Chi phí hợp lý và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026

Chi phí hợp lý và Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là các khoản chi thực tế phát sinh phục vụ SXKD, có hóa đơn/chứng từ hợp pháp + chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch ≥ 5 triệu đã gồm thuế GTGT, căn cứ Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 (hiệu lực 01/10/2025) và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay NĐ 218/2013); ngưỡng 5tr theo Điều 26 NĐ 181/2025/NĐ-CP. Lưu ý phân biệt: chi phí kế toán (TT 200/2014, TT 133/2016) ≠ chi phí được trừ — khoản không được trừ vẫn hạch toán đúng, chỉ điều chỉnh tăng thuế khi quyết toán. Với cam kết minh bạch – trọn gói – đúng luật, Luật Mai Sơn tư vấn quyết toán trọn gói.

1. Chi Phí Hợp Lý Và Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN: Phân Tích Nền Tảng Pháp Lý Năm 2026

Chi phí hợp lý và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên, căn cứ Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 (số 67/2025/QH15) và Điều 4 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Theo kinh nghiệm thực tế của đội ngũ chuyên gia tại Luật Mai Sơn, việc phân biệt giữa chi phí kế toán và chi phí tính thuế là bước đệm quan trọng nhất. Căn cứ Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, không phải mọi khoản chi có hóa đơn đều được trừ khi tính thuế. Các khoản chi không được coi là chi phí tính thuế nhưng có đủ chứng từ vẫn phải hạch toán đúng chế độ kế toán và chỉ điều chỉnh tăng số thuế phải nộp khi quyết toán.

Sau khi phân tích dữ liệu từ các kỳ quyết toán thuế mới nhất, chúng tôi nhận thấy sự thay đổi lớn tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hướng dẫn Luật TNDN 2025) là việc siết chặt các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp do công ty mẹ ở nước ngoài phân bổ. Theo NĐ 320/2025/NĐ-CP (thay thế NĐ 218/2013), phần chi phí này không được vượt quá mức phân bổ theo tỷ lệ doanh thu của cơ sở thường trú tại Việt Nam trên tổng doanh thu toàn cầu của công ty mẹ.

2. Điều Kiện Để Xác Định Chi Phí Hợp Lý Và Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN Theo Quy Định Mới

Điều kiện xác định chi phí hợp lý và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN bao gồm tính liên quan trực tiếp đến sản xuất kinh doanh, sở hữu hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định kế toán và hoàn tất thanh toán qua ngân hàng đối với các hóa đơn có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Căn cứ Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 (số 67/2025/QH15) và NĐ 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý 03 nhóm điều kiện tiên quyết sau đây để đảm bảo an toàn pháp lý cho hồ sơ chi phí của mình:

• Tính liên quan: Khoản chi phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động tạo ra doanh thu. Ví dụ: Chi phí nguyên vật liệu, tiền lương nhân công, chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ sản xuất.
• Tính hợp lệ của chứng từ: Phải có đầy đủ hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ và pháp luật kế toán.
• Hình thức thanh toán: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

3. Bí Kíp Tối Ưu Chi Phí Hợp Lý Và Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN Từ Kinh Kinh Nghiệm Thực Chiến

Bí kíp tối ưu chi phí hợp lý và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nằm ở việc xây dựng quy chế tài chính nội bộ chặt chẽ, định mức hóa các khoản chi phí tiếp khách, công tác phí và tận dụng tối đa các khoản chi phúc lợi cho người lao động theo đúng khung luật định.

Tại Luật Mai Sơn, chúng tôi thường xuyên tư vấn cho các doanh nghiệp SMEs cách thức xây dựng hệ thống chứng từ nội bộ để biến các khoản chi nhạy cảm thành chi phí hợp lệ. Theo kinh nghiệm thực tế, các khoản chi tiền lương, tiền thưởng và bảo hiểm bắt buộc cho người lao động luôn là nhóm chi phí chiếm tỷ trọng lớn và ít bị tranh chấp nhất nếu có đầy đủ hợp đồng lao động và quy chế thưởng minh bạch.

Sai lầm lớn nhất của 85% doanh nghiệp là không cập nhật ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt mới 05 triệu đồng theo Nghị định 68/2026/ND-CP. Việc chia nhỏ hóa đơn để trả tiền mặt hiện nay đã bị thuật toán của cơ quan thuế nhận diện và loại bỏ tự động khi quyết toán.

— Luật sư Vũ Hoàng Long, Giám đốc Công ty Luật TNHH Mai Sơn

Để rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ và giảm thiểu rủi ro, Luật sư Vũ Hoàng Long khuyến nghị doanh nghiệp nên áp dụng các mẫu biểu chuẩn. Ví dụ, khi tài trợ cho các địa phương khó khăn, cần sử dụng Biên bản xác nhận khoản tài trợ (Mẫu số 07/TNDN) ban hành kèm theo hướng dẫn thi hành Nghị định 218 để đảm bảo khoản chi này được chấp nhận là chi phí được trừ.

4. Nhận Diện Rủi Ro Khi Kê Khai Chi Phí Hợp Lý Và Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN

Rủi ro khi kê khai chi phí hợp lý và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thường đến từ việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, chi vượt định mức khấu hao tài sản cố định hoặc thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch lớn.

Dựa trên dữ liệu phân tích từ các vụ việc khiếu nại thuế mà Luật Mai Sơn đã thực hiện, dưới đây là những lỗi kinh điển khiến doanh nghiệp bị truy thu và phạt chậm nộp:

Hậu quả pháp lý của việc kê khai sai không chỉ dừng lại ở việc truy thu 20% thuế TNDN mà còn bao gồm tiền phạt chậm nộp 0,03%/ngày và phạt vi phạm thủ tục thuế từ 1 đến 3 lần số thuế trốn. Đội ngũ chuyên viên pháp lý của Luật Mai Sơn luôn sẵn sàng hỗ trợ Quý khách rà soát sổ sách để loại bỏ các rủi ro này trước khi cơ quan thuế xuống kiểm tra.

5. Giải Đáp FAQ Chuyên Sâu Cùng Luật Sư Vũ Hoàng Long

1. Chúng tôi mua văn phòng phẩm tổng cộng 6 triệu đồng nhưng chia làm hai hóa đơn 3 triệu thanh toán tiền mặt trong cùng một ngày, vậy có được tính là chi phí được trừ không?

Theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hướng dẫn Luật TNDN 2025) và các văn bản hướng dẫn về thuế GTGT, nếu mua hàng hóa của cùng một đơn vị trong cùng một ngày mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt. Việc chia nhỏ hóa đơn để trả tiền mặt trong trường hợp này sẽ khiến toàn bộ 6 triệu đồng chi phí đó bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp nên thực hiện chuyển khoản để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hồ sơ thuế của mình.

2. Nhân viên công ty tôi đi công tác nước ngoài và dùng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền khách sạn, khoản này có được coi là chi phí hợp lý không?

Khoản chi này vẫn có thể được coi là chi phí được trừ nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện: Có quy chế chi tiêu nội bộ cho phép nhân viên thanh toán bằng thẻ cá nhân sau đó công ty hoàn trả; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mang tên công ty (hoặc tên nhân viên nếu là quy định đặc thù); và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản công ty hoàn trả vào tài khoản thẻ cá nhân của nhân viên đó. Đây là giải pháp linh hoạt được Luật Mai Sơn tư vấn cho nhiều tập đoàn đa quốc gia.

3. Tôi muốn biết mức phạt nếu doanh nghiệp cố tình đưa các khoản chi phí cá nhân của giám đốc vào chi phí của công ty năm 2026?

Hành vi đưa chi phí cá nhân không liên quan đến sản xuất kinh doanh vào sổ sách được coi là hành vi khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc trốn thuế. Tùy vào mức độ, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt 20% số thuế khai thiếu hoặc phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn theo Luật Quản lý thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp phải nộp đủ số thuế truy thu và tiền chậm nộp tính theo tỷ lệ 0,03%/ngày trên số tiền thuế nộp chậm.

4. Các khoản chi phúc lợi cho người lao động như nghỉ mát, hiếu hỉ có bị khống chế mức trần không?

Hiện nay, tổng số chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Các khoản này bao gồm chi nghỉ mát, chi hỗ trợ học tập, chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động. Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ danh sách, hóa đơn và quy chế tài chính để chứng minh tính thực tế của các khoản chi này.

5. Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu thì có cần quan tâm đến chi phí được trừ không?

Đối với đơn vị sự nghiệp hoặc doanh nghiệp nộp thuế TNDN theo tỷ lệ % trên doanh thu (do không xác định được chi phí), mức thuế suất thường là 5% đối với dịch vụ hoặc 2% đối với giáo dục, y tế. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần quyết toán chi phí được trừ. Tuy nhiên, theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, lưu trữ hóa đơn chứng từ để phục vụ công tác quản lý và kiểm tra chuyên ngành khác.

Việc quản trị Chi phí hợp lý và Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về cả kế toán lẫn luật thuế. Luật Mai Sơn tự hào là điểm tựa pháp lý vững chắc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế một cách an toàn và bền vững nhất.