Hướng dẫn lập hồ sơ hợp đồng lao động chuẩn 2026

Hồ sơ hợp đồng lao động là tập hợp chứng từ pháp lý ghi nhận giao kết, thực hiện và chấm dứt quan hệ lao động theo Bộ luật Lao động 2019. Với cam kết minh bạch – trọn gói – đúng luật, Luật Mai Sơn tư vấn soạn thảo, lưu trữ, đóng BHXH chuẩn xác.

1. Hồ Sơ Hợp Đồng Lao Động Là Gì? Phân Tích Căn Cứ Pháp Lý Theo Bộ Luật Lao Động

Hồ sơ hợp đồng lao động là tập hợp các tài liệu, giấy tờ pháp lý ghi nhận việc giao kết, thực hiện và chấm dứt quan hệ lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động, tuân thủ chặt chẽ các quy định tại Chương III Bộ luật Lao động 2019.

Dưới góc nhìn pháp lý của đội ngũ chuyên gia tại Luật Mai Sơn, bộ hồ sơ này không đơn thuần chỉ là tờ giấy có chữ ký hai bên. Nó là một hệ sinh thái các văn bản ràng buộc quyền và nghĩa vụ, bao gồm từ lúc phỏng vấn, nhận việc, đến các biến động về lương thưởng trong suốt quá trình làm việc. Căn cứ theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp hợp đồng dưới 01 tháng có thể giao kết bằng lời nói.

Bên cạnh đó, việc phân loại hợp đồng cũng tác động trực tiếp đến cấu trúc của bộ hồ sơ nhân sự. Dưới đây là bảng đối chiếu pháp lý giữa các loại hình hợp đồng lao động phổ biến hiện nay:

2. Hướng Dẫn Chuẩn Bị Và Soạn Thảo Hồ Sơ Hợp Đồng Lao Động Chuẩn Cho Doanh Nghiệp

Chuẩn bị hồ sơ hợp đồng lao động tiêu chuẩn đòi hỏi doanh nghiệp phải thu thập đầy đủ sơ yếu lý lịch, bản sao thẻ Căn cước, giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp theo Thông tư 32/2023/TT-BYT và các văn bằng chuyên môn của người lao động trước khi chính thức ký kết.

Quy trình xây dựng bộ hồ sơ chặt chẽ không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn là lá chắn phòng thủ vững chắc cho pháp nhân khi có tranh chấp lao động xảy ra. Sau đây là 03 bước thực hiện chuẩn chỉ được chuẩn hóa:

3. Kỹ Năng Quản Lý Và Lưu Trữ Hồ Sơ Hợp Đồng Lao Động: Kinh Nghiệm Thực Chiến

Quản lý hồ sơ hợp đồng lao động khoa học yêu cầu phòng nhân sự phải số hóa toàn bộ dữ liệu kết hợp lưu trữ bản cứng theo đúng thời hạn bảo quản tài liệu (tối thiểu 20 năm đối với hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động), đồng thời cập nhật liên tục các phụ lục điều chỉnh lương, chức danh theo đúng Điều 33 Bộ luật Lao động 2019.

Tại Luật Mai Sơn, chúng tôi thường xuyên tiếp nhận các vụ kiện tụng mà nguyên nhân sâu xa bắt nguồn từ sự cẩu thả trong công tác lưu trữ của bộ phận Hành chính – Nhân sự. Một bộ hồ sơ sống là bộ hồ sơ phản ánh đúng hiện trạng làm việc của nhân sự tại thời điểm kiểm tra, không phải là tập giấy lộn xộn nằm mốc meo trong tủ từ năm này qua năm khác.

Theo dữ liệu đánh giá rủi ro pháp lý của Luật Mai Sơn năm 2025, có tới 68% doanh nghiệp SMEs bị xử phạt từ 15.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ do một lỗi cực kỳ cơ bản: Không ký phụ lục hợp đồng khi tăng lương, dẫn đến việc cơ quan Bảo hiểm xã hội truy thu toàn bộ khoản chênh lệch tỷ lệ đóng nhiều năm liên tiếp.

— Luật sư Vũ Hoàng Long, Giám đốc Công ty Luật TNHH Mai Sơn

Để duy trì hệ thống quản trị chuyên nghiệp, Luật sư Vũ Hoàng Long khuyến nghị doanh nghiệp nên áp dụng quy tắc “3 Khớp”: Khớp chức danh trên hợp đồng với thực tế làm việc; Khớp mức lương cơ bản trên giấy tờ với thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng và công khai tại nơi làm việc theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019; và Khớp dữ liệu đóng Bảo hiểm xã hội trên Cổng dịch vụ công Quốc gia với số liệu báo cáo kế toán nội bộ. Nếu một trong ba yếu tố này bị lệch, doanh nghiệp chắc chắn sẽ gặp rắc rối lớn khi thanh tra nhà nước vào cuộc.

