Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026

Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng 3 điều kiện: thực tế phát sinh phục vụ SXKD, có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt ≥ 5 triệu theo Luật TNDN 67/2025/QH15 + NĐ 320/2025/NĐ-CP. Với cam kết minh bạch – trọn gói – đúng luật, Luật Mai Sơn tư vấn tối ưu chi phí hợp lý.

1. Các Khoản Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN: Hệ Thống Cơ Sở Pháp Lý Cập Nhật 2026

Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là những khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (số 67/2025/QH15) và Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành (thay thế Nghị định 218/2013/NĐ-CP). Việc xác định đúng các khoản chi này giúp doanh nghiệp xác định chính xác thu nhập tính thuế, từ đó thực hiện đúng nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.

Theo phân tích từ Luật sư Vũ Hoàng Long, hệ thống văn bản pháp luật điều chỉnh vấn đề này hiện nay rất chặt chẽ, đòi hỏi kế toán và chủ doanh nghiệp phải cập nhật liên tục để tránh rủi ro bị bóc tách chi phí khi quyết toán. Các văn bản cốt lõi bao gồm:

• Luật Thuế TNDN 2025 (số 67/2025/QH15) và Nghị định 320/2025/NĐ-CP: Văn bản gốc quy định các điều kiện chi phí được trừ, ưu đãi thuế và thuế suất phân tầng 15/17/20%.
• Luật Giá trị gia tăng 2024 (số 48/2024/QH15) và Nghị định 181/2025/NĐ-CP: Quy định giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm GTGT; giảm từ ngưỡng cũ 20 triệu) phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí TNDN, hiệu lực từ 01/7/2025.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC: Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, quy định cách hạch toán các khoản chi phí quản lý, chi phí bán hàng và chi phí khác.

2. Danh Mục Các Khoản Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN Và Điều Kiện Khấu Trừ

Điều kiện để ghi nhận các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN bao gồm 03 yếu tố tiên quyết: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; có đủ hóa đơn chứng từ theo quy định; và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (Luật GTGT 2024 + Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giảm từ ngưỡng cũ 20 triệu, hiệu lực 01/7/2025). Nếu thiếu một trong các yếu tố này, khoản chi sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Dựa trên Thông tư 200/2014/TT-BTC và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Luật Mai Sơn tổng hợp các nhóm chi phí trọng yếu sau:

2.1. Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương

Bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phụ cấp trả cho người lao động. Đặc biệt, các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) và kinh phí công đoàn phải được đóng đầy đủ theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15) có hiệu lực từ 01/7/2025. Lưu ý, doanh nghiệp cần lập Hợp đồng lao động và Bảng lương có chữ ký xác nhận để làm căn cứ pháp lý theo Bộ luật Lao động 2019.

2.2. Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

TSCĐ phải phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn mua hàng. Mức trích khấu hao phải tuân thủ khung thời gian quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC (và các văn bản sửa đổi) của Bộ Tài chính. Trường hợp TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn tiếp tục sử dụng thì không được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ.

2.3. Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác

Các khoản chi như tiền điện, nước, điện thoại, internet, thuê văn phòng, phí bảo hiểm cháy nổ… được trừ khi có hóa đơn mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp. Đối với chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, doanh nghiệp cần lưu giữ chương trình, danh sách khách mời để chứng minh tính hợp lý.

3. Bí Kíp Tối Ưu Các Khoản Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN Từ Chuyên Gia

Kỹ thuật tối ưu các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nằm ở việc xây dựng hệ thống quy chế tài chính nội bộ chặt chẽ và lưu trữ chứng từ khoa học ngay từ thời điểm phát sinh giao dịch. Theo kinh nghiệm thực tế của Luật Mai Sơn, việc chủ động lập các định mức tiêu hao nguyên vật liệu và quy chế thưởng sẽ giúp doanh nghiệp giải trình dễ dàng trước cơ quan thuế, giảm thiểu rủi ro bị loại chi phí lên đến 30% tổng giá trị quyết toán.

Sai lầm phổ biến của 85% doanh nghiệp là vẫn duy trì thói quen thanh toán tiền mặt cho các khoản chi từ 5 triệu trở lên. Từ 01/7/2025, Luật GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã hạ ngưỡng từ 20 triệu xuống còn 5 triệu — giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên đều phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế và tính vào chi phí hợp lý TNDN. Điều này dẫn đến việc bị truy thu thuế và phạt chậm nộp 0,03%/ngày không đáng có.

— Luật sư Vũ Hoàng Long, Giám đốc Công ty Luật TNHH Mai Sơn

4. Phân Tích Rủi Ro Pháp Lý Khi Kê Khai Các Khoản Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN

Rủi ro pháp lý lớn nhất khi kê khai các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là việc doanh nghiệp hạch toán các khoản chi không phục vụ mục đích kinh doanh hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp để trục lợi thuế. Theo Điều 17 Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi này có thể dẫn đến mức phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017) nếu số tiền trốn thuế đạt ngưỡng quy định.

