Bút toán đầu tiên của công ty mới thành lập, việc kế toán cần làm

Bút toán đầu tiên của công ty mới thành lập là bước khởi đầu quan trọng, ghi nhận nguồn vốn ban đầu và đặt nền móng cho toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán sau này, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối theo quy định của pháp luật kế toán Việt Nam. Việc thực hiện đúng đắn các nghiệp vụ ghi sổ ban đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn phản ánh trung thực tình hình tài chính, tạo cơ sở vững chắc cho các quyết định kinh doanh trong tương lai.

Tầm Quan Trọng Của Bút Toán Đầu Tiên: Nền Móng Vững Chắc Cho Doanh Nghiệp

Bước chân vào thế giới kinh doanh, việc thành lập công ty là một cột mốc trọng đại. Nhưng sau khi có được giấy phép kinh doanh, một trong những nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất mà mọi chủ doanh nghiệp cần đối mặt chính là thực hiện các bút toán kế toán ban đầu. Đây không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần; nó là viên gạch đầu tiên xây dựng nên nền móng tài chính vững chắc cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp sau này. Một khởi đầu chính xác sẽ giúp bạn tránh được vô số rủi ro pháp lý, tối ưu hóa dòng tiền và tạo dựng niềm tin với các đối tác, nhà đầu tư.

Việc ghi nhận đúng và đủ nguồn vốn góp, các chi phí ban đầu không chỉ giúp sổ sách của bạn minh bạch ngay từ ngày đầu tiên mà còn là cơ sở để theo dõi, phân tích và đưa ra các quyết định chiến lược. Nó phản ánh cam kết của các thành viên góp vốn và là nền tảng để xác định trách nhiệm tài sản của doanh nghiệp. Ngược lại, một sai sót nhỏ trong bút toán đầu tiên có thể dẫn đến những hệ lụy phức tạp, gây khó khăn cho việc quyết toán thuế, kiểm toán và thậm chí là các vấn đề pháp lý không đáng có trong tương lai. Hiểu rõ và thực hiện đúng các nghiệp vụ kế toán đầu tiên chính là chìa khóa để doanh nghiệp vận hành trơn tru và phát triển bền vững.

Hướng Dẫn Chi Tiết Các Bút Toán Đầu Tiên Cho Công Ty Mới Thành Lập

Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật, việc hạch toán các bút toán đầu tiên cần được thực hiện một cách cẩn trọng và có hệ thống. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước cho các nghiệp vụ kế toán cơ bản và quan trọng nhất đối với một công ty mới thành lập.

Bút toán 1: Hạch toán vốn góp điều lệ (Khi chủ sở hữu góp đủ và đúng hạn)

Đây là bút toán quan trọng nhất, ghi nhận số vốn mà các thành viên/cổ đông cam kết góp khi đăng ký kinh doanh. Theo quy định pháp lý về góp vốn thành lập công ty trong Luật Doanh nghiệp 2020, các thành viên phải góp đủ vốn trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác nghiệp vụ này là cơ sở để xác định vốn chủ sở hữu của công ty.

Trường hợp 1.1: Góp vốn bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

Đây là hình thức góp vốn phổ biến nhất. Khi nhận được tiền từ các thành viên, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ.

• Nghiệp vụ: Công ty TNHH ABC được thành lập với vốn điều lệ 1.000.000.000 VNĐ, do hai thành viên góp. Ngày 10/09/2025, thành viên A góp 500.000.000 VNĐ bằng tiền gửi ngân hàng, thành viên B góp 500.000.000 VNĐ bằng tiền mặt.
• Cách hạch toán:
  • Khi nhận tiền gửi ngân hàng từ thành viên A:
    • Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 500.000.000
    • Có TK 411 (Vốn đầu tư của chủ sở hữu): 500.000.000 (Chi tiết theo thành viên A)
  • Khi nhận tiền mặt từ thành viên B:
    • Nợ TK 111 (Tiền mặt): 500.000.000
    • Có TK 411 (Vốn đầu tư của chủ sở hữu): 500.000.000 (Chi tiết theo thành viên B)

Trường hợp 1.2: Góp vốn bằng tài sản cố định (ô tô, máy móc, nhà xưởng)

Khi góp vốn bằng tài sản, việc định giá tài sản là cực kỳ quan trọng và phải được tất cả các thành viên/cổ đông nhất trí hoặc thông qua một tổ chức thẩm định giá chuyên nghiệp. Giá trị được ghi nhận là giá trị hợp lý đã được thống nhất.

