu về hình thức mà còn quy định chặt chẽ về nội dung. Theo Điều 118 của Bộ Luật Lao động và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, một bộ nội quy lao động hợp pháp phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây. Việc thiếu bất kỳ nội dung nào cũng có thể khiến nội quy của bạn không được cơ quan nhà nước chấp thuận.

Quy Trình Ban Hành Và Đăng Ký Nội Quy Lao Động

Để nội quy lao động có hiệu lực pháp lý và có thể áp dụng để xử lý kỷ luật, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ:

1. Soạn thảo nội quy: Dựa trên 7 nội dung bắt buộc và các quy định khác phù hợp với đặc thù công ty.
2. Lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có): Đây là bước bắt buộc. Doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của công đoàn cơ sở trước khi ban hành.
3. Ban hành nội quy: Người đại diện theo pháp luật của công ty ký quyết định ban hành nội quy lao động.
4. Thông báo đến người lao động: Nội quy phải được gửi đến tất cả người lao động và niêm yết công khai tại các địa điểm cần thiết trong công ty.
5. Đăng ký nội quy lao động: Nộp hồ sơ đăng ký đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Chỉ khi hoàn thành bước đăng ký và được Sở LĐTBXH chấp thuận, nội quy lao động mới chính thức có hiệu lực đầy đủ để làm căn cứ xử lý kỷ luật sa thải.

Cấu Trúc Chuẩn Của Một Bộ Nội Quy Công Ty Hoàn Chỉnh

Một bộ nội quy công ty hiệu quả không chỉ cần đầy đủ nội dung theo pháp luật mà còn cần có cấu trúc logic, rõ ràng, dễ tra cứu. Việc sắp xếp các điều khoản theo từng chương, mục khoa học giúp cả người quản lý và nhân viên dễ dàng tìm thấy thông tin mình cần, tránh gây nhầm lẫn hoặc hiểu sai. Dưới đây là cấu trúc gợi ý của Luật Mai Sơn, bao quát hầu hết các khía cạnh cần thiết cho một doanh nghiệp hiện đại.

Cấu trúc này có thể được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với quy mô và ngành nghề đặc thù của từng công ty, chẳng hạn như công ty xây dựng sẽ cần thêm các quy định chi tiết về an toàn tại công trường, hay công ty sản xuất cần quy định về vận hành máy móc.

Phần Mở Đầu

• Lời nói đầu: Nêu bật mục đích, ý nghĩa của việc ban hành nội quy, thể hiện tinh thần và văn hóa của công ty.
• Căn cứ pháp lý: Trích dẫn các văn bản luật làm cơ sở xây dựng nội quy (Bộ Luật Lao động, các Nghị định liên quan).
• Phạm vi và đối tượng áp dụng: Quy định rõ nội quy áp dụng cho toàn thể nhân viên (bao gồm cả thử việc, chính thức, hợp đồng thời vụ…) và tại tất cả các địa điểm làm việc của công ty (trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện).

Chương I: Quy Định Chung

• Điều 1: Tuyển dụng, Hợp đồng lao động: Quy định về quy trình tuyển dụng, các loại hợp đồng lao động, thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng.
• Điều 2: Thử việc, Đào tạo: Quy định về thời gian thử việc, chế độ lương thử việc, các chương trình đào tạo và cam kết sau đào tạo (nếu có).
• Điều 3: Điều chuyển, Bổ nhiệm: Quy định về các trường hợp điều chuyển công tác, quy trình bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong công ty.

Chương II: Thời Giờ Làm Việc Và Thời Giờ Nghỉ Ngơi

• Điều 4: Thời giờ làm việc: Quy định chi tiết giờ bắt đầu, kết thúc, số giờ làm việc trong ngày/tuần.
• Điều 5: Làm thêm giờ: Quy định các trường hợp huy động làm thêm giờ, cách tính lương và chế độ nghỉ bù.
• Điều 6: Chế độ nghỉ ngơi: Quy định về nghỉ giữa ca, nghỉ cuối tuần, nghỉ phép năm, nghỉ lễ tết theo luật định.
• Điều 7: Nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương: Quy định các trường hợp được nghỉ (kết hôn, tang chế…) và thủ tục xin nghỉ.

Chương III: Trật Tự Và Kỷ Luật Tại Nơi Làm Việc

• Điều 8: Tác phong và Trang phục: Quy định về trang phục đi làm, đeo thẻ nhân viên, tác phong chuyên nghiệp.
• Điều 9: Giao tiếp và Ứng xử: Nguyên tắc giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp, đối tác và khách hàng.
• Điều 10: Sử dụng tài sản, thiết bị: Trách nhiệm trong việc sử dụng và bảo quản máy tính, điện thoại, văn phòng phẩm và các tài sản khác.
• Điều 11: Bảo mật thông tin: Định nghĩa và quy định về bảo mật thông tin kinh doanh, dữ liệu khách hàng.
• Điều 12: Quy định về phòng, chống quấy rối tình dục: Chi tiết hóa các hành vi bị cấm và quy trình xử lý.

Chương IV: An Toàn Lao Động Và Vệ Sinh Lao Động

• Điều 13: Trách nhiệm của Người lao động: Nghĩa vụ tuân thủ các quy trình an toàn, tham gia các buổi huấn luyện.
• Điều 14: Trách nhiệm của Công ty: Cung cấp trang thiết bị bảo hộ, tổ chức khám sức khỏe định kỳ.
• Điều 15: Quy định về Phòng cháy chữa cháy: Các quy tắc bắt buộc để đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ tại nơi làm việc.

Chương V: Khen Thưởng Và Xử Lý Vi Phạm Kỷ Luật

• Điều 16: Hình thức khen thưởng: Quy định về các thành tích được khen thưởng và các hình thức thưởng (thưởng nóng, thưởng cuối năm, nâng lương trước hạn).
• Điều 17: Nguyên tắc xử lý kỷ luật: Nêu rõ các nguyên tắc như công khai, minh bạch, có sự tham gia của người lao động và tổ chức đại diện.
• Điều 18: Các hành vi vi phạm và hình thức xử lý: Đây là phần cốt lõi, liệt kê chi tiết từng hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật tương ứng (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải).
• Điều 19: Thẩm quyền và trình tự xử lý kỷ luật: Quy định rõ ai có quyền ra quyết định kỷ luật và các bước tiến hành một cuộc họp xử lý kỷ luật.

Chương VI: Trách Nhiệm Vật Chất

• Điều 20: Các trường hợp phải bồi thường: Quy định rõ các trường hợp làm mất, làm hỏng tài sản của công ty.
• Điều 21: Mức và phương thức bồi thường: Cách xác định giá trị thiệt hại và cách thức khấu trừ lương hoặc bồi thường.

Chương VII: Điều Khoản Thi Hành

• Điều 22: Hiệu lực thi hành: Ghi rõ ngày nội quy bắt đầu có hiệu lực.
• Điều 23: Trách nhiệm thi hành: Quy định trách nhiệm của các phòng ban và toàn thể nhân viên.
• Điều 24: Sửa đổi, bổ sung: Quy định về quy trình khi cần thay đổi, cập nhật nội quy.

Bằng cách xây dựng nội quy theo một cấu trúc chặt chẽ như trên, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn tạo ra một tài liệu quản trị thực sự hữu ích và dễ áp dụng trong thực tiễn.

Tải Ngay 5+ Mẫu Nội Quy Công Ty Chuẩn (File Word) Cho Mọi Loại Hình Doanh Nghiệp

Để đáp ứng nhu cầu cấp thiết nhất của các doanh nghiệp là tìm kiếm và tham khảo các mẫu nội quy có sẵn, Luật Mai Sơn đã biên soạn bộ 5+ mẫu nội quy công ty chuẩn, chi tiết và có thể tùy chỉnh dễ dàng. Các mẫu này được xây dựng dựa trên quy định mới nhất của pháp luật lao động và kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.

Bạn có thể lựa chọn mẫu phù hợp nhất với loại hình kinh doanh của mình, tải về dưới định dạng file Word và chỉnh sửa để tạo ra một bộ quy chế nội bộ hoàn chỉnh. Đây là tài nguyên quý giá giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tính pháp lý ngay từ những bước đầu tiên.

