Thủ tục thay đổi cổ đông trong công ty cổ phần

Thay đổi cổ đông trong công ty cổ phần là một nghiệp vụ pháp lý quan trọng, phản ánh sự dịch chuyển về quyền sở hữu và cơ cấu vốn của doanh nghiệp, đòi hỏi phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về chuyển nhượng vốn, kê khai thuế và thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ và hợp pháp, việc nắm vững từng bước thực hiện là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro không đáng có.

Hiểu Đúng Bản Chất: Thay Đổi Cổ Đông Là Gì?

Thay đổi cổ đông trong công ty cổ phần là quá trình chuyển dịch quyền sở hữu cổ phần từ một cá nhân hoặc tổ chức (cổ đông hiện hữu) sang một cá nhân hoặc tổ chức khác. Sự thay đổi này có thể diễn ra dưới nhiều hình thức như chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, hoặc do công ty phát hành thêm cổ phần cho cổ đông mới. Đây không chỉ là một giao dịch tài chính mà còn là một sự kiện pháp lý quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu sở hữu, quyền biểu quyết và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Cần phân biệt rõ giữa “cổ đông” và “cổ đông sáng lập”. Cổ đông là người sở hữu ít nhất một cổ phần của công ty. Trong khi đó, cổ đông sáng lập là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần. Việc thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập thường có những quy định pháp lý chặt chẽ hơn, đặc biệt trong 03 năm đầu kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Khi Nào Cần Thực Hiện Thủ Tục Thay Đổi Cổ Đông?

Việc thay đổi cơ cấu sở hữu không phải lúc nào cũng là một quyết định dễ dàng. Nó thường xuất phát từ những nhu cầu chiến lược và thực tiễn của doanh nghiệp. Dưới đây là những tình huống phổ biến dẫn đến việc cần thực hiện thủ tục thay đổi cổ đông:

• Huy động thêm vốn: Khi công ty cần nguồn vốn mới để mở rộng sản xuất kinh doanh, đầu tư dự án mới, việc chào bán cổ phần cho nhà đầu tư mới (cổ đông mới) là một giải pháp hiệu quả.
• Tái cấu trúc doanh nghiệp: Trong quá trình tái cơ cấu tổ chức công ty, doanh nghiệp có thể quyết định thay đổi tỷ lệ sở hữu giữa các cổ đông hiện hữu hoặc đưa thêm cổ đông chiến lược vào để phù hợp với định hướng phát triển mới.
• Mua bán và sáp nhập (M&A): Các thương vụ M&A thường liên quan trực tiếp đến việc một hoặc nhiều cổ đông lớn chuyển nhượng toàn bộ hoặc một phần lớn cổ phần của mình cho bên mua.
• Giải quyết vấn đề cá nhân của cổ đông: Một cổ đông muốn rút vốn khỏi công ty để đầu tư vào lĩnh vực khác, giải quyết nhuge cầu tài chính cá nhân hoặc do không còn phù hợp với định hướng chung của công ty.
• Thực hiện quyền thừa kế, tặng cho: Khi một cổ đông qua đời, cổ phần của họ sẽ được chuyển giao cho người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật. Tương tự, một cổ đông có thể tặng cho cổ phần của mình cho người khác.

Phân Biệt Các Trường Hợp Thay Đổi Cổ Đông Trong Công Ty Cổ Phần

Để thực hiện đúng thủ tục, việc đầu tiên là xác định chính xác trường hợp thay đổi cổ đông của công ty bạn thuộc nhóm nào. Luật Doanh nghiệp 2020 phân chia thành hai nhóm chính với quy trình và nghĩa vụ thông báo khác nhau.

Trường hợp 1: Thay đổi cổ đông sáng lập (Cần thông báo với Sở KH&ĐT)

Đây là trường hợp có sự thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập do chuyển nhượng cổ phần và công ty chưa phải là công ty đại chúng. Theo quy định, việc chuyển nhượng cổ phần của cổ đông sáng lập trong 03 năm đầu hoạt động có những ràng buộc nhất định và bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với Phòng Đăng ký kinh doanh.

