Chi phí không được trừ là gì: khoản chi thực tế phát sinh nhưng KHÔNG đáp ứng điều kiện tại Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay NĐ 218/2013) — không liên quan SXKD, thiếu hóa đơn/chứng từ, thanh toán bằng tiền mặt cho giao dịch ≥ 5 triệu (Điều 26 NĐ 181/2025/NĐ-CP), khấu hao TSCĐ sai quy định, lãi vay tương ứng vốn điều lệ còn thiếu, phạt vi phạm hành chính. Vẫn hạch toán kế toán nhưng điều chỉnh tại chỉ tiêu B4 Tờ khai 03/TNDN. Với cam kết minh bạch – trọn gói – đúng luật, Luật Mai Sơn tư vấn quyết toán trọn gói.
1. Chi Phí Không Được Trừ Là Gì? Hệ Thống Cơ Sở Pháp Lý Và Bản Chất Kế Toán
Chi phí không được trừ là các khoản chi thực tế phát sinh của doanh nghiệp nhưng không đáp ứng đủ các điều kiện luật định để được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, căn cứ theo Khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành. Những khoản chi này dù có hóa đơn chứng từ đầy đủ và được hạch toán đúng theo Chế độ kế toán nhưng vẫn bị loại ra khi tính thuế để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
Theo kinh nghiệm thực tế của đội ngũ luật sư tại Luật Mai Sơn, việc nhầm lẫn giữa chi phí kế toán và chi phí tính thuế là nguyên nhân chính dẫn đến các sai sót trong báo cáo tài chính. Căn cứ Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, các khoản chi không được coi là chi phí được trừ nhưng có đủ chứng từ thì không được ghi giảm chi phí trên sổ sách kế toán mà chỉ thực hiện điều chỉnh tại chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN.
| Tiêu chí so sánh | Chi phí được trừ (Hợp lý) | Chi phí không được trừ |
|---|---|---|
| Bản chất pháp lý | Đáp ứng Điều 9 Luật Thuế TNDN | Vi phạm các khoản cấm tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay NĐ 218/2013) |
| Hóa đơn chứng từ | Bắt buộc đầy đủ, hợp pháp | Có thể đầy đủ nhưng không đúng định mức |
| Ảnh hưởng thuế TNDN | Làm giảm thu nhập chịu thuế | Làm tăng số thuế TNDN phải nộp |
| Xử lý kế toán | Hạch toán vào TK loại 6, 8 | Hạch toán kế toán nhưng loại khi quyết toán |
Căn cứ Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay NĐ 218/2013 cũ), một khoản chi chỉ được coi là chi phí được trừ khi thỏa mãn đồng thời 03 điều kiện: (1) Phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; (2) Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; (3) Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (theo NĐ 181/2025/NĐ-CP hiệu lực 01/7/2025, giảm từ 20 triệu cũ). Nếu thiếu một trong các yếu tố này, khoản chi đó lập tức trở thành chi phí không được trừ.
2. Danh Mục Các Khoản Chi Phí Không Được Trừ Theo Quy Định Mới Nhất 2026
Danh mục chi phí không được trừ bao gồm các khoản chi vượt định mức phân bổ, chi không phục vụ sản xuất kinh doanh, hoặc chi trả lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong Điều lệ công ty. Theo Điều 9 Luật Thuế TNDN, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các khoản chi thường xuyên bị cơ quan thuế bóc tách như khấu hao TSCĐ sai quy định hoặc chi quảng cáo vượt ngưỡng cho phép.
Dựa trên Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay NĐ 218/2013 cũ) và các văn bản sửa đổi, Luật Mai Sơn tổng hợp các nhóm chi phí không được trừ điển hình mà doanh nghiệp thường gặp phải:
Nhóm 1: Chi phí khấu hao tài sản cố định sai quy định
Khấu hao TSCĐ không được trừ bao gồm phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đối với ô tô dưới 9 chỗ ngồi (không dùng kinh doanh vận tải) và tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu. Thời gian trích khấu hao phải tuân thủ khung quy định của Bộ Tài chính.
Đối với tàu bay dân dụng hoặc du thuyền không dùng cho mục đích kinh doanh vận chuyển, toàn bộ chi phí khấu hao cũng bị loại bỏ. Ngoài ra, tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn tiếp tục trích khấu hao sẽ không được chấp nhận là chi phí hợp lý.
Nhóm 2: Chi phí thuê tài sản và phân bổ công cụ dụng cụ
Phần chi phí thuê tài sản cố định vượt quá mức phân bổ theo số năm mà bên đi thuê trả tiền trước sẽ bị loại khi tính thuế TNDN. Ví dụ, thuê tài sản 400 triệu trong 4 năm, trả một lần thì mỗi năm chỉ được trừ tối đa 100 triệu đồng.
