Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài là bước đi chiến lược đầu tiên giúp doanh nghiệp quốc tế tiếp cận thị trường Việt Nam một cách chính thức, an toàn và hiệu quả, mở ra cánh cửa tìm hiểu sâu sắc về môi trường kinh doanh, đối tác và khách hàng. Với sự hỗ trợ tận tâm từ Luật Mai Sơn, quá trình thiết lập sự hiện diện pháp lý này sẽ trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn bao giờ hết, giúp bạn tập trung vào mục tiêu cốt lõi là phát triển kinh doanh.

Tại Sao Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Là Bước Đi Chiến Lược?

Khi một doanh nghiệp nước ngoài quyết định vươn ra thị trường toàn cầu, việc lựa chọn hình thức hiện diện thương mại phù hợp tại quốc gia mới là một quyết định mang tính then chốt. Tại Việt Nam, một thị trường năng động với tiềm năng tăng trưởng vượt trội, thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài (VPĐD) nổi lên như một lựa chọn thông minh và chiến lược, đặc biệt trong giai đoạn đầu thâm nhập. Đây không chỉ là việc thiết lập một địa chỉ liên lạc chính thức, mà còn là một bước đi khôn ngoan để xây dựng nền tảng vững chắc, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa cơ hội.

Lựa chọn này được xem là giải pháp hoàn hảo cho các nhà đầu tư muốn có thời gian nghiên cứu, tìm hiểu sâu về thị trường, văn hóa kinh doanh, hệ thống pháp luật và xây dựng mạng lưới đối tác tại Việt Nam trước khi đưa ra những cam kết đầu tư lớn hơn như thành lập chi nhánh hay công ty con. Hãy cùng Luật Mai Sơn khám phá những lợi ích vượt trội và lý do tại sao VPĐD lại là bước khởi đầu lý tưởng cho hành trình chinh phục thị trường Việt Nam của bạn.

Lợi Ích Về Chi Phí và Thủ Tục Pháp Lý

Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc thiết lập văn phòng đại diện là sự tinh gọn về thủ tục và tối ưu về chi phí. So với việc thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài hoặc chi nhánh, quy trình xin cấp Giấy phép thành lập VPĐD đơn giản, nhanh chóng và ít tốn kém hơn đáng kể.

• Chi phí thành lập thấp: Doanh nghiệp không cần chứng minh vốn điều lệ hay vốn pháp định, giúp giảm bớt gánh nặng tài chính ban đầu. Các chi phí chủ yếu liên quan đến lệ phí nhà nước, phí dịch thuật công chứng và phí dịch vụ tư vấn, đều ở mức hợp lý.
• Thủ tục đơn giản: Hồ sơ yêu cầu không quá phức tạp, chủ yếu tập trung vào việc chứng minh tư cách pháp lý và lịch sử hoạt động của công ty mẹ ở nước ngoài. Thời gian xử lý hồ sơ và cấp phép cũng nhanh hơn, thường chỉ trong khoảng 15-20 ngày làm việc.
• Nghĩa vụ pháp lý nhẹ nhàng hơn: VPĐD không phải thực hiện các thủ tục kế toán, báo cáo thuế phức tạp như một doanh nghiệp độc lập. Các nghĩa vụ chính bao gồm báo cáo hoạt động hàng năm và nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên, giúp giảm tải đáng kể công việc hành chính và pháp lý.

Vai Trò Cầu Nối và Nghiên Cứu Thị Trường Hiệu Quả

VPĐD đóng vai trò là “đôi mắt” và “đôi tai” của công ty mẹ tại thị trường Việt Nam. Đây là công cụ lý tưởng để thực hiện các hoạt động nghiên cứu và xúc tiến thương mại một cách bài bản và chuyên nghiệp.

• Nghiên cứu thị trường sâu rộng: VPĐD có thể hợp pháp tiến hành các hoạt động khảo sát thị hiếu người tiêu dùng, phân tích đối thủ cạnh tranh, đánh giá tiềm năng sản phẩm và tìm hiểu các rào cản, cơ hội tại thị trường.
• Xúc tiến thương mại: Là cánh tay nối dài của công ty mẹ, VPĐD được phép quảng bá hình ảnh, sản phẩm, dịch vụ; tham gia các hội chợ, triển lãm; tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với các đối tác, nhà phân phối tiềm năng.
• Văn phòng liên lạc chính thức: Việc có một địa chỉ và đội ngũ nhân sự chính thức tại Việt Nam giúp tăng cường sự tin cậy và chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng. Mọi giao dịch, trao đổi thông tin đều được thực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng.