Điều kiện áp dụng:

• Cổ đông chuyển nhượng là cổ đông sáng lập.
• Thời gian chuyển nhượng diễn ra trong vòng 03 năm kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Cổ đông sáng lập chỉ được chuyển nhượng cổ phần phổ thông của mình cho các cổ đông sáng lập khác.
• Nếu chuyển nhượng cho người không phải là cổ đông sáng lập, phải được sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông.

Trong trường hợp này, công ty phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập. Đây là một quy trình pháp lý quan trọng được nêu rõ trong hướng dẫn chính thức từ Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc tuân thủ đúng quy định này giúp đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch và cập nhật chính xác thông tin trên hệ thống quốc gia.

Trường hợp 2: Thay đổi cổ đông phổ thông (Không cần thông báo với Sở KH&ĐT)

Đây là trường hợp phổ biến hơn, bao gồm các tình huống sau:

• Cổ đông chuyển nhượng không phải là cổ đông sáng lập.
• Cổ đông chuyển nhượng là cổ đông sáng lập nhưng việc chuyển nhượng diễn ra sau 03 năm kể từ ngày thành lập công ty.
• Công ty phát hành thêm cổ phần chào bán cho cổ đông mới, làm thay đổi danh sách cổ đông.

Trong những trường hợp này, việc chuyển nhượng cổ phần được tự do thực hiện, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác. Công ty không cần làm thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh. Thay vào đó, công ty chỉ cần thực hiện các thủ tục nội bộ và cập nhật thông tin vào Sổ đăng ký cổ đông của công ty.

Tuy nhiên, dù không phải thông báo với Sở KH&ĐT, công ty vẫn có trách nhiệm pháp lý trong việc ghi nhận và quản lý sự thay đổi này. Sổ đăng ký cổ đông là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định quyền sở hữu cổ phần, quyền biểu quyết và quyền nhận cổ tức của cổ đông.

Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Trình Và Hồ Sơ Thay Đổi Cổ Đông

Dù thuộc trường hợp nào, việc thay đổi cổ đông cũng cần tuân theo một quy trình chặt chẽ để đảm bảo quyền lợi của các bên và tính hợp pháp của giao dịch. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp.

Quy trình và hồ sơ cho trường hợp 1: Thay đổi cổ đông sáng lập

Đây là quy trình phức tạp hơn, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt về hồ sơ và thủ tục với cơ quan nhà nước. Toàn bộ quy trình tại Sở Kế hoạch và Đầu tư được công khai để doanh nghiệp có thể tham khảo và thực hiện đúng.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ nội bộ

Trước khi nộp hồ sơ lên cơ quan đăng ký kinh doanh, công ty cần hoàn thiện các văn bản nội bộ để hợp thức hóa giao dịch chuyển nhượng.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sau khi hoàn tất hồ sơ nội bộ, công ty tiến hành soạn thảo bộ hồ sơ để nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả

• Hình thức nộp: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Thời gian xử lý: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
• Kết quả: Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, sẽ có thông báo bằng văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Quy trình và hồ sơ cho trường hợp 2: Thay đổi cổ đông phổ thông

Quy trình này đơn giản hơn rất nhiều vì chỉ cần thực hiện các thủ tục trong nội bộ doanh nghiệp. Mấu chốt của quy trình này là đảm bảo tính minh bạch và ghi nhận đầy đủ, chính xác vào Sổ đăng ký cổ đông.

Bước 1: Ký kết hợp đồng và hoàn tất thanh toán

Cổ đông chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng tiến hành đàm phán và ký kết Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần. Các nội dung cơ bản cần có trong hợp đồng tương tự như trường hợp 1. Sau khi ký kết, bên nhận chuyển nhượng thực hiện thanh toán đầy đủ cho bên chuyển nhượng.

Bước 2: Cập nhật Sổ đăng ký cổ đông

Đây là bước quan trọng nhất, xác lập quyền cổ đông của người nhận chuyển nhượng.

