Hướng dẫn cách thành lập công ty xuất nhập khẩu

Cách thành lập công ty xuất nhập khẩu là thủ tục đăng ký pháp nhân tại Phòng ĐKKD – Sở Tài chính cấp tỉnh theo Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi Luật 76/2025/QH15) và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, gắn với quyền XNK theo Luật Quản lý ngoại thương 05/2017/QH14 và Nghị định 69/2018/NĐ-CP; sau khi có MST cần đăng ký tài khoản VNACCS/VCIS với Tổng cục Hải quan để truyền tờ khai. Với cam kết minh bạch – trọn gói – đúng luật, Luật Mai Sơn hỗ trợ XNK trọn gói.

1. Cơ Sở Pháp Lý Cốt Lõi Về Cách Thành Lập Công Ty Xuất Nhập Khẩu Tại Việt Nam

Cách thành lập công ty xuất nhập khẩu là thủ tục hành chính đăng ký kinh doanh tại Phòng ĐKKD – Sở Tài chính cấp tỉnh (trước đây là Sở KH&ĐT, sau CQĐP 2 cấp 01/7/2025), tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi bởi Luật 76/2025/QH15) và Luật Quản lý ngoại thương 2017, cho phép pháp nhân thực hiện quyền xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa không thuộc danh mục cấm.

Thương mại quốc tế là một sân chơi đầy tiềm năng nhưng cũng bị kiểm soát chặt chẽ bởi hệ thống pháp luật chuyên ngành. Theo kinh nghiệm tư vấn chiến lược của Luật Mai Sơn, để doanh nghiệp vận hành trơn tru, nhà đầu tư cần nắm vững các nền tảng pháp lý sau đây trước khi bắt tay vào soạn thảo hồ sơ.

1.1. Quyền kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp

Quyền kinh doanh xuất nhập khẩu là quyền cơ bản của mọi pháp nhân được thành lập hợp pháp tại Việt Nam, cho phép mua bán hàng hóa quốc tế mà không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa cấm theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP.

Khác với giai đoạn trước đây, hiện nay doanh nghiệp không cần phải xin cấp Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu riêng biệt (trừ doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài FDI). Chỉ cần trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thể hiện mã số thuế đang hoạt động, pháp nhân đó đương nhiên có quyền khai báo hải quan.

1.2. Chính sách bảo đảm đầu tư theo Luật Đầu tư 2020

Căn cứ Điều 11 Luật Đầu tư 2020, Nhà nước cam kết không bắt buộc doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải tự cân đối ngoại tệ hoặc đạt tỷ lệ nội địa hóa đối với hàng hóa, tạo môi trường kinh doanh tự do và công bằng cho mọi thành phần kinh tế.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp hoàn toàn tự chủ trong việc quyết định mua, sử dụng hàng hóa dịch vụ trong nước hay quốc tế, không bị áp đặt hạn ngạch xuất khẩu để được phép nhập khẩu. Đây là một điểm sáng pháp lý giúp các công ty thương mại quốc tế tại Việt Nam năm 2026 tự tin mở rộng quy mô.

Để giúp Quý khách dễ dàng lựa chọn mô hình phù hợp khi tìm hiểu cách thành lập công ty xuất nhập khẩu, chúng tôi lập bảng so sánh 03 loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay:

Tiêu chí	Công ty TNHH 1 Thành viên	Công ty TNHH 2 Thành viên trở lên	Công ty Cổ phần
Số lượng chủ sở hữu	Duy nhất 01 cá nhân/tổ chức	Từ 02 đến 50 thành viên	Tối thiểu 03 cổ đông, không giới hạn tối đa
Cơ cấu vốn điều lệ	Do chủ sở hữu cam kết góp 100%	Tỷ lệ phần vốn góp linh hoạt	Chia thành nhiều cổ phần bằng nhau
Khả năng huy động vốn	Thấp (Không được phát hành cổ phiếu)	Trung bình (Chỉ huy động từ thành viên mới)	Rất cao (Được phát hành các loại cổ phiếu)
Mức độ phù hợp với XNK	Phù hợp Startup, cá nhân tự doanh	Phù hợp nhóm đối tác gia đình, bạn bè	Phù hợp dự án Logistics, thương mại quy mô lớn

2. Hướng Dẫn Cách Thành Lập Công Ty Xuất Nhập Khẩu: Bản Đồ Quy Trình 04 Bước Chuẩn Xác

Quy trình thực hiện cách thành lập công ty xuất nhập khẩu bao gồm 4 bước bắt buộc: chuẩn bị hồ sơ, nộp qua Cổng thông tin quốc gia, nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong 3 ngày làm việc và hoàn thiện thủ tục thuế, hải quan ban đầu.