Bước Đệm An Toàn Trước Khi Đầu Tư Lớn

Thị trường Việt Nam tuy hấp dẫn nhưng cũng tiềm ẩn nhiều thách thức. Việc thành lập VPĐD cho phép doanh nghiệp có một “giai đoạn thử nghiệm” an toàn, giảm thiểu rủi ro trước khi đưa ra các quyết định đầu tư quy mô lớn.

• Giảm thiểu rủi ro: Do không trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh sinh lời, VPĐD không phải đối mặt với các rủi ro về doanh thu, lợi nhuận, hay các tranh chấp thương mại phức tạp. Trách nhiệm pháp lý của VPĐD được giới hạn trong phạm vi hoạt động cho phép.
• Tích lũy kinh nghiệm: Quá trình vận hành VPĐD giúp doanh nghiệp tích lũy được những kinh nghiệm quý báu về môi trường pháp lý, văn hóa làm việc, cách thức tuyển dụng và quản lý nhân sự tại Việt Nam.
• Xây dựng nền tảng vững chắc: Khi đã hiểu rõ thị trường và xây dựng được mạng lưới quan hệ, việc chuyển đổi sang các hình thức đầu tư lớn hơn như thành lập công ty con sẽ trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều.

Tóm lại, việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài là một bước đi chiến lược, mang lại nhiều lợi ích thiết thực từ chi phí, thủ tục cho đến việc nghiên cứu thị trường và giảm thiểu rủi ro. Đây là con đường thông minh để các doanh nghiệp quốc tế đặt những viên gạch đầu tiên trên hành trình chinh phục thị trường Việt Nam đầy tiềm năng.

Điều Kiện Cần Thiết Để Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài

Để đảm bảo một môi trường kinh doanh minh bạch và lành mạnh, pháp luật Việt Nam đã đưa ra những quy định cụ thể về điều kiện thành lập VPĐD của thương nhân nước ngoài. Việc đáp ứng đầy đủ các tiêu chí này không chỉ là yêu cầu bắt buộc để được cấp phép mà còn là sự khẳng định về uy tín và năng lực của công ty mẹ. Luật Mai Sơn sẽ giúp bạn rà soát và đảm bảo doanh nghiệp của mình hội tụ đủ các yếu tố cần thiết, tạo tiền đề thuận lợi cho quá trình xin cấp phép.

Các điều kiện này được quy định chi tiết trong Luật Thương mại 2005 và được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP của Chính phủ. Dưới đây là những điều kiện cốt lõi mà mọi doanh nghiệp nước ngoài cần lưu ý.

Điều Kiện Về Tư Cách Pháp Lý Của Công Ty Mẹ

Công ty mẹ (thương nhân nước ngoài) phải là một thực thể pháp lý được công nhận và đang hoạt động hợp pháp tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi công ty đó thành lập.

• Đăng ký kinh doanh hợp lệ: Thương nhân nước ngoài phải cung cấp được giấy tờ chứng minh việc thành lập và hoạt động hợp pháp do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp. Đó có thể là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận thành lập hoặc các tài liệu có giá trị tương đương.
• Tính hợp pháp của quốc gia: Quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà thương nhân nước ngoài đăng ký thành lập phải là thành viên của các điều ước quốc tế mà Việt Nam cũng là thành viên, hoặc được pháp luật Việt Nam công nhận.

Điều Kiện Về Thời Gian Hoạt Động

Đây là một trong những điều kiện quan trọng nhất để chứng minh sự ổn định và kinh nghiệm hoạt động của công ty mẹ. Pháp luật Việt Nam yêu cầu:

• Thời gian hoạt động tối thiểu: Thương nhân nước ngoài phải có thời gian hoạt động ít nhất là 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp.