1. Mẫu Nội Quy Công Ty Dịch Vụ – Văn Phòng (TNHH & Cổ Phần)
   • Đối tượng áp dụng: Phù hợp nhất cho các công ty TNHH thương mại dịch vụ, công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực văn phòng, tư vấn, công nghệ, truyền thông.
   • Đặc điểm: Tập trung vào các quy định về thời gian làm việc, tác phong công sở, bảo mật thông tin, sử dụng tài sản trí tuệ và quy tắc ứng xử với khách hàng.
   • [Link tải về: Mẫu Nội Quy Công Ty Dịch Vụ – Văn Phòng.docx]
2. Mẫu Nội Quy Công Ty Sản Xuất
   • Đối tượng áp dụng: Dành cho các nhà máy, xí nghiệp, xưởng sản xuất, chế biến.
   • Đặc điểm: Nhấn mạnh các quy định về an toàn lao động, quy trình vận hành máy móc thiết bị, kỷ luật tại xưởng, quản lý vật tư, thành phẩm và quy định về phòng chống cháy nổ.
   • [Link tải về: Mẫu Nội Quy Công Ty Sản Xuất.docx]
3. Mẫu Nội Quy Công Ty Xây Dựng
   • Đối tượng áp dụng: Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thi công, xây lắp, giám sát công trình.
   • Đặc điểm: Chú trọng đặc biệt đến các quy định về an toàn lao động tại công trường, sử dụng và bảo quản máy móc thi công, quản lý vật tư xây dựng, kỷ luật đối với kỹ sư, giám sát và công nhân.
   • [Link tải về: Mẫu Nội Quy Công Ty Xây Dựng.docx]
4. Mẫu Nội Quy Công Ty Ngắn Gọn (Dưới 10 nhân sự)
   • Đối tượng áp dụng: Các công ty quy mô nhỏ, startup, không bắt buộc phải có nội quy bằng văn bản nhưng vẫn muốn xây dựng môi trường chuyên nghiệp.
   • Đặc điểm: Tinh gọn, chỉ bao gồm những điều khoản cốt lõi nhất về thời giờ làm việc, quy tắc ứng xử cơ bản và các hành vi vi phạm nghiêm trọng. Dễ dàng áp dụng và phổ biến.
   • [Link tải về: Mẫu Nội Quy Công Ty Ngắn Gọn.docx]
5. Mẫu Nội Quy Ra Vào Công Ty (Dành cho Khách & Nhân Viên)
   • Đối tượng áp dụng: Mọi loại hình công ty, đặc biệt là các tòa nhà văn phòng, nhà máy có khu vực an ninh cần kiểm soát chặt chẽ.
   • Đặc điểm: Tập trung vào quy trình đăng ký, kiểm soát ra vào của nhân viên, khách hàng, đối tác. Quy định về việc mang tài sản ra vào cổng, khu vực được phép và không được phép tiếp cận.
   • [Link tải về: Mẫu Nội Quy Ra Vào Công Ty.docx]

Lưu ý quan trọng: Các mẫu nội quy công ty trên đây chỉ mang tính chất tham khảo. Để có một bộ quy chế hoàn chỉnh, hợp pháp và thực sự phát huy hiệu quả, bạn cần điều chỉnh các điều khoản cho phù hợp với đặc thù ngành nghề, quy mô, và văn hóa của doanh nghiệp mình. Để đảm bảo an toàn pháp lý tuyệt đối, việc tham vấn ý kiến từ các chuyên gia, công ty luật là điều cần thiết.

Hướng Dẫn Chi Tiết Xây Dựng Nội Quy Công Ty Từ A-Z

Việc soạn thảo nội quy không chỉ đơn giản là sao chép từ một mẫu có sẵn. Để bộ quy định thực sự đi vào đời sống doanh nghiệp và phát huy tác dụng, bạn cần một quy trình xây dựng bài bản. Luật Mai Sơn sẽ hướng dẫn bạn qua 5 bước chi tiết để tạo ra một bộ nội quy chuyên nghiệp, hiệu quả và được mọi người đón nhận.

