Chi phí thuê nhà dưới 100 triệu/năm: Cá nhân cho thuê tài sản có doanh thu năm ≤ 100 triệu đồng được MIỄN thuế GTGT và thuế TNCN theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và Luật Thuế TNCN. Doanh nghiệp đi thuê được hạch toán Nợ TK 642 (Chi phí quản lý DN), trừ TNDN theo Điều 9 Luật TNDN 67/2025/QH15 + Nghị định 320/2025/NĐ-CP nếu có Hợp đồng thuê + chứng từ thanh toán + Bảng kê 01/TNDN (vì cá nhân không xuất hóa đơn). Hóa đơn ≥ 5 triệu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Điều 26 NĐ 181/2025/NĐ-CP). Với cam kết minh bạch – trọn gói – đúng luật, Luật Mai Sơn tư vấn thuế cho thuê tài sản trọn gói.
1. Hạch Toán Chi Phí Thuê Nhà Dưới 100 Triệu: Phân Tích Cơ Sở Pháp Lý Và Chính Sách Thuế Mới Nhất 2026
Chi phí thuê nhà dưới 100 triệu đồng mỗi năm là khoản chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp nếu có đủ hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán; đồng thời cá nhân cho thuê được miễn thuế GTGT và TNCN theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 (mức ngưỡng doanh thu năm 100 triệu cho cá nhân cho thuê tài sản) và quy định pháp luật về Thuế TNCN hiện hành.
Đối với cá nhân cho thuê nhà có doanh thu năm ≤ 100 triệu đồng: thuộc diện miễn thuế GTGT theo Điều 5 Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và miễn thuế TNCN theo quy định pháp luật về Thuế TNCN. Lưu ý phân biệt: Nghị định 68/2026/NĐ-CP (về thuế hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên sàn TMĐT, hiệu lực 01/01/2026) áp dụng cho hoạt động kinh doanh khác, không phải cho hoạt động cho thuê tài sản cá nhân.
Theo kinh nghiệm tư vấn pháp lý doanh nghiệp của Luật Mai Sơn, sự thay đổi này giúp các công ty quy mô nhỏ (SMEs) dễ dàng hơn trong việc đàm phán giá thuê, bởi chủ nhà không còn gánh nặng phải trích nộp phần trăm thuế cho nhà nước. Tuy nhiên, để khoản tiền này được ghi nhận là chi phí hợp lý, kế toán viên phải nắm vững sự khác biệt về mặt chứng từ so với việc thuê tài sản của pháp nhân.
| Tiêu chí pháp lý | Thuê nhà của cá nhân (Dưới 100 triệu/năm) | Thuê nhà của Công ty/Pháp nhân |
|---|---|---|
| Nghĩa vụ xuất hóa đơn | Không yêu cầu (Sử dụng Bảng kê 01/TNDN) | Bắt buộc xuất hóa đơn GTGT |
| Nghĩa vụ thuế của bên cho thuê | Miễn thuế GTGT+TNCN (Dưới ngưỡng 100 triệu/năm theo Luật GTGT 48/2024) | Phải nộp thuế GTGT và thuế TNDN |
| Hình thức thanh toán hợp lệ | Tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được chấp nhận | Bắt buộc chuyển khoản nếu hóa đơn ≥ 5 triệu (Điều 26 NĐ 181/2025/NĐ-CP) |
| Hồ sơ chứng từ cốt lõi | Hợp đồng thuê, CCCD chủ nhà, Chứng từ thanh toán | Hợp đồng thuê, Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm chi |
2. Hướng Dẫn Chuẩn Bị Hồ Sơ Đưa Chi Phí Thuê Nhà Dưới 100 Triệu Vào Chi Phí Hợp Lý Của Doanh Nghiệp
Quy trình hợp thức hóa chi phí thuê nhà dưới 100 triệu gồm 3 bước bắt buộc: lập hợp đồng thuê tài sản chặt chẽ, chuẩn bị chứng từ thanh toán hợp lệ và lập Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn để nộp cho Chi cục Thuế quản lý.
Để bảo vệ quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp trước các kỳ thanh tra, kiểm tra thuế, đội ngũ chuyên viên pháp lý của chúng tôi đã hệ thống hóa quy trình chuẩn bị hồ sơ thành các bước thực chiến sau đây:
Bước 1: Soạn thảo và ký kết hợp đồng thuê tài sản
Hợp đồng thuê nhà là văn bản pháp lý nền tảng bắt buộc phải có, ghi rõ thông tin định danh hai bên, giá thuê cụ thể bằng VNĐ, mục đích sử dụng làm văn phòng và thỏa thuận rõ bên nào chịu chi phí sửa chữa. Thời gian hoàn thiện từ 1 đến 2 ngày làm việc.
Trong nội dung hợp đồng, Quý khách cần đặc biệt lưu ý điều khoản về mục đích sử dụng. Nếu thuê nhà để làm trụ sở chính, địa chỉ trên hợp đồng phải khớp tuyệt đối với địa chỉ ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đối với tài sản thuộc sở hữu chung của vợ chồng, hợp đồng phải có đầy đủ chữ ký của cả hai người để đảm bảo tính hợp pháp.
Bước 2: Lập chứng từ thanh toán theo tiến độ
Chứng từ thanh toán hợp lệ cho khoản chi phí thuê nhà dưới 100 triệu bao gồm Phiếu chi tiền mặt có chữ ký xác nhận của chủ nhà hoặc Ủy nhiệm chi qua hệ thống ngân hàng thương mại, thực hiện đúng thời hạn ghi trong hợp đồng.
Mặc dù pháp luật cho phép thanh toán bằng tiền mặt đối với giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh, Luật Mai Sơn luôn khuyến nghị khách hàng ưu tiên hình thức chuyển khoản. Việc chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản chính chủ của người cho thuê là bằng chứng thép không thể chối cãi về dòng tiền thực tế phát sinh.
Bước 3: Lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ
Doanh nghiệp bắt buộc phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người bán không có hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính để đính kèm vào hồ sơ kế toán nội bộ, làm căn cứ giải trình khi quyết toán thuế TNDN hàng năm.
Cụ thể, kế toán viên sử dụng Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người bán không có hóa đơn (Mẫu số 01/TNDN) ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính. Bảng kê này phải do người đại diện theo pháp luật của công ty ký, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số liệu.
3. Chiến Thuật Tối Ưu Thuế Và Mẹo Xử Lý Hợp Đồng Có Chi Phí Thuê Nhà Dưới 100 Triệu Từ Chuyên Gia
Để tối ưu chi phí thuê nhà dưới 100 triệu, doanh nghiệp cần quy định rõ quyền cải tạo tài sản trong hợp đồng, phân bổ chi phí trả trước đúng niên độ kế toán và lưu trữ hồ sơ chứng minh mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhiều doanh nghiệp khi thuê mặt bằng thô thường phải bỏ ra một khoản tiền lớn để setup, thiết kế lại văn phòng. Câu hỏi đặt ra là: Làm sao để đưa cả tiền thuê nhà và tiền sửa chữa vào chi phí hợp lệ? Căn cứ Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay Nghị định 218/2013), đối với chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê mà trong hợp đồng quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa, thì khoản chi này được phép hạch toán hoặc phân bổ dần vào chi phí nhưng thời gian tối đa không quá 03 năm.
Sai lầm phổ biến nhất của 80% doanh nghiệp SMEs là tự ý chi tiền sửa chữa văn phòng đi thuê mà không đưa điều khoản này vào hợp đồng. Khi đó, toàn bộ chi phí cải tạo dù dưới 100 triệu cũng bị cơ quan thuế xuất toán ngay lập tức vì không đủ cơ sở pháp lý ràng buộc nghĩa vụ giữa hai bên.