• Nghiệp vụ: Công ty Cổ phần XYZ thành lập, cổ đông C góp vốn bằng một chiếc ô tô được hội đồng định giá là 800.000.000 VNĐ.
• Cách hạch toán:
  • Nợ TK 211 (Tài sản cố định hữu hình): 800.000.000
  • Có TK 411 (Vốn đầu tư của chủ sở hữu): 800.000.000 (Chi tiết theo cổ đông C)

Trường hợp 1.3: Góp vốn bằng các loại tài sản khác (hàng hóa, công cụ dụng cụ)

Tương tự như tài sản cố định, việc định giá phải được thực hiện minh bạch và có sự đồng thuận.

• Nghiệp vụ: Thành viên D góp vốn vào công ty TNHH DEF bằng một lô hàng hóa, được định giá 200.000.000 VNĐ.
• Cách hạch toán:
  • Nợ TK 156 (Hàng hóa): 200.000.000
  • Có TK 411 (Vốn đầu tư của chủ sở hữu): 200.000.000 (Chi tiết theo thành viên D)

Bút toán 2: Hạch toán các chi phí thành lập doanh nghiệp

Trước khi công ty chính thức đi vào hoạt động, chủ doanh nghiệp thường phải bỏ ra một số chi phí như: lệ phí đăng ký kinh doanh, phí khắc con dấu công ty, phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp, chi phí tư vấn pháp lý… Các chi phí này cần được tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để hạch toán.

Theo quy định hiện hành, các chi phí thành lập doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ phát sinh.

• Nghiệp vụ: Chủ sở hữu A đã tạm ứng tiền cá nhân để chi trả các khoản phí trên. Tổng cộng là 2.150.000 VNĐ (chưa bao gồm VAT của dịch vụ tư vấn). Công ty sẽ hoàn trả lại cho chủ sở hữu A. Dịch vụ tư vấn có hóa đơn GTGT 10%.
• Cách hạch toán:
  • Ghi nhận tổng chi phí và khoản phải trả cho cá nhân:
    • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 2.150.000
    • Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): 150.000 (1.500.000 * 10%)
    • Có TK 3388 (Phải trả khác – chi tiết cho chủ sở hữu A): 2.300.000
  • Khi công ty trả lại tiền cho chủ sở hữu A:
    • Nợ TK 3388 (Phải trả khác – chi tiết cho chủ sở hữu A): 2.300.000
    • Có TK 111/112 (Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng): 2.300.000

Lưu ý: Các hóa đơn, chứng từ phải mang tên công ty, mã số thuế công ty và địa chỉ công ty để được xem là chi phí hợp lệ.

Bút toán 3: Hạch toán lệ phí môn bài

Sau khi được cấp mã số thuế, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nộp tờ khai và lệ phí môn bài. Theo quy định tại Nghị định 22/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp thành lập trong năm 2025 sẽ được miễn lệ phí môn bài cho năm đầu tiên. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai lệ phí môn bài, hạn chót là ngày 30/01 năm sau năm thành lập.

Kể từ năm hoạt động thứ hai, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nộp lệ phí môn bài dựa trên vốn điều lệ đã đăng ký. Bút toán hạch toán sẽ như sau:

• Nghiệp vụ: Ngày 05/01/2026, công ty ABC (vốn điều lệ 1 tỷ) nộp lệ phí môn bài cho năm 2026 là 2.000.000 VNĐ.
• Cách hạch toán:
  • Khi hạch toán chi phí phải nộp:
    • Nợ TK 6425 (Thuế, phí và lệ phí): 2.000.000
    • Có TK 3338 (Các loại thuế khác): 2.000.000
  • Khi nộp tiền vào ngân sách nhà nước:
    • Nợ TK 3338 (Các loại thuế khác): 2.000.000
    • Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 2.000.000

Bút toán 4: Hạch toán mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ ban đầu

Để bắt đầu hoạt động, công ty thường cần mua sắm các trang thiết bị văn phòng, máy tính, bàn ghế… Việc hạch toán phụ thuộc vào giá trị của tài sản và thời gian sử dụng dự kiến.