Bước 1: Thành Lập Ban Soạn Thảo Và Xác Định Mục Tiêu

• Thành phần: Ban soạn thảo nên bao gồm đại diện từ Ban Giám đốc, phòng Nhân sự, Trưởng các bộ phận chủ chốt và đại diện từ tổ chức công đoàn (nếu có). Sự tham gia đa dạng này đảm bảo nội quy vừa thể hiện ý chí của lãnh đạo, vừa phù hợp với thực tế hoạt động của từng phòng ban.
• Xác định mục tiêu: Cả nhóm cần ngồi lại để thống nhất mục tiêu của bộ nội quy. Ngoài việc tuân thủ pháp luật, mục tiêu có thể là:
  • Tăng cường tính kỷ luật, chuyên nghiệp.
  • Chuẩn hóa quy trình làm việc để nâng cao hiệu suất.
  • Xây dựng văn hóa tôn trọng, hợp tác.
  • Ngăn ngừa các rủi ro về bảo mật thông tin.

Bước 2: Thu Thập Thông Tin Và Nghiên Cứu Pháp Luật

• Phân tích thực trạng: Rà soát lại các vấn đề thường xảy ra trong công ty: nhân viên đi trễ, sử dụng tài sản lãng phí, mâu thuẫn nội bộ… Đây là nguồn thông tin thực tế quý giá để đưa vào nội quy.
• Tham khảo mẫu: Sử dụng các mẫu nội quy công ty TNHH, cổ phần mà Luật Mai Sơn đã cung cấp ở trên làm tài liệu tham khảo ban đầu.
• Nghiên cứu pháp luật: Đọc kỹ các điều khoản liên quan trong Bộ Luật Lao động và các Nghị định hướng dẫn để đảm bảo không bỏ sót 7 nội dung bắt buộc và không đưa vào những quy định trái luật (ví dụ: phạt tiền, xử lý kỷ luật khi nhân viên nữ mang thai…).

Bước 3: Soạn Thảo Chi Tiết Từng Điều Khoản

Đây là giai đoạn quan trọng nhất. Dựa trên cấu trúc chuẩn đã đề cập, ban soạn thảo sẽ đi vào chi tiết từng chương, từng điều.

• Ngôn ngữ: Sử dụng ngôn từ rõ ràng, tích cực, dễ hiểu, tránh các thuật ngữ chuyên ngành phức tạp hoặc các câu chữ mập mờ, đa nghĩa.
• Tập trung vào hành vi: Thay vì viết chung chung như “phải có thái độ tốt”, hãy cụ thể hóa thành “luôn chào hỏi, mỉm cười và nói lời cảm ơn với khách hàng”.
• Tính khả thi: Đảm bảo các quy định đưa ra có thể thực hiện và giám sát được. Một quy định quá khắt khe, không thực tế sẽ chỉ nằm trên giấy.
• Cân bằng giữa khuyến khích và quy định: Bên cạnh các điều khoản về xử lý vi phạm, hãy bổ sung các quy định về khen thưởng, ghi nhận để tạo động lực tích cực.

Bước 4: Lấy Ý Kiến, Hoàn Thiện Và Ban Hành

• Lấy ý kiến nội bộ: Gửi bản dự thảo đến các trưởng bộ phận và đặc biệt là tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (công đoàn) để lấy ý kiến đóng góp. Đây là yêu cầu bắt buộc theo luật và cũng là cách để nội quy được mọi người đồng thuận hơn.
• Tiếp thu và chỉnh sửa: Tổng hợp các ý kiến, chỉnh sửa lại bản dự thảo để có được phiên bản cuối cùng hoàn thiện nhất.
• Ban hành chính thức: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký quyết định ban hành nội quy. Một thông báo về việc thực hiện nội quy công ty cần được gửi đến toàn thể nhân viên.
• Phổ biến và đào tạo: Tổ chức các buổi họp để phổ biến, giải đáp thắc mắc về nội quy mới cho toàn thể nhân viên. Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và cam kết thực hiện.

Bước 5: Đăng Ký Nội Quy Với Cơ Quan Nhà Nước

Như đã đề cập, đây là bước cuối cùng để nội quy có đầy đủ hiệu lực pháp lý. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và nộp lên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Quy trình chi tiết sẽ được hướng dẫn ở phần tiếp theo.