Đối với chi phí sửa chữa tài sản đi thuê, nếu hợp đồng quy định bên thuê chịu trách nhiệm thì được phân bổ tối đa không quá 03 năm. Các khoản chi về nhãn hiệu thương mại, lợi thế kinh doanh cũng áp dụng quy tắc phân bổ không quá 03 năm theo Điều 4 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay Nghị định 218/2013/NĐ-CP).
Nhóm 3: Chi trả lãi vay và vốn điều lệ
Chi trả lãi tiền vay vốn tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong Điều lệ doanh nghiệp là khoản chi không được trừ tuyệt đối. Doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ góp vốn trước khi tính lãi vay vào chi phí hợp lý.
Bên cạnh đó, các khoản lãi vay đã được vốn hóa vào giá trị tài sản hoặc lãi vay để thực hiện các hợp đồng thăm dò dầu khí cũng không được tính vào chi phí quản lý trong kỳ mà phải hạch toán theo quy định riêng.
3. Bí Kíp Tối Ưu Chi Phí Và Kinh Nghiệm Thực Chiến Từ Luật Sư Vũ Hoàng Long
Sau khi phân tích dữ liệu từ hơn 1.000 hồ sơ quyết toán thuế, Luật Mai Sơn nhận thấy rằng việc sắp xếp chứng từ khoa học và hiểu rõ các điểm giao thoa giữa luật thuế và luật doanh nghiệp là chìa khóa để giảm thiểu chi phí bị loại. Một sai sót nhỏ trong việc soạn thảo hợp đồng thuê nhà hoặc quy chế tài chính có thể khiến hàng tỷ đồng chi phí bị cơ quan thuế bác bỏ.
Sai lầm phổ biến của 85% doanh nghiệp là không tách bạch rõ chi phí lãi vay khi chưa góp đủ vốn điều lệ. Theo dữ liệu thực tế tại Mai Sơn, việc điều chỉnh lộ trình góp vốn trên Giấy phép kinh doanh phù hợp với dòng tiền thực tế giúp doanh nghiệp bảo vệ được toàn bộ chi phí tài chính trước các đợt thanh tra thuế.
— Luật sư Vũ Hoàng Long, Giám đốc Công ty Luật TNHH Mai Sơn
Để chuyển đổi các khoản chi “nhạy cảm” thành chi phí được trừ, Luật sư Vũ Hoàng Long khuyến nghị doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quy chế nội bộ chặt chẽ. Ví dụ, các khoản chi phúc lợi cho nhân viên (hiếu, hỷ, nghỉ mát) phải được ghi cụ thể trong Hợp đồng lao động hoặc Thỏa ước lao động tập thể và không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm.
- Kiểm soát hóa đơn từ 5 triệu trở lên (theo NĐ 181/2025/NĐ-CP): Luôn đảm bảo có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (UNC, lệnh chi) để không bị loại chi phí theo quy định tại Luật TNDN 67/2025/QH15 (thay TT 78/2014 cũ).
- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu: Doanh nghiệp tự xây dựng và lưu trữ định mức tại đơn vị. Nếu chi vượt định mức do lỗi chủ quan, phần vượt sẽ bị coi là chi phí không được trừ.
- Hồ sơ tài sản cố định: Phải có đầy đủ hóa đơn mua hàng, biên bản bàn giao và thẻ TSCĐ. Riêng ô tô phải có giấy đăng ký xe mang tên công ty.
4. Phân Tích Rủi Ro Pháp Lý Khi Hạch Toán Sai Chi Phí Không Được Trừ
Rủi ro pháp lý lớn nhất khi hạch toán sai chi phí không được trừ là việc doanh nghiệp bị quy kết hành vi khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc hành vi trốn thuế theo Luật Quản lý thuế. Khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, các khoản chi không hợp lý sẽ bị loại bỏ, dẫn đến việc truy thu thuế TNDN 20% trên phần chi phí bị loại, cộng với tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
⚠ Cảnh Báo Hậu Quả Từ Việc Bịa Đặt Chứng Từ Chi Phí
Theo kinh nghiệm xử lý các vụ việc tố tụng thuế của Luật Mai Sơn, việc sử dụng hóa đơn “ma” hoặc hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn để hợp thức hóa chi phí không được trừ có thể dẫn đến rủi ro hình sự về tội Trốn thuế (Điều 200 Bộ luật Hình sự). Mức phạt tiền có thể lên đến 03 lần số tiền trốn thuế hoặc phạt tù đối với người đại diện theo pháp luật nếu số tiền vi phạm từ 100 triệu đồng trở lên.
Ngoài ra, việc hạch toán sai còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trên hệ thống xếp hạng rủi ro của Tổng cục Thuế. Một doanh nghiệp thường xuyên bị loại chi phí khi quyết toán sẽ rơi vào “danh sách đen”, dẫn đến tần suất thanh tra, kiểm tra dày đặc hơn trong các năm tiếp theo, gây lãng phí thời gian và chi phí vận hành.