Toàn bộ các tài khoản sử dụng trong các bút toán này đều tuân thủ theo hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính.

Giải Quyết Các Vấn Đề Phát Sinh Trong Quá Trình Hạch Toán Ban Đầu

Thực tế không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ. Nhiều doanh nghiệp mới gặp phải các tình huống phức tạp liên quan đến việc góp vốn và hạch toán ban đầu. Việc hiểu rõ cách xử lý sẽ giúp bạn chủ động và tuân thủ đúng quy định.

Trường hợp 1: Thành viên góp vốn chậm hoặc không đủ số vốn cam kết

Theo Luật Doanh nghiệp, thời hạn góp vốn là 90 ngày. Nếu sau thời hạn này, thành viên không góp đủ, công ty phải xử lý như sau:

• Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên:
  • Công ty phải đăng ký điều chỉnh giảm vốn điều lệ bằng với số vốn thực góp trong vòng 30 ngày.
  • Thành viên chưa góp hoặc góp không đủ sẽ không còn là thành viên hoặc chỉ có quyền tương ứng với phần vốn đã góp.
  • Trách nhiệm của thành viên này đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh trước thời điểm đăng ký thay đổi vốn sẽ tương ứng với phần vốn cam kết.
• Đối với Công ty Cổ phần:
  • Cổ đông chưa thanh toán cổ phần đã đăng ký mua sẽ không còn là cổ đông và không được chuyển nhượng quyền mua đó cho người khác.
  • Số cổ phần chưa được thanh toán sẽ được Hội đồng quản trị chào bán cho các cổ đông khác hoặc người khác theo quy định của điều lệ công ty.

Về mặt kế toán: Ban đầu, kế toán vẫn ghi nhận số vốn cam kết trên TK 411. Khi có sự thay đổi, kế toán sẽ thực hiện bút toán điều chỉnh giảm vốn:

• Nợ TK 411 (Vốn đầu tư của chủ sở hữu)
• Có các tài khoản liên quan (ví dụ: TK 111, 112 nếu hoàn trả vốn, hoặc TK 411 của thành viên khác nếu họ mua lại phần vốn).

Trường hợp 2: Hạch toán sai bút toán và cách điều chỉnh

Sai sót trong kế toán là điều có thể xảy ra. Quan trọng là phải phát hiện sớm và điều chỉnh đúng phương pháp.

• Phát hiện sai sót trong kỳ kế toán:
  • Phương pháp cải chính: Gạch một đường thẳng vào chỗ sai, ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
  • Phương pháp ghi số âm (ghi đỏ): Lập một bút toán y hệt bút toán sai nhưng với số tiền âm, sau đó lập bút toán đúng. Phương pháp này dùng để điều chỉnh các sai sót về quan hệ đối ứng tài khoản.
  • Phương pháp ghi bổ sung: Lập một bút toán bổ sung với số chênh lệch còn thiếu nếu bút toán sai ghi số tiền nhỏ hơn số đúng.
• Phát hiện sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính:
  • Kế toán phải điều chỉnh hồi tố. Tức là sửa chữa sai sót vào sổ kế toán của năm phát hiện ra sai sót và lập lại báo cáo tài chính của năm có sai sót để nộp lại cho cơ quan thuế.

Việc hiểu rõ các thủ tục góp vốn điều lệ theo quy định của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là rất quan trọng để tránh những sai sót này.