4. Cảnh Báo Rủi Ro Và Lỗi Sai Kinh Điển Khi Lập Hồ Sơ Hợp Đồng Lao Động

Lập hồ sơ hợp đồng lao động sai quy định, điển hình như hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân của nhân viên hoặc không đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với mức phạt hành chính lên đến 75.000.000 VNĐ căn cứ Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Sự thiếu am hiểu pháp luật không phải là lý do để miễn trừ trách nhiệm. Dưới đây là những sai lầm chết người mà giới chủ doanh nghiệp thường vấp phải, gây thiệt hại hàng trăm triệu đồng tiền phạt và bồi thường:

5. Giải Đáp FAQ Chuyên Sâu Cùng Luật Sư Vũ Hoàng Long

Chuyên mục hỏi đáp chuyên sâu dưới đây tổng hợp các tình huống pháp lý phức tạp nhất về hồ sơ hợp đồng lao động, được trích xuất trực tiếp từ hệ thống tổng đài tư vấn của Luật Mai Sơn nhằm mang đến giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp và người lao động.

1. Công ty tôi có thuê một bạn sinh viên làm part-time 3 tiếng/ngày, vậy chúng tôi có phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản và đóng bảo hiểm không?

Theo quy định tại Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng có thể giao kết bằng lời nói. Tuy nhiên, với nhân sự làm việc bán thời gian liên tục từ đủ 01 tháng trở lên, Quý công ty bắt buộc phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản. Về vấn đề bảo hiểm, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia Bảo hiểm xã hội bắt buộc; riêng tháng nào người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên thì không phải đóng Bảo hiểm xã hội của tháng đó theo quy định hiện hành.

2. Tôi lỡ đánh mất hợp đồng lao động bản gốc, công ty cũng báo thất lạc hồ sơ, giờ tôi muốn nghỉ việc thì phải làm sao để đòi quyền lợi trợ cấp thôi việc?

Trong trường hợp này, bạn không cần quá lo lắng. Hợp đồng lao động bản giấy chỉ là một trong các nguồn chứng cứ. Bạn hoàn toàn có thể chứng minh quan hệ lao động thông qua các bằng chứng điện tử như: Sao kê tài khoản ngân hàng nhận lương hàng tháng, hình ảnh thẻ nhân viên, email trao đổi công việc với cấp trên, hoặc dữ liệu đóng BHXH trên ứng dụng VssID. Tại Luật Mai Sơn, chúng tôi thường xuyên hỗ trợ người lao động dùng các căn cứ này để yêu cầu doanh nghiệp chốt sổ và thanh toán trợ cấp thôi việc thành công.

3. Chúng tôi là doanh nghiệp FDI muốn tuyển chuyên gia nước ngoài, hồ sơ hợp đồng lao động của họ có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?

Có, đây là yêu cầu bắt buộc. Đối với chuyên gia nước ngoài, trước khi ký kết hợp đồng lao động chính thức, họ phải được cấp Giấy phép lao động (Work Permit). Để xin được giấy phép này, các văn bằng chứng minh chuyên môn, lý lịch tư pháp được cấp tại nước ngoài bắt buộc phải trải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Hợp đồng lao động cuối cùng ký kết cũng phải dựa trên vị trí và chức danh đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận; từ ngày 01/7/2025, thẩm quyền cấp giấy phép lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, do Sở Nội vụ trực tiếp tiếp nhận và giải quyết.

4. Người lao động có bắt buộc phải nộp bản gốc Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương khi giao kết hợp đồng không?

Bộ luật Lao động 2019 không có điều khoản nào ép buộc người lao động phải nộp Sơ yếu lý lịch có dấu giáp lai của chính quyền địa phương mới được quyền đi làm. Việc yêu cầu giấy tờ này hoàn toàn phụ thuộc vào quy chế tuyển dụng nội bộ của từng doanh nghiệp nhằm mục đích xác minh nhân thân. Tuy nhiên, để tiện lợi cho thủ tục hành chính, bản sao y công chứng thẻ Căn cước hiện nay đã tích hợp đủ thông tin cư trú cần thiết để lập hồ sơ.

5. Thời hạn lưu trữ hồ sơ hợp đồng lao động của nhân viên đã nghỉ việc theo quy định hiện hành năm 2026 là bao lâu?

Căn cứ theo quy định của pháp luật về lưu trữ và Thông tư số 10/2022/TT-BNV, các tài liệu nhân sự bao gồm hợp đồng lao động, quyết định tăng lương, quyết định chấm dứt hợp đồng lao động của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp phải được bảo quản, lưu trữ trong thời hạn dài theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV: hồ sơ về việc chấm dứt hợp đồng lao động có thời hạn bảo quản 20 năm, hồ sơ gốc của người lao động được bảo quản đến 70 năm. Điều này nhằm đảm bảo cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu thanh tra từ cơ quan nhà nước hoặc giải quyết khiếu nại phát sinh sau khi chấm dứt quan hệ lao động.

Tuân thủ nghiêm ngặt quy định về hợp đồng lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tài chính mà còn xây dựng văn hóa làm việc minh bạch. Nếu Quý khách cần hỗ trợ soạn thảo, rà soát chứng từ nhân sự, hãy liên hệ ngay với Luật Mai Sơn để được tư vấn các giải pháp pháp lý toàn diện, an toàn và tối ưu nhất.

6. Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 — Quốc hội ban hành ngày 20/11/2019, hiệu lực từ 01/01/2021
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP — Chính phủ ban hành ngày 17/01/2022 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội
• Thông tư 32/2023/TT-BYT — Bộ Y tế ban hành ngày 31/12/2023, quy định về khám sức khỏe và mẫu giấy khám sức khỏe
• Thông tư 10/2022/TT-BNV — Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/12/2022 về thời hạn bảo quản tài liệu