Để bảo vệ doanh nghiệp, Luật Mai Sơn khuyến nghị quý khách nên thực hiện soát xét thuế (Tax Health Check) định kỳ. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ giúp rà soát toàn bộ hệ thống chứng từ, phát hiện các “lỗ hổng” và đưa ra giải pháp khắc phục trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra.

5. Giải Đáp FAQ Chuyên Sâu Cùng Luật Sư Vũ Hoàng Long

1. Công ty chúng tôi mua quà tặng khách hàng dịp lễ Tết thì có được tính vào chi phí được trừ không?
Theo Luật TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi quà tặng khách hàng được coi là chi phí được trừ nếu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn GTGT đầu ra (doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử cho quà tặng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Khoản chi này nằm trong nhóm chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại. Tuy nhiên, quý doanh nghiệp cần lưu ý hạch toán đúng giá vốn và giá bán để đảm bảo tính hợp lý về thuế TNDN và thuế GTGT.

2. Chúng tôi thanh toán hóa đơn 6 triệu đồng bằng tiền mặt vì người bán không có tài khoản ngân hàng, liệu có cách nào để được trừ chi phí này không?
Căn cứ Luật GTGT 2024 (số 48/2024/QH15) và Nghị định 181/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/7/2025, giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (giảm từ ngưỡng cũ 20 triệu) bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi tính TNDN. Việc người bán không có tài khoản không phải là lý do bất khả kháng được chấp nhận. Trong trường hợp này, khoản chi 6 triệu đồng chắc chắn sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ. Để khắc phục, quý khách nên yêu cầu người bán mở tài khoản hoặc sử dụng các hình thức thanh toán điện tử hợp pháp khác có lưu vết giao dịch qua ngân hàng.

3. Tôi là chủ công ty TNHH một thành viên, tiền lương của tôi có được tính vào chi phí hợp lý không?
Đây là một điểm đặc biệt cần lưu ý. Theo Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 và hướng dẫn tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, tiền lương, tiền công của chủ công ty TNHH một thành viên (do một cá nhân làm chủ) không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, bất kể chủ sở hữu có trực tiếp điều hành công ty hay không. Quý khách nên cân nhắc phương án chi trả thù lao dưới dạng lợi nhuận sau thuế để tối ưu hóa cấu trúc tài chính cá nhân.

4. Doanh nghiệp tôi phát sinh khoản lỗ từ năm trước, năm nay có được bù trừ vào thu nhập để giảm thuế TNDN phải nộp không?
Doanh nghiệp được phép chuyển lỗ vào thu nhập tính thuế của các năm tiếp theo nếu năm đó có lãi, theo Điều 16 Luật TNDN 2025. Thời gian chuyển lỗ liên tục không quá 05 năm, kể từ năm tiếp sau năm phát sinh lỗ. Quý khách cần kê khai số lỗ được chuyển vào Phụ lục chuyển lỗ (Mẫu 03-2A/TNDN) khi nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN năm để được hưởng quyền lợi này hợp pháp.

5. Chi phí lãi vay của doanh nghiệp có bị khống chế mức trần không?
Đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, tổng chi phí lãi vay được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN bị khống chế không quá 30% tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng với chi phí lãi vay và chi phí khấu hao (EBITDA) theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP. Đối với doanh nghiệp không có giao dịch liên kết, chi phí lãi vay được trừ theo lãi suất thực tế nhưng không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay vốn, theo hướng dẫn Luật TNDN 2025.

NHẬN TƯ VẤN THUẾ TRỌN GÓI TẠI LUẬT MAI SƠN

Việc tối ưu các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về cả kế toán và luật thuế. Luật Mai Sơn tự hào là điểm tựa pháp lý vững chắc, giúp doanh nghiệp an tâm phát triển bền vững thông qua các giải pháp tư vấn chuyên sâu và minh bạch.

6. Tài liệu tham khảo

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 — ban hành 14/6/2025, hiệu lực Kỳ tính thuế 2026.
• Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 — ban hành 26/11/2024, hiệu lực 01/7/2025.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC — ban hành 22/12/2014, hiệu lực Năm tài chính 2015.
• Thông tư 133/2016/TT-BTC — ban hành 26/8/2016, hiệu lực 01/01/2017.
• Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 — ban hành 29/6/2024, hiệu lực 01/7/2025.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP — ban hành 20/3/2025, hiệu lực 01/6/2025.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP — ban hành 19/10/2020, hiệu lực 05/12/2020.