Yêu cầu này nhằm đảm bảo chỉ những doanh nghiệp đã có sự vận hành ổn định, chứng tỏ được sự nghiêm túc và bền vững trong kinh doanh mới được phép thiết lập sự hiện diện tại Việt Nam, tránh các trường hợp công ty “ma” hoặc các thực thể mới thành lập chưa có uy tín.

Điều Kiện Về Thời Hạn Giấy Phép Tại Nước Ngoài

Trong trường hợp giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định về thời hạn hoạt động, thì thời hạn đó phải còn hiệu lực ít nhất là 01 năm kể từ ngày nộp hồ sơ xin cấp phép tại Việt Nam.

• Đảm bảo tính liên tục: Điều kiện này nhằm đảm bảo rằng công ty mẹ sẽ không bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động ngay sau khi VPĐD tại Việt Nam được thành lập, gây ảnh hưởng đến hoạt động và các bên liên quan.
• Hiệu lực của giấy phép: Giấy phép thành lập VPĐD tại Việt Nam sẽ có thời hạn không vượt quá thời hạn còn lại trên giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ (nếu có).

Điều Kiện Về Phạm Vi Hoạt Động

Nội dung hoạt động dự kiến của VPĐD tại Việt Nam phải phù hợp với các cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Đồng thời, hoạt động này phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh đã đăng ký của công ty mẹ.

• Phù hợp cam kết quốc tế: Đối với các ngành nghề, lĩnh vực mà Việt Nam có cam kết mở cửa thị trường (ví dụ như trong WTO, EVFTA), việc cấp phép sẽ thuận lợi hơn.
• Không kinh doanh trực tiếp: Cần nhấn mạnh rằng VPĐD chỉ được thực hiện các chức năng xúc tiến thương mại, làm văn phòng liên lạc, nghiên cứu thị trường. Mọi hoạt động kinh doanh trực tiếp tạo ra doanh thu tại Việt Nam đều không được phép.

Việc nắm vững và chuẩn bị đầy đủ các điều kiện trên là chìa khóa để quá trình xin cấp phép diễn ra suôn sẻ. Luật Mai Sơn với kinh nghiệm dày dặn sẽ đồng hành cùng bạn, rà soát từng chi tiết để đảm bảo hồ sơ của bạn đáp ứng 100% yêu cầu của pháp luật, tối đa hóa khả năng được chấp thuận trong thời gian ngắn nhất.

So Sánh Các Hình Thức Hiện Diện Thương Mại: VPĐD, Chi Nhánh và Công Ty Con

Khi một doanh nghiệp nước ngoài muốn đặt chân vào thị trường Việt Nam, việc lựa chọn hình thức pháp lý phù hợp là một quyết định chiến lược. Ba lựa chọn phổ biến nhất là: Văn phòng đại diện (VPĐD), Chi nhánh, và Công ty con (Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài). Mỗi hình thức đều có những đặc điểm, ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với các mục tiêu và giai đoạn phát triển khác nhau của doanh nghiệp. Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn tối ưu nhất.

Dưới đây, Luật Mai Sơn cung cấp một bảng so sánh chi tiết để bạn có cái nhìn tổng quan và dễ dàng đưa ra quyết định.

Nên Chọn Hình Thức Nào?

• Chọn Văn phòng đại diện khi bạn đang ở giai đoạn đầu tiên, muốn tìm hiểu thị trường Việt Nam với chi phí và rủi ro thấp nhất. Đây là bước đệm hoàn hảo trước khi đưa ra quyết định đầu tư lớn hơn.
• Chọn Chi nhánh khi doanh nghiệp của bạn hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù được pháp luật cho phép (như ngân hàng, hãng luật…) và bạn muốn kinh doanh trực tiếp nhưng vẫn duy trì cấu trúc phụ thuộc hoàn toàn vào công ty mẹ.
• Chọn thành lập công ty con khi bạn đã có kế hoạch kinh doanh rõ ràng, cam kết đầu tư lâu dài và muốn hoạt động như một pháp nhân độc lập tại Việt Nam để tối đa hóa cơ hội kinh doanh và tách biệt trách nhiệm tài chính.

Việc lựa chọn đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo ra một lộ trình phát triển bền vững tại Việt Nam. Nếu bạn còn băn khoăn, đội ngũ chuyên gia của Luật Mai Sơn luôn sẵn sàng phân tích mô hình kinh doanh của bạn và đưa ra lời khuyên xác đáng nhất.