Tại Luật Mai Sơn, chúng tôi đã chuẩn hóa quy trình này thành một hệ sinh thái khép kín, giúp hàng ngàn khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian. Dưới đây là chi tiết các bước thực hiện theo quy định mới nhất:

3. Bí Kíp Thực Chiến Tối Ưu Hóa Cách Thành Lập Công Ty Xuất Nhập Khẩu Cho Startup

Bí quyết tối ưu cách thành lập công ty xuất nhập khẩu là đăng ký bao quát các mã ngành nghề bán buôn nhóm 46 có chi tiết quyền xuất nhập khẩu, đồng thời thiết lập hệ thống kế toán chuẩn mực theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngay từ ngày đầu hoạt động.

Dưới góc nhìn của những chuyên gia trực tiếp xử lý hàng ngàn hồ sơ tại Luật Mai Sơn, việc có trong tay Giấy phép kinh doanh mới chỉ là điểm khởi đầu. Để doanh nghiệp vận hành an toàn, tránh bị phạt thuế và ách tắc hàng hóa tại cảng, Quý khách cần nắm vững những chiến thuật sau:

• Chiến thuật chọn Mã ngành nghề: Đừng chỉ ghi chung chung là Xuất nhập khẩu. Hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam (VSIC) không có mã ngành nào tên như vậy. Bạn phải đăng ký các mã ngành bán buôn cụ thể (Ví dụ: 4632 – Bán buôn thực phẩm, 4649 – Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình) và ghi chú thêm cụm từ Thực hiện quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu.
• Định mức Vốn điều lệ hợp lý: Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu để mở công ty xuất nhập khẩu (trừ khi kinh doanh hàng hóa có điều kiện yêu cầu vốn pháp định). Lưu ý: từ 01/01/2026, lệ phí môn bài đã được bãi bỏ theo Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, doanh nghiệp không còn nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài hằng năm. Hãy kê khai mức vốn phản ánh đúng năng lực tài chính thực tế để tạo uy tín với đối tác nước ngoài.

Sai lầm chí mạng của 65% doanh nghiệp mới là không đăng ký tài khoản VNACCS/VCIS với Tổng cục Hải quan ngay sau khi có mã số thuế. Điều này khiến lô hàng đầu tiên cập cảng bị lưu kho bãi, phát sinh chi phí lưu container lên tới hàng chục triệu đồng mỗi tuần chỉ vì chờ duyệt tài khoản.

— Luật sư Vũ Hoàng Long, Giám đốc Công ty Luật TNHH Mai Sơn

Bên cạnh đó, việc hạch toán kế toán đối với hàng hóa xuất nhập khẩu cực kỳ phức tạp do biến động tỷ giá hối đoái. Căn cứ theo hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế. Nếu tỷ giá tăng hoặc giảm, kế toán phải hạch toán chênh lệch vào Tài khoản 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái). Việc thuê một đơn vị dịch vụ kế toán am hiểu nghiệp vụ XNK ngay từ đầu là khoản đầu tư sinh lời nhất cho doanh nghiệp.

4. Cảnh Báo 03 Rủi Ro Pháp Lý Khi Tự Thực Hiện Cách Thành Lập Công Ty Xuất Nhập Khẩu

Rủi ro lớn nhất khi tự tìm hiểu cách thành lập công ty xuất nhập khẩu là kê khai sai mã ngành kinh doanh có điều kiện, dẫn đến việc bị Hải quan từ chối thông quan lô hàng, chịu mức phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ.