Thủ Tục Đăng Ký Nội Quy Lao Động: Hướng Dẫn Từng Bước

Sau khi đã hoàn tất việc soạn thảo và ban hành, bước cuối cùng để hợp pháp hóa và đưa nội quy lao động vào thực tiễn là đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động. Việc hoàn thành thủ tục này đảm bảo rằng các hình thức xử lý kỷ luật của doanh nghiệp, đặc biệt là sa thải, sẽ được pháp luật công nhận. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và quy trình thực hiện.

Hồ Sơ Đăng Ký Nội Quy Lao Động Gồm Những Gì?

Theo quy định tại Điều 119 và 120 của Bộ Luật Lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các tài liệu sau:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động: Soạn thảo theo mẫu quy định.
2. Bản Nội quy lao động đã được ban hành: Đây là bản chính thức có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
3. Biên bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở: Văn bản chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện việc tham khảo ý kiến công đoàn (nếu có).
4. Các văn bản khác của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có): Ví dụ như quy chế lương thưởng, quy chế khen thưởng và kỷ luật…

Quy Trình Thực Hiện Đăng Ký

Doanh nghiệp cần thực hiện quy trình đăng ký trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Tập hợp đầy đủ 01 bộ hồ sơ với các tài liệu đã nêu ở trên.
• Bước 2: Nộp hồ sơ
  • Cơ quan tiếp nhận: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
  • Hình thức nộp: Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại cơ quan hoặc thực hiện Thủ tục đăng ký nội quy lao động trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Bước 3: Chờ kết quả và hiệu lực
  • Thời gian xử lý: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở LĐTBXH sẽ có văn bản thông báo về việc đăng ký nội quy.
  • Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Nếu nội quy có điều khoản trái pháp luật, Sở LĐTBXH sẽ có văn bản thông báo, nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện lại.
  • Hiệu lực: Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày Sở LĐTBXH nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, hoặc có hiệu lực theo ngày ghi trong quyết định ban hành nếu ngày đó muộn hơn.

Việc tuân thủ đúng và đủ các bước trong thủ tục đăng ký không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách doanh nghiệp chủ động bảo vệ mình một cách chuyên nghiệp nhất.

Giải Pháp Tư Vấn Xây Dựng Nội Quy Công Ty Chuyên Nghiệp Từ Luật Mai Sơn

Chúng tôi hiểu rằng, việc tự soạn thảo một bộ nội quy hoàn chỉnh, vừa đảm bảo tuân thủ hàng loạt quy định pháp luật phức tạp, vừa phải thể hiện được văn hóa và phù hợp với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp là một công việc đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và kiến thức chuyên sâu. Những sai sót nhỏ trong câu chữ cũng có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý lớn trong tương lai.

Đó là lý do dịch vụ tư vấn và soạn thảo nội quy công ty của Luật Mai Sơn ra đời, mang đến cho bạn một giải pháp toàn diện, chuyên nghiệp và an toàn.

Tại Sao Nên Chọn Dịch Vụ Của Luật Mai Sơn?

• Am hiểu sâu sắc pháp luật lao động: Đội ngũ luật sư của chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn lao động, luôn cập nhật những thay đổi mới nhất của luật pháp để đảm bảo nội quy của bạn 100% hợp pháp.
• Tư vấn cá nhân hóa theo đặc thù doanh nghiệp: Chúng tôi không cung cấp những mẫu rập khuôn. Luật Mai Sơn sẽ làm việc trực tiếp với bạn để tìm hiểu mô hình kinh doanh, văn hóa công ty, những vấn đề thực tế đang gặp phải để xây dựng một bộ quy chế “đo ni đóng giày” cho riêng doanh nghiệp của bạn.
• Tối ưu hóa lợi ích và phòng ngừa rủi ro: Chúng tôi giúp bạn xây dựng các điều khoản chặt chẽ để bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, đồng thời là cơ sở pháp lý vững chắc nhất để xử lý các tranh chấp lao động, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Thay vì phải tự mày mò nghiên cứu, bạn có thể dành thời gian và nhân lực để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Chúng tôi sẽ thay bạn thực hiện toàn bộ quy trình từ soạn thảo, lấy ý kiến đến hoàn tất thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước.