Quy Trình Chi Tiết Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Cùng Luật Mai Sơn

Để biến ý tưởng thâm nhập thị trường Việt Nam thành hiện thực, việc nắm rõ quy trình thủ tục là vô cùng quan trọng. Với sự đồng hành của Luật Mai Sơn, quy trình phức tạp này sẽ được đơn giản hóa thành các bước rõ ràng, logic và hiệu quả. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một lộ trình minh bạch, giúp bạn theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng và chủ động. Dưới đây là quy trình 5 bước tối ưu mà chúng tôi đã xây dựng dựa trên kinh nghiệm thực tiễn và sự am hiểu sâu sắc về pháp luật Việt Nam.

Bước 1: Tư Vấn Chuyên Sâu và Kiểm Tra Điều Kiện (1-2 ngày làm việc)

Đây là bước nền tảng quyết định sự thành công của toàn bộ quá trình. Ngay khi bạn liên hệ, các chuyên gia pháp lý của Luật Mai Sơn sẽ:

• Lắng nghe và phân tích: Chúng tôi sẽ trao đổi để hiểu rõ mục tiêu, ngành nghề kinh doanh của công ty mẹ và kế hoạch hoạt động tại Việt Nam.
• Tư vấn chiến lược: Dựa trên thông tin bạn cung cấp, chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết về ưu, nhược điểm của VPĐD so với các hình thức khác, giúp bạn khẳng định đây là lựa chọn tối ưu.
• Kiểm tra tính hợp lệ: Rà soát kỹ lưỡng các điều kiện về tư cách pháp lý, thời gian hoạt động của công ty mẹ theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Dự báo rủi ro: Phân tích các yếu tố có thể gây chậm trễ hoặc từ chối hồ sơ và đưa ra giải pháp khắc phục ngay từ đầu.

Bước 2: Chuẩn Bị và Hoàn Thiện Hồ Sơ (3-5 ngày làm việc)

Sau khi xác nhận doanh nghiệp đủ điều kiện, Luật Mai Sơn sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị hồ sơ một cách chính xác và đầy đủ nhất.

• Cung cấp checklist chi tiết: Chúng tôi sẽ gửi bạn danh sách các tài liệu cần chuẩn bị từ phía công ty mẹ (Giấy đăng ký kinh doanh, Báo cáo tài chính, Hộ chiếu người đứng đầu…).
• Soạn thảo hồ sơ pháp lý: Đội ngũ của chúng tôi sẽ soạn thảo toàn bộ các văn bản cần thiết theo đúng mẫu quy định của cơ quan nhà nước Việt Nam, bao gồm Đơn đề nghị, Quyết định bổ nhiệm, Giấy ủy quyền…
• Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự: Chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ bạn trong quá trình hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp để đảm bảo tính pháp lý tại Việt Nam.
• Dịch thuật công chứng: Tổ chức dịch thuật và công chứng toàn bộ hồ sơ sang tiếng Việt theo yêu cầu.

Bước 3: Nộp Hồ Sơ và Theo Dõi Xử Lý (7-10 ngày làm việc)

Khi bộ hồ sơ đã hoàn chỉnh, Luật Mai Sơn sẽ đại diện bạn thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước.

• Nộp hồ sơ: Chúng tôi sẽ nộp hồ sơ tại Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi VPĐD dự định đặt trụ sở. Hiện nay, quy trình này có thể được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn thủ tục tại Sở KH&ĐT một số địa phương để hiểu rõ hơn.
• Theo dõi tiến độ: Chúng tôi chủ động theo dõi sát sao quá trình xử lý hồ sơ, làm việc trực tiếp với chuyên viên thụ lý để giải đáp mọi thắc mắc phát sinh.
• Cập nhật thông tin: Bạn sẽ được thông báo kịp thời về tình trạng hồ sơ ở từng giai đoạn.