Tại Luật Mai Sơn, chúng tôi cung cấp dịch vụ rà soát sổ sách kế toán định kỳ, giúp Quý khách nhận diện sớm các khoản chi phí không được trừ là gì và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời trước khi cơ quan chức năng vào cuộc. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ hướng dẫn cách hoàn thiện bộ chứng từ để biến những khoản chi thực tế thành chi phí hợp lệ một cách tối ưu nhất.
5. Giải Đáp FAQ Chuyên Sâu Cùng Luật Sư Vũ Hoàng Long
1. Công ty chúng tôi mới thành lập, tôi chưa góp đủ vốn điều lệ nhưng có đi vay ngân hàng để kinh doanh thì tiền lãi có được trừ không?
Theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay NĐ 218/2013 cũ), phần chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong Điều lệ công ty sẽ không được tính vào chi phí được trừ. Ví dụ, vốn điều lệ đăng ký là 10 tỷ, bạn mới góp 6 tỷ (thiếu 4 tỷ), nếu bạn vay ngân hàng 5 tỷ thì lãi vay của 4 tỷ trong số đó sẽ bị loại hoàn toàn khi tính thuế TNDN. Bạn chỉ được trừ tiền lãi của 1 tỷ đồng vượt quá phần vốn còn thiếu.
2. “Tôi mua quà tặng cho khách hàng vào dịp Tết có hóa đơn đầy đủ thì có bị coi là chi phí không được trừ không?”
Khoản chi này được coi là chi phí hợp lý nếu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý: Nếu tổng các khoản chi quảng cáo, tiếp thị, khánh tiết, quà tặng… vượt quá 15% tổng số chi phí được trừ trong kỳ (không bao gồm giá vốn hàng hóa bán ra đối với hoạt động thương mại) thì phần vượt quá 15% đó sẽ trở thành chi phí không được trừ. Đây là quy định nhằm khống chế các khoản chi phí không trực tiếp tạo ra doanh phẩm.
3. “Nhân viên công ty tôi đi công tác nhưng làm mất hóa đơn tiền phòng, tôi dùng phiếu thu của khách sạn để thay thế được không?”
Rất tiếc là không được. Phiếu thu chỉ là chứng từ xác nhận việc thanh toán, không phải là hóa đơn hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính. Để khoản chi tiền phòng được trừ, bạn bắt buộc phải có hóa đơn điện tử hợp pháp. Trong trường hợp này, Luật Mai Sơn khuyên bạn nên liên hệ lại khách sạn để yêu cầu xuất lại hóa đơn hoặc cung cấp biên bản xác nhận mất hóa đơn kèm theo bản sao hóa đơn lưu tại bên bán để làm căn cứ giải trình, tuy nhiên rủi ro bị loại vẫn rất cao.
4. Các khoản tiền phạt vi phạm hành chính có được tính vào chi phí khác để giảm thuế TNDN không?
Căn cứ Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản tiền phạt vi phạm hành chính (như phạt chậm nộp thuế, phạt vi phạm giao thông, phạt vi phạm hợp đồng kinh tế do lỗi chủ quan) được hạch toán vào Tài khoản 811 – Chi phí khác. Tuy nhiên, về mặt thuế, đây là khoản chi phí không được trừ tuyệt đối khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Bạn vẫn phải ghi nhận trên sổ sách kế toán nhưng phải loại ra khi làm tờ khai quyết toán thuế năm.
5. “Chúng tôi thuê nhà của cá nhân làm văn phòng, không có hóa đơn thì làm sao để được tính là chi phí hợp lý?”
Đối với trường hợp thuê tài sản của cá nhân mà doanh thu cho thuê dưới 100 triệu đồng/năm, cá nhân không phải nộp thuế và cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ. Để được tính là chi phí được trừ, doanh nghiệp cần bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán tiền thuê và bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN). Nếu doanh thu trên 100 triệu, bạn phải có thêm chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân để hợp thức hóa chi phí.
NHẬN TƯ VẤN PHÁP LUẬT THUẾ TRỌN GÓI NGAY
Kết luận: Việc nắm vững chi phí không được trừ là gì không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn là chiến lược tài chính thông minh để bảo vệ lợi nhuận. Luật Mai Sơn luôn sẵn sàng là điểm tựa pháp lý vững chắc, đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi kỳ quyết toán thuế đầy thách thức.
Tài liệu tham khảo
- Thông tư 200/2014/TT-BTC — thuvienphapluat.vn
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay NĐ 218/2013 cũ) — thuvienphapluat.vn
Nguồn tham chiếu được trích từ các văn bản pháp luật và cổng thông tin chính thức. Để được tư vấn cho trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ Luật Mai Sơn.
Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo tại thời điểm đăng tải và có thể thay đổi theo quy định của pháp luật hiện hành. Để được tư vấn chính xác cho trường hợp cụ thể, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư của chúng tôi. Chúng tôi cam kết bảo mật thông tin và chi phí minh bạch, không phát sinh.