• Bên chuyển nhượng và nhận chuyển nhượng nộp Hợp đồng và bằng chứng đã thanh toán cho công ty.
• Công ty (thường là người đại diện theo pháp luật hoặc bộ phận được phân công) có trách nhiệm cập nhật thông tin của cổ đông mới vào Sổ đăng ký cổ đông.
• Nội dung cập nhật bao gồm: Tên, địa chỉ, số giấy tờ pháp lý của cổ đông mới; số lượng cổ phần, loại cổ phần sở hữu; ngày đăng ký cổ đông.
• Thời điểm hoàn tất việc cập nhật này cũng là thời điểm cổ đông mới chính thức có các quyền và nghĩa vụ đối với công ty.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Dù không phải thông báo với Sở KH&ĐT, nghĩa vụ thuế vẫn phải được thực hiện đầy đủ. Cổ đông chuyển nhượng có trách nhiệm kê khai và nộp thuế TNCN phát sinh từ giao dịch chuyển nhượng cổ phần. Chi tiết về cách tính thuế sẽ được trình bày ở phần sau.

Một điểm đáng lưu ý là việc có cần thông báo với Sở KH&ĐT hay không phụ thuộc vào tình trạng của cổ đông chuyển nhượng (có phải là cổ đông sáng lập trong 3 năm đầu hay không). Có những quy định về thông báo thay đổi cổ đông sáng lập rất cụ thể mà doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh sai sót.

Nghĩa Vụ Tài Chính Cần Lưu Ý Khi Chuyển Nhượng Cổ Phần

Việc chuyển nhượng công ty không chỉ là vấn đề thủ tục hành chính mà còn liên quan mật thiết đến các nghĩa vụ tài chính, đặc biệt là thuế. Việc hoàn thành đúng và đủ nghĩa vụ thuế không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn giúp giao dịch được công nhận và tránh các rắc rối về sau.

Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với bên chuyển nhượng là cá nhân

Khi một cá nhân chuyển nhượng cổ phần và có phát sinh thu nhập, cá nhân đó phải nộp thuế TNCN. Cách tính thuế được quy định rõ ràng.

Công thức tính thuế:

Thuế TNCN phải nộp = Giá chuyển nhượng từng lần x Thuế suất 0,1%

• Giá chuyển nhượng: Là tổng số tiền mà người chuyển nhượng nhận được theo hợp đồng chuyển nhượng.
• Thuế suất: Áp dụng mức thuế suất cố định là 0,1% trên giá chuyển nhượng, không phân biệt giao dịch có lãi hay lỗ.

Ví dụ: Ông A chuyển nhượng 10.000 cổ phần trong công ty cổ phần X cho bà B với giá 25.000 VNĐ/cổ phần.

Tổng giá trị chuyển nhượng = 10.000 * 25.000 = 250.000.000 VNĐ.

Thuế TNCN ông A phải nộp = 250.000.000 * 0,1% = 250.000 VNĐ.

Trách nhiệm kê khai và nộp thuế:

Cá nhân chuyển nhượng có trách nhiệm kê khai và nộp thuế. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày hợp đồng chuyển nhượng có hiệu lực. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có cổ phần được chuyển nhượng sẽ đứng ra khấu trừ và nộp thay cho cá nhân. Vấn đề này có thể được thỏa thuận giữa các bên. Việc tìm hiểu kỹ về cách tính thuế TNCN chuyển nhượng vốn góp là rất quan trọng.

Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với bên chuyển nhượng là tổ chức

Nếu bên chuyển nhượng cổ phần là một tổ chức (công ty), thu nhập từ việc chuyển nhượng này sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNDN của tổ chức đó.

Cách xác định thu nhập tính thuế:

Thu nhập tính thuế = Giá chuyển nhượng - Giá mua của phần vốn chuyển nhượng - Chi phí chuyển nhượng

• Giá chuyển nhượng: Tương tự như trường hợp cá nhân.
• Giá mua: Là giá trị phần vốn tại thời điểm mua hoặc góp vốn.
• Chi phí chuyển nhượng: Là các chi phí hợp lý, hợp lệ liên quan trực tiếp đến việc chuyển nhượng như phí tư vấn, phí môi giới…

Thu nhập này sẽ được cộng vào tổng thu nhập trong kỳ tính thuế của doanh nghiệp và áp dụng mức thuế suất thuