Cách tăng chi phí hợp lý cho doanh nghiệp đúng luật

Cách tăng chi phí hợp lý cho doanh nghiệp theo Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 (hiệu lực 01/10/2025) và Nghị định 320/2025/NĐ-CP: khoản chi phải (1) thực tế phát sinh phục vụ SXKD, (2) có hóa đơn/chứng từ hợp pháp, (3) hóa đơn ≥ 5 triệu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Với cam kết minh bạch – trọn gói – đúng luật, Luật Mai Sơn tư vấn tối ưu chi phí trọn gói.

1. Cách Tăng Chi Phí Hợp Lý Cho Doanh Nghiệp: Phân Tích Điều Kiện Khấu Trừ Thuế TNDN

Cách tăng chi phí hợp lý cho doanh nghiệp là việc hạch toán các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp theo Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14.

Theo kinh nghiệm thực tế của đội ngũ Luật sư tại Luật Mai Sơn, để một khoản chi được coi là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời 03 điều kiện cốt lõi. Đầu tiên, khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Thứ ba, đối với hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT (theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hiệu lực 01/7/2025, giảm từ ngưỡng 20 triệu cũ), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Căn cứ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, việc phân loại chi phí cần sự chính xác tuyệt đối. Ví dụ, chi phí liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu phải được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, trừ khi làm tăng lợi ích kinh tế tương lai và được xác định chắc chắn. Sau khi phân tích dữ liệu từ nhiều hồ sơ quyết toán thuế, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp bỏ lỡ việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, đây cũng là một cách tăng chi phí hợp lý đúng luật.

2. Quy Trình Hạch Toán Và Cách Tăng Chi Phí Hợp Lý Cho Doanh Nghiệp Chuẩn Chỉnh

Quy trình hạch toán chi phí hợp lý là các bước thiết lập hệ thống chứng từ từ khâu phát sinh giao dịch đến khi lên sổ sách kế toán, đảm bảo mọi khoản chi đều có căn cứ pháp lý theo Luật Kế toán 2015 và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3. Bí Kíp Thực Chiến Về Cách Tăng Chi Phí Hợp Lý Cho Doanh Nghiệp Từ Chuyên Gia

Bí kíp tăng chi phí hợp lý thực chiến là việc tận dụng tối đa các chính sách ưu đãi về thuế và các khoản chi được pháp luật cho phép nhưng thường bị doanh nghiệp bỏ sót trong quá trình vận hành hàng ngày.

Dựa trên kinh nghiệm thực tế hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy việc tối ưu chi phí nhân sự là phương án hiệu quả nhất. Doanh nghiệp có thể bổ sung các khoản phụ cấp như: phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa (trong mức quy định), và các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động (hiếu, hỷ, sinh nhật) với tổng mức không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

Sai lầm lớn nhất của nhiều chủ doanh nghiệp là không xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế. Khi cơ quan thuế kiểm tra, nếu chi phí vượt định mức mà không có giải trình bằng văn bản kỹ thuật, 100% phần vượt sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý.

— Luật sư Vũ Hoàng Long, Giám đốc Công ty Luật TNHH Mai Sơn

Một mẹo khác là tận dụng chi phí khấu rau TSCĐ. Nếu không chắc chắn bên thuê có quyền sở hữu tài sản khi hết hạn hợp đồng, tài sản sẽ được khấu hao theo thời hạn thuê nếu thời hạn này ngắn hơn thời gian sử dụng hữu ích. Luật sư Vũ Hoàng Long cũng lưu ý rằng, đối với các hợp đồng xây dựng, doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu và chi phí tương ứng với phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận trong kỳ để phản ánh đúng thực trạng tài chính.

4. Cảnh Báo Rủi Ro Pháp Lý Khi Thực Hiện Cách Tăng Chi Phí Hợp Lý Cho Doanh Nghiệp

Rủi ro pháp lý khi tăng chi phí là các hậu quả về xử phạt hành chính, truy thu thuế hoặc xử lý hình sự khi doanh nghiệp cố tình sử dụng hóa đơn khống, hạch toán sai lệch bản chất giao dịch nhằm trốn thuế TNDN.

Căn cứ Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019, hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm sẽ bị xử phạt nghiêm khắc. Đặc biệt, việc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán làm giảm số thuế phải nộp là hành vi vi phạm trọng yếu. Theo dữ liệu xử lý của Luật Mai Sơn, nhiều doanh nghiệp bị truy thu hàng tỷ đồng do không chứng minh được lỗi vi phạm sử dụng hóa đơn không hợp pháp thuộc về bên bán.

Tại Luật Mai Sơn, chúng tôi luôn khuyến cáo khách hàng: Nếu người nộp thuế tự phát hiện khai sai và khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thì sẽ không bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế, chỉ phải nộp đủ tiền thuế và tiền chậm nộp. Đây là giải pháp an toàn nhất để khắc phục sai sót.

5. Giải Đáp FAQ Chuyên Sâu Cùng Luật Sư Vũ Hoàng Long

1. Chúng tôi muốn tăng chi phí bằng cách mua thêm xe ô tô trên 1,6 tỷ đồng thì phần vượt mức có được tính là chi phí hợp lý không?

Theo quy định hiện hành, đối với xe ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ xe kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn), phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ không được trích khấu hao vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Tương tự, phần thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng cũng không được khấu trừ. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ bài toán đầu tư này để tối ưu hóa dòng tiền và chi phí.

2. “Tôi là chủ công ty TNHH một thành viên, tôi tự trả lương cho mình thì khoản lương này có được trừ khi tính thuế không?”

Dựa trên quy định tại Điều 9 Luật TNDN 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay Nghị định 218/2013/NĐ-CP), tiền lương và tiền công của chủ công ty TNHH một thành viên (do một cá nhân làm chủ) không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điều này áp dụng bất kể chủ sở hữu có trực tiếp điều hành công ty hay không. Đây là điểm mà rất nhiều chủ doanh nghiệp mới thành lập thường xuyên mắc lỗi khi hạch toán chi phí.

3. “Công ty tôi có khoản chi phúc lợi cho nhân viên đi nghỉ mát, mức chi như thế nào để được coi là hợp lý?”

Khoản chi nghỉ mát cho người lao động được tính vào chi phí hợp lý nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi phúc lợi (gồm cả nghỉ mát, hiếu hỷ, hỗ trợ gia đình…) không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm. Bạn cần lưu ý chuẩn bị danh sách nhân viên tham gia, quyết định của giám đốc và hóa đơn từ đơn vị lữ hành/khách sạn để giải trình khi cần thiết.

4. Doanh nghiệp có được tính chi phí lãi vay vào chi phí hợp lý khi vẫn chưa góp đủ vốn điều lệ không?

Căn cứ quy định pháp luật, trường hợp doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ theo tiến độ cam kết, phần chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu sẽ không được tính vào chi phí được trừ. Nếu số tiền vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu thì toàn bộ lãi vay không được trừ. Nếu số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu thì phần lãi vay tương ứng với vốn thiếu bị loại bỏ, phần còn lại mới được xem xét là chi phí hợp lý.

5. “Chúng tôi lỡ thanh toán hóa đơn 8 triệu bằng tiền mặt, giờ có cách nào để cứu vãn khoản chi phí này không?”

Để khoản chi này được chấp nhận, cách duy nhất là bạn nên liên hệ với nhà cung cấp để thực hiện thủ tục trả lại tiền mặt và thực hiện chuyển khoản lại qua ngân hàng theo đúng quy định (ngưỡng hiện hành là từ 5 triệu trở lên đã bao gồm GTGT theo Điều 26 NĐ 181/2025/NĐ-CP, không phải 20 triệu như trước đây). Việc này phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. Nếu không thể thực hiện lại việc thanh toán, khoản chi này chắc chắn sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Kết luận: Việc thực hiện đúng cách tăng chi phí hợp lý cho doanh nghiệp không chỉ giúp tối ưu lợi nhuận mà còn bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro thanh tra thuế. Luật Mai Sơn luôn sẵn sàng là điểm tựa pháp lý vững chắc, đồng hành cùng Quý khách trong mọi vấn đề quản trị chi phí và tuân thủ thuế.