Bước 4: Nhận Kết Quả và Khắc Con Dấu (1-2 ngày làm việc)

• Nhận Giấy phép: Luật Mai Sơn sẽ đại diện nhận Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi hồ sơ được chấp thuận.
• Khắc con dấu: Ngay sau khi có giấy phép, chúng tôi sẽ tiến hành thủ tục khắc con dấu pháp nhân cho VPĐD. Theo quy định mới, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức và số lượng con dấu.
• Thông báo mẫu dấu: Thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Hỗ Trợ Các Thủ Tục Sau Cấp Phép (Tùy theo nhu cầu)

Hành trình của bạn chưa dừng lại ở việc nhận giấy phép. Luật Mai Sơn tiếp tục đồng hành để đảm bảo VPĐD của bạn đi vào hoạt động một cách suôn sẻ và tuân thủ pháp luật.

• Đăng ký mã số thuế: Hỗ trợ VPĐD đăng ký mã số thuế để thực hiện các nghĩa vụ về thuế TNCN.
• Mở tài khoản ngân hàng: Tư vấn và hỗ trợ thủ tục mở tài khoản ngân hàng chuyên chi cho hoạt động của văn phòng.
• Tư vấn lao động: Hướng dẫn về hợp đồng lao động, đăng ký bảo hiểm xã hội (nếu có) và các vấn đề liên quan đến nhân sự.
• Hướng dẫn báo cáo: Cung cấp biểu mẫu và hướng dẫn về việc thực hiện báo cáo hoạt động định kỳ.

Với quy trình chuyên nghiệp và sự tận tâm của Luật Mai Sơn, việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài sẽ không còn là một thử thách phức tạp, mà là một trải nghiệm dịch vụ pháp lý hiệu quả và an tâm.

Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị: Checklist Đầy Đủ Từ A-Z

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác và hợp lệ là yếu tố tiên quyết để quá trình xin cấp phép thành lập VPĐD diễn ra nhanh chóng, tránh việc phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần. Dựa trên các Quy định của Chính phủ về Văn phòng đại diện, Luật Mai Sơn đã tổng hợp một danh sách kiểm tra (checklist) chi tiết dưới đây. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong từng bước, từ việc thu thập, hợp pháp hóa cho đến dịch thuật công chứng.

Các Tài Liệu Từ Phía Công Ty Mẹ (Nước Ngoài)

Đây là nhóm giấy tờ quan trọng nhất, cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Quy trình hợp pháp hóa sẽ khác nhau tùy thuộc vào quốc gia của công ty mẹ có phải là thành viên của Công ước Hague hay không.

Các Tài Liệu Chuẩn Bị Tại Việt Nam

Nhóm giấy tờ này sẽ do Luật Mai Sơn hỗ trợ soạn thảo và hướng dẫn bạn ký kết để đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với quy định của Việt Nam.

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chính xác ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Hãy để Luật Mai Sơn trở thành đối tác tin cậy, giúp bạn hoàn thiện bộ hồ sơ hoàn hảo, mở đường cho sự hiện diện thành công của doanh nghiệp tại Việt Nam.

Các Nghĩa Vụ Quan Trọng Sau Khi Thành Lập VPĐD

Nhận được Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện là một cột mốc quan trọng, nhưng đó mới chỉ là khởi đầu. Để VPĐD hoạt động hợp pháp, ổn định và hiệu quả tại Việt Nam, việc tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý sau thành lập là điều bắt buộc. Việc lơ là hoặc thực hiện không đúng các quy định này có thể dẫn đến những rủi ro không đáng có. Luật Mai Sơn sẽ tiếp tục đồng hành cùng bạn, đảm bảo mọi hoạt động của văn phòng đều tuân thủ đúng pháp luật, giúp bạn an tâm tập trung vào các mục tiêu chiến lược.

Nghĩa Vụ Về Báo Cáo và Thuế

Đây là những nghĩa vụ cơ bản và quan trọng nhất mà mọi VPĐD phải thực hiện một cách định kỳ và chính xác.