Luật sư Vũ Hoàng Long luôn nhấn mạnh với các thân chủ của mình rằng: Cơ quan nhà nước quản lý doanh nghiệp theo nguyên tắc hậu kiểm. Tức là Phòng ĐKKD – Sở Tài chính cấp tỉnh cấp phép rất nhanh, nhưng cơ quan Thuế và Hải quan sẽ thanh tra, kiểm tra rất gắt gao trong quá trình hoạt động. Dưới đây là những cạm bẫy kinh điển:

5. Giải Đáp FAQ Chuyên Sâu Cùng Luật Sư Vũ Hoàng Long

Hệ thống 5 câu hỏi đáp chuyên sâu dưới đây được tổng hợp từ hơn 2000 lượt tư vấn thực tế tại Luật Mai Sơn, giải quyết triệt để các vướng mắc về vốn, thuế và thủ tục hải quan khi doanh nghiệp bắt đầu tham gia thị trường thương mại quốc tế.

1. Tôi muốn mở công ty chuyên nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc về bán thì có cần xin giấy phép gì thêm ngoài giấy phép kinh doanh không?

Chắc chắn là có. Đối với mặt hàng mỹ phẩm nhập khẩu, ngoài Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty của bạn bắt buộc phải thực hiện thủ tục Công bố mỹ phẩm tại Cục Quản lý Dược (Bộ Y tế) trước khi đưa hàng hóa ra lưu thông trên thị trường. Số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm là chứng từ bắt buộc phải xuất trình cho Hải quan khi làm thủ tục thông quan lô hàng.

2. Công ty tôi đặt trụ sở ở Hà Nội nhưng hàng hóa thường xuyên cập cảng Cát Lái (TP.HCM), vậy tôi phải nộp hồ sơ khai thuế xuất nhập khẩu ở đâu?

Căn cứ theo Điểm b Khoản 6 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý thuế, hồ sơ khai thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải được nộp tại cơ quan hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan. Do đó, dù trụ sở ở Hà Nội, công ty bạn hoàn toàn có thể truyền tờ khai điện tử và nộp thuế trực tiếp cho Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Cát Lái nơi hàng hóa thực tế cập bến.

3. Hai vợ chồng tôi định góp vốn 2 tỷ để lập công ty xuất khẩu nông sản, vậy nên chọn loại hình công ty TNHH hay Cổ phần?

Với mô hình kinh doanh mang tính chất gia đình, khép kín và chỉ có 2 người góp vốn, chúng tôi tư vấn bạn nên chọn loại hình Công ty Trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên. Mô hình này giúp kiểm soát chặt chẽ việc chuyển nhượng vốn cho người ngoài (phải ưu tiên chào bán cho thành viên hiện hữu trước), thủ tục họp Hội đồng thành viên cũng đơn giản và ít rườm rà hơn so với Đại hội đồng cổ đông của Công ty Cổ phần.

4. Quy định về việc mở tài khoản ngân hàng và đăng ký nộp thuế điện tử cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu hiện nay như thế nào?

Sau khi nhận Giấy phép kinh doanh, người đại diện theo pháp luật phải mang CCCD/Hộ chiếu và con dấu ra ngân hàng thương mại để mở tài khoản thanh toán cho tổ chức. Tiếp đó, doanh nghiệp sử dụng Chữ ký số để liên kết tài khoản ngân hàng này với hệ thống Thuế điện tử (eTax) của Tổng cục Thuế. Việc nộp thuế xuất nhập khẩu hiện nay 100% thực hiện qua phương thức nộp thuế điện tử 24/7, giúp hàng hóa được thông quan ngay lập tức khi tiền vào ngân sách.

5. Doanh nghiệp có bắt buộc phải tự thực hiện thủ tục hải quan hay có thể thuê đại lý làm thủ tục hải quan?

Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải tự mình khai báo hải quan. Nếu công ty chưa có nhân sự chuyên trách am hiểu nghiệp vụ xuất nhập khẩu (HS code, C/O, trị giá hải quan), bạn hoàn toàn có quyền ký hợp đồng ủy thác hoặc thuê Đại lý làm thủ tục hải quan. Đại lý sẽ dùng chữ ký số của họ để khai báo và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai báo dựa trên chứng từ do công ty bạn cung cấp.

Kết luận: Nắm vững cách thành lập công ty xuất nhập khẩu và tuân thủ chặt chẽ quy trình pháp lý là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững, tránh xa các án phạt hành chính. Hãy để Luật Mai Sơn trở thành điểm tựa pháp lý vững chắc, đồng hành cùng Quý khách trên con đường chinh phục thị trường toàn cầu.