Quy Trình Dịch Vụ Của Chúng Tôi

1. Tiếp nhận yêu cầu & Tư vấn sơ bộ: Lắng nghe nhu cầu, tìm hiểu về doanh nghiệp và tư vấn miễn phí các giải pháp tổng quan.
2. Thu thập thông tin & Phân tích: Làm việc sâu hơn với doanh nghiệp để thu thập các thông tin chi tiết về cơ cấu, hoạt động và các yêu cầu quản trị.
3. Soạn thảo dự thảo nội quy: Các luật sư tiến hành soạn thảo bộ nội quy lao động chi tiết, cá nhân hóa.
4. Gửi khách hàng góp ý & Hoàn thiện: Cùng khách hàng rà soát, giải thích và điều chỉnh các điều khoản cho đến khi hoàn thiện.
5. Hoàn tất hồ sơ & Đăng ký: Thay mặt doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện thủ tục đăng ký tại Sở LĐTBXH.
6. Bàn giao & Hướng dẫn: Bàn giao bộ nội quy hoàn chỉnh cùng văn bản chấp thuận của cơ quan nhà nước, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp cách áp dụng hiệu quả.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Nội Quy Công Ty (FAQ)

1. Công ty dưới 10 người có cần xây dựng nội quy lao động không?

Theo luật, công ty dưới 10 người không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, các nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất cần được quy định trong hợp đồng lao động. Luật Mai Sơn khuyến khích việc xây dựng một bản nội quy ngắn gọn để tạo sự chuyên nghiệp và dễ quản lý.

2. Công ty có được phạt tiền nhân viên khi vi phạm nội quy không?

Tuyệt đối không. Theo Bộ Luật Lao động, các hình thức xử lý kỷ luật chỉ bao gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức và sa thải. Mọi hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật đều là trái pháp luật.

3. Thời hạn đăng ký nội quy lao động là bao lâu?

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy. Nội quy sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan chức năng nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Không đăng ký nội quy lao động có bị phạt không?

Có. Doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên nếu không ban hành hoặc không đăng ký nội quy lao động có thể bị xử phạt hành chính. Quan trọng hơn, doanh nghiệp sẽ không có cơ sở pháp lý để sa thải người lao động khi họ vi phạm kỷ luật.

5. Nội quy có cần lấy ý kiến của tất cả nhân viên không?

Pháp luật chỉ yêu cầu doanh nghiệp phải lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (thường là Công đoàn cơ sở). Nếu công ty chưa có Công đoàn, người sử dụng lao động sẽ tự quyết định và ban hành sau khi tham khảo ý kiến trong nội bộ.

6. Khi nào công ty được áp dụng hình thức kỷ luật sa thải?

Công ty chỉ được sa thải người lao động khi họ thực hiện một trong các hành vi vi phạm nghiêm trọng đã được liệt kê cụ thể trong nội quy lao động đã đăng ký, ví dụ như trộm cắp, tham ô, tiết lộ bí mật kinh doanh, hoặc tái phạm nhiều lần khi đã bị xử lý kỷ luật.

7. Có thể đưa quy định về việc sử dụng mạng xã hội vào nội quy không?

Hoàn toàn có thể và nên làm. Doanh nghiệp có quyền quy định về việc nhân viên không được đăng tải các thông tin làm ảnh hưởng xấu đến uy tín, hình ảnh của công ty, hoặc tiết lộ các thông tin nội bộ lên mạng xã hội.

8. Nội quy lao động có áp dụng cho nhân viên thử việc không?

Có. Nội quy lao động áp dụng cho toàn bộ người lao động làm việc tại công ty, bao gồm cả nhân viên đang trong thời gian thử việc, trừ khi có thỏa thuận khác được ghi rõ trong hợp đồng thử việc.

9. Khi thay đổi nội dung, công ty có cần đăng ký lại nội quy không?

Có. Bất cứ khi nào có sự sửa đổi, bổ sung nội dung trong nội quy lao động, doanh nghiệp đều phải thực hiện lại quy trình lấy ý kiến và đăng ký lại với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để bản cập nhật có hiệu lực pháp lý.