• Báo cáo hoạt động hàng năm: Trước ngày 30 tháng 01 của năm kế tiếp, VPĐD phải nộp báo cáo bằng văn bản về hoạt động của mình trong năm trước đó cho Sở Công Thương. Báo cáo này phải tuân theo mẫu quy định của Bộ Công Thương. Nội dung báo cáo thường bao gồm tình hình nhân sự, các hoạt động xúc tiến thương mại đã thực hiện, và các hoạt động khác trong phạm vi cho phép.
• Kê khai và nộp thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): VPĐD có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN cho toàn bộ nhân viên (cả người Việt Nam và người nước ngoài) làm việc tại văn phòng. Việc này phải được thực hiện hàng tháng hoặc hàng quý, và quyết toán vào cuối năm.
• Đăng ký mã số thuế cho VPĐD: Để thực hiện nghĩa vụ thuế TNCN, VPĐD phải tiến hành thủ tục đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương.

Nghĩa Vụ Về Lao Động và Nhân Sự

Việc quản lý nhân sự tại VPĐD cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt theo Bộ luật Lao động của Việt Nam.

• Ký kết hợp đồng lao động: Phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản với tất cả nhân viên, trong đó quy định rõ ràng về quyền lợi, nghĩa vụ, mức lương, thời gian làm việc…
• Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH): Đối với nhân viên là người Việt Nam, VPĐD có nghĩa vụ đăng ký tham gia và đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định. Đối với nhân viên nước ngoài, việc tham gia BHXH bắt buộc cũng được áp dụng theo các điều kiện nhất định của pháp luật.
• Xin giấy phép lao động: Đối với nhân viên là người nước ngoài làm việc tại VPĐD, việc xin cấp Giấy phép lao động (hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động) là thủ tục bắt buộc trước khi họ bắt đầu làm việc.

Các Nghĩa Vụ Quan Trọng Khác

• Mở và sử dụng tài khoản ngân hàng: VPĐD phải mở một tài khoản thanh toán chuyên chi bằng ngoại tệ hoặc bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại một ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam. Mọi khoản chi cho hoạt động của văn phòng phải được thực hiện thông qua tài khoản này.
• Tuân thủ phạm vi hoạt động: Tuyệt đối không được thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp, ký kết hợp đồng thương mại (trừ các hợp đồng phục vụ cho hoạt động của chính văn phòng như thuê nhà, mua sắm thiết bị), hoặc các hoạt động khác ngoài phạm vi cho phép trong Giấy phép.
• Báo cáo khi có thay đổi: Khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến thông tin đã đăng ký (tên, địa chỉ VPĐD; tên, hộ chiếu của người đứng đầu; địa chỉ công ty mẹ…), VPĐD phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với Sở Công Thương trong thời hạn quy định.
• Lưu trữ tài liệu: Tất cả các giấy tờ, tài liệu liên quan đến hoạt động của VPĐD phải được lưu trữ cẩn thận tại trụ sở để phục vụ cho việc kiểm tra của cơ quan chức năng khi cần thiết.

Việc tuân thủ nghiêm túc các nghĩa vụ sau thành lập không chỉ giúp VPĐD tránh được các rủi ro pháp lý mà còn xây dựng hình ảnh một tổ chức chuyên nghiệp, uy tín trong mắt các cơ quan quản lý và đối tác tại Việt Nam. Luật Mai Sơn cung cấp dịch vụ kế toán và tư vấn pháp lý thường xuyên, giúp bạn quản lý và hoàn thành tất cả các nghĩa vụ này một cách hiệu quả.

Giải Pháp Tư Vấn Trọn Gói Của Luật Mai Sơn: An Tâm Tuyệt Đối

Chúng tôi hiểu rằng, đối với một doanh nghiệp nước ngoài, việc điều hướng trong hệ thống pháp luật phức tạp của Việt Nam có thể là một thách thức lớn. Đó là lý do Luật Mai Sơn xây dựng một gói dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài toàn diện, được thiết kế để mang lại sự an tâm, hiệu quả và minh bạch tuyệt đối cho khách hàng.

Cam Kết Của Luật Mai Sơn

• Minh Bạch Chi Phí: Báo giá một lần, trọn gói, không phát sinh chi phí ẩn. Mọi khoản phí và lệ phí nhà nước đều được liệt kê rõ ràng.
• Tối Ưu Thời Gian: Với quy trình làm việc chuyên nghiệp và mối quan hệ tốt với các cơ quan chức năng, chúng tôi cam kết hoàn thành thủ tục trong thời gian ngắn nhất có thể.
• Tư Vấn Tận Tâm: Đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn 24/7.
• Bảo Mật Thông Tin: Mọi thông tin và tài liệu của khách hàng đều được bảo mật tuyệt đối.
• Hỗ Trợ Toàn Diện: Dịch vụ của chúng tôi không chỉ dừng lại ở việc trao giấy phép. Chúng tôi tiếp tục đồng hành, hỗ trợ bạn trong các vấn đề pháp lý phát sinh sau khi VPĐD đi vào hoạt động.