Dịch Vụ Kế Toán Trọn Gói: Giải Pháp Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp Mới

Đối với các công ty mới thành lập, việc xây dựng một bộ phận kế toán chuyên nghiệp ngay từ đầu có thể tốn kém và không hiệu quả. Thay vào đó, sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói là một giải pháp thông minh, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro và tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Luật Mai Sơn cung cấp dịch vụ kế toán thuế trọn gói, được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp mới. Chúng tôi sẽ thay bạn đảm nhận toàn bộ các công việc kế toán ban đầu, bao gồm:

• Tư vấn lựa chọn hình thức kế toán, phương pháp tính thuế phù hợp.
• Thực hiện các bút toán đầu tiên: ghi nhận vốn góp, chi phí thành lập.
• Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán ban đầu trên phần mềm chuyên nghiệp.
• Đăng ký, kê khai các loại thuế ban đầu (lệ phí môn bài, thuế GTGT, TNDN).
• Tư vấn về hóa đơn điện tử, chữ ký số.
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế khi có yêu cầu.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết đảm bảo hệ thống kế toán của bạn luôn chính xác, minh bạch và tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật. Hãy để Luật Mai Sơn đồng hành cùng bạn trên chặng đường khởi nghiệp, giúp bạn an tâm phát triển kinh doanh mà không phải lo lắng về sổ sách, chứng từ.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Về Bút Toán Đầu Tiên Của Công Ty Mới Thành Lập

1. Bút toán đầu tiên và quan trọng nhất của công ty mới thành lập là gì?

Bút toán quan trọng nhất là hạch toán nhận vốn góp từ các chủ sở hữu (thành viên/cổ đông). Bút toán này ghi nhận Nợ các tài khoản Tiền (111, 112) hoặc Tài sản (211, 156…) và Có tài khoản Vốn đầu tư của chủ sở hữu (411).

2. Thời hạn góp vốn điều lệ sau khi thành lập công ty là bao lâu?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, các thành viên/cổ đông sáng lập phải góp đủ số vốn đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

3. Các chi phí trước khi thành lập công ty (phí làm giấy phép, khắc dấu) được hạch toán như thế nào?

Các chi phí này được tập hợp lại và hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) trong kỳ phát sinh. Nếu chủ sở hữu chi trả trước, kế toán sẽ ghi nhận một khoản phải trả cho cá nhân đó (Có TK 3388).

4. Công ty mới thành lập có phải nộp lệ phí môn bài ngay không?

Không. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp thành lập mới được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên hoạt động. Tuy nhiên, vẫn phải nộp tờ khai lệ phí môn bài trước ngày 30/01 của năm kế tiếp.

5. Nếu góp vốn bằng ô tô, máy móc thì giá trị ghi sổ là giá nào?

Giá trị ghi sổ là giá trị hợp lý của tài sản tại thời điểm góp vốn, được tất cả các thành viên/cổ đông chấp thuận hoặc được xác định bởi một tổ chức thẩm định giá chuyên nghiệp.

6. Nếu một thành viên không góp đủ vốn đúng hạn thì xử lý kế toán ra sao?

Công ty phải làm thủ tục đăng ký thay đổi, giảm vốn điều lệ tương ứng với số vốn thực góp. Kế toán sẽ ghi bút toán điều chỉnh giảm số vốn của thành viên đó trên tài khoản 411.

7. Có cần mở tài khoản ngân hàng công ty trước khi hạch toán bút toán đầu tiên không?

Nên mở tài khoản ngân hàng sớm. Việc nhận vốn góp qua ngân hàng giúp minh bạch hóa giao dịch và là yêu cầu bắt buộc đối với việc góp vốn của nhà đầu tư là tổ chức. Các giao dịch trên 20 triệu đồng cũng cần thực hiện qua ngân hàng để chi phí được khấu trừ thuế.

8. Hóa đơn cho các chi phí thành lập đứng tên cá nhân có được chấp nhận không?

Để được coi là chi phí hợp lệ của công ty, hóa đơn phải ghi đúng tên, địa chỉ và mã số thuế của công ty. Hóa đơn đứng tên cá nhân sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

9. Tại sao nên thuê công ty dịch vụ kế toán để thực hiện các bút toán đầu tiên?

Thuê dịch vụ chuyên nghiệp giúp đảm bảo tính chính xác, tuân thủ pháp luật, tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc tự xây dựng bộ máy kế toán. Điều này cho phép chủ doanh nghiệp tập trung hoàn toàn vào việc phát triển kinh doanh cốt lõi trong giai đoạn khởi đầu quan trọng.