— Luật sư Vũ Hoàng Long, Giám đốc Công ty Luật TNHH Mai Sơn
Ngoài ra, theo kinh nghiệm xử lý hàng trăm hồ sơ quyết toán thuế tại Luật Mai Sơn, nếu doanh nghiệp thanh toán tiền thuê nhà trả trước cho nhiều năm (ví dụ trả 1 lần 200 triệu cho 4 năm), kế toán không được hạch toán toàn bộ vào chi phí của năm đầu tiên. Bắt buộc phải thực hiện phân bổ chi phí trả trước dài hạn (Tài khoản 242) theo từng năm. Trong trường hợp này, chi phí thuê nhà dưới 100 triệu (cụ thể là 50 triệu/năm) sẽ được ghi nhận đều đặn, đảm bảo không làm biến động đột ngột lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp.
4. Bắt Mạch 03 Sai Lầm Kinh Điển Khi Kê Khai Chi Phí Thuê Nhà Dưới 100 Triệu Dẫn Đến Bị Xuất Toán
Ba rủi ro pháp lý lớn nhất khi hạch toán chi phí thuê nhà dưới 100 triệu là thiếu Bảng kê 01/TNDN, thanh toán tiền không khớp với tiến độ hợp đồng và kê khai khống chi phí để trốn thuế thu nhập doanh nghiệp.
Việc quản lý rủi ro thuế là yếu tố sống còn đối với sự phát triển bền vững của pháp nhân. Dưới sự cố vấn của Luật sư Vũ Hoàng Long, chúng tôi chỉ ra những cạm bẫy mà các kế toán non kinh nghiệm hoặc chủ doanh nghiệp tự làm thường xuyên mắc phải:
⚠ Cảnh Báo 03 Lỗi Vi phạm Nghiêm Trọng Cần Tránh
- Kê khai khống chi phí và vốn điều lệ: Nhiều công ty lập hợp đồng thuê nhà giả mạo nhằm tăng chi phí, giảm số thuế TNDN phải nộp. Hành vi này thường đi kèm với việc khai khống năng lực tài chính. Căn cứ Điều 47 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, hành vi kê khai khống vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng, đồng thời buộc phải đăng ký điều chỉnh lại số liệu thực tế.
- Thiếu tính đồng bộ trong chứng từ: Hợp đồng ghi thanh toán vào ngày 05 hàng tháng, nhưng Phiếu chi lại lập vào ngày 25, hoặc hợp đồng đứng tên người chồng nhưng tiền lại chuyển vào tài khoản người vợ mà không có văn bản ủy quyền. Sự bất hợp lý này là cơ sở để cán bộ thuế loại bỏ chi phí.
- Thuê nhà nhưng không hoạt động thực tế: Doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà dưới 100 triệu tại một địa chỉ, nhưng thực chất lại hoạt động chui ở một địa điểm khác chưa thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Khi cơ quan thuế kiểm tra tình trạng hoạt động tại trụ sở và phát hiện doanh nghiệp vắng mặt, mã số thuế sẽ bị khóa ngay lập tức.
💡 Giải Pháp Phòng Ngừa Rủi Ro Từ Luật Mai Sơn
Để loại bỏ 100% rủi ro bị xuất toán, doanh nghiệp cần thiết lập một bộ hồ sơ cứng bao gồm: Bản sao y công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của chủ nhà, Bản sao CCCD gắn chip, Hợp đồng thuê bản gốc có giáp lai, và Biên bản bàn giao mặt bằng. Tại Luật Mai Sơn, chúng tôi cung cấp dịch vụ rà soát hợp đồng kinh tế trọn gói, giúp phát hiện và vá ngay các lỗ hổng pháp lý trước khi doanh nghiệp đặt bút ký.
5. Giải Đáp FAQ Chuyên Sâu Cùng Luật Sư Vũ Hoàng Long Về Chi Phí Thuê Nhà Dưới 100 Triệu
Giải đáp thắc mắc về chi phí thuê nhà dưới 100 triệu xoay quanh các vấn đề thực tiễn như ngưỡng miễn thuế mới nhất năm 2026, cách xử lý khi trả tiền trước nhiều năm và tính hợp lệ của các chứng từ thanh toán nội bộ.
1. Công ty tôi thuê nhà của cá nhân giá 8 triệu/tháng (tổng 96 triệu/năm), vậy tôi có cần yêu cầu chủ nhà lên cơ quan thuế mua hóa đơn lẻ không?
Chào bạn, theo quy định hiện hành, đối với khoản chi phí thuê nhà dưới 100 triệu đồng/năm, công ty bạn hoàn toàn không cần yêu cầu chủ nhà lên cơ quan thuế để cấp hóa đơn bán lẻ. Kế toán chỉ cần lập Bảng kê 01/TNDN kèm theo hợp đồng thuê nhà và chứng từ thanh toán là đủ điều kiện ghi nhận vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
2. Tôi là chủ nhà cho thuê, năm 2026 tôi cho công ty thuê nhà 90 triệu/năm thì tôi có phải nộp thuế thu nhập cá nhân không?
Chào bạn, tin vui cho bạn là căn cứ Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 và pháp luật thuế TNCN hiện hành, cá nhân cho thuê tài sản có tổng doanh thu trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thuộc diện không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN từ hoạt động cho thuê. Với mức doanh thu 90 triệu/năm, bạn hoàn toàn không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế TNCN cũng như thuế GTGT.
3. Chúng tôi thỏa thuận trả tiền thuê nhà 1 lần cho 2 năm là 180 triệu, vậy khoản chi phí thuê nhà dưới 100 triệu mỗi năm này hạch toán thế nào?
Trong trường hợp công ty bạn thanh toán trước 180 triệu cho 2 năm, kế toán không được đưa toàn bộ 180 triệu vào chi phí của năm hiện tại. Bạn phải treo khoản này vào Tài khoản 242 (Chi phí trả trước) và phân bổ đều cho 24 tháng. Như vậy, mỗi năm doanh nghiệp sẽ ghi nhận chi phí hợp lý là 90 triệu đồng, tuân thủ đúng nguyên tắc phù hợp trong kế toán.
4. Nếu hợp đồng thuê nhà không công chứng thì có được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý không?
Theo quy định của Bộ luật Dân sự và Luật Nhà ở hiện hành, hợp đồng thuê nhà ở, thuê mặt bằng kinh doanh không bắt buộc phải công chứng, chứng thực trừ khi các bên có nhu cầu. Do đó, hợp đồng chỉ cần có đầy đủ chữ ký của bên cho thuê và bên đi thuê (đóng dấu pháp nhân nếu có) là hoàn toàn hợp lệ để làm chứng từ khai thuế.
5. Chi phí tiền điện, tiền nước tại văn phòng đi thuê mang tên chủ nhà thì doanh nghiệp có được khấu trừ thuế không?
Được phép khấu trừ. Nếu hóa đơn điện nước mang tên cá nhân chủ nhà, doanh nghiệp cần lập Bảng kê thanh toán tiền điện, nước (Mẫu số 02/TNDN) kèm theo hóa đơn thu tiền của điện lực, công ty nước và hợp đồng thuê nhà. Tuy nhiên, phần thuế GTGT đầu vào của các hóa đơn mang tên chủ nhà này sẽ không được khấu trừ, mà toàn bộ số tiền thanh toán sẽ được tính thẳng vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Việc nắm vững các quy định về hạch toán chi phí thuê tài sản không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt nặng mà còn tối ưu hóa dòng tiền hợp pháp. Luật Mai Sơn tự hào là điểm tựa pháp lý vững chắc, luôn đồng hành cùng Quý khách hàng trong mọi thủ tục hành chính, thuế và doanh nghiệp với cam kết bảo mật, tận tâm và hiệu quả tuyệt đối.
Tài liệu tham khảo
- Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 — thuvienphapluat.vn
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP — thuvienphapluat.vn
- Nghị định 122/2021/NĐ-CP — thuvienphapluat.vn
- Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 — thuvienphapluat.vn
Nguồn tham chiếu được trích từ các văn bản pháp luật và cổng thông tin chính thức. Để được tư vấn cho trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ Luật Mai Sơn.
Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo tại thời điểm đăng tải và có thể thay đổi theo quy định của pháp luật hiện hành. Để được tư vấn chính xác cho trường hợp cụ thể, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư của chúng tôi. Chúng tôi cam kết bảo mật thông tin và chi phí minh bạch, không phát sinh.