Bảng Giá Dịch Vụ Tham Khảo

Để giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về ngân sách cần chuẩn bị, dưới đây là bảng chi phí tham khảo cho dịch vụ của chúng tôi.

Lựa chọn Luật Mai Sơn là lựa chọn sự chuyên nghiệp, hiệu quả và an tâm. Chúng tôi không chỉ là nhà cung cấp dịch vụ, mà còn là đối tác pháp lý đáng tin cậy, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trên mọi chặng đường phát triển tại Việt Nam.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng kinh tế không?

Không. VPĐD không có chức năng kinh doanh trực tiếp và không có tư cách pháp nhân, do đó không được phép ký kết các hợp đồng kinh tế nhằm mục đích sinh lời. Tuy nhiên, Trưởng VPĐD có thể ký các hợp đồng phục vụ cho hoạt động của chính văn phòng (ví dụ: hợp đồng thuê trụ sở, mua sắm văn phòng phẩm) theo ủy quyền của công ty mẹ.

2. Thời gian để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài là bao lâu?

Tổng thời gian thường kéo dài từ 15 đến 20 ngày làm việc. Trong đó, thời gian xử lý hồ sơ tại Sở Công Thương theo quy định là khoảng 7-10 ngày làm việc. Thời gian còn lại dành cho việc chuẩn bị, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng hồ sơ và các thủ tục sau cấp phép.

3. Công ty mẹ cần hoạt động bao lâu để được mở VPĐD tại Việt Nam?

Theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP, công ty mẹ (thương nhân nước ngoài) phải có thời gian hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký hợp pháp.

4. VPĐD có cần con dấu và tài khoản ngân hàng riêng không?

Có. VPĐD phải có con dấu riêng mang tên công ty mẹ và tên văn phòng đại diện. Đồng thời, VPĐD bắt buộc phải mở một tài khoản thanh toán chuyên chi (bằng ngoại tệ hoặc VND có gốc ngoại tệ) tại ngân hàng được phép hoạt động ở Việt Nam để quản lý các khoản chi phí hoạt động.

5. Trưởng văn phòng đại diện có bắt buộc phải là người nước ngoài không?

Không bắt buộc. Trưởng văn phòng đại diện có thể là người nước ngoài hoặc người Việt Nam, miễn là đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật và được công ty mẹ bổ nhiệm hợp lệ.

6. Các loại thuế mà VPĐD phải nộp là gì?

VPĐD không phát sinh doanh thu nên không phải nộp thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nghĩa vụ thuế chính của VPĐD là khấu trừ, kê khai và nộp thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) cho toàn bộ nhân viên làm việc tại văn phòng.

7. Giấy phép thành lập VPĐD có thời hạn bao lâu?

Giấy phép thành lập VPĐD có thời hạn tối đa là 05 năm, nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh (hoặc giấy tờ tương đương) của công ty mẹ, trong trường hợp giấy tờ đó có quy định thời hạn. Giấy phép có thể được gia hạn khi hết hạn.

8. VPĐD có được tuyển dụng lao động trực tiếp không?

Có. VPĐD được phép trực tiếp tuyển dụng lao động là người Việt Nam và người nước ngoài để làm việc tại văn phòng, tuân thủ theo các quy định của pháp luật lao động Việt Nam, bao gồm việc ký hợp đồng lao động và xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.

9. Sau khi thành lập, VPĐD cần làm những gì tiếp theo?

Các việc cần làm ngay sau khi có giấy phép bao gồm: khắc và thông báo mẫu dấu, đăng ký mã số thuế cho VPĐD, mở tài khoản ngân hàng, đăng báo về việc thành lập, và thực hiện các thủ tục về lao động (nếu có tuyển dụng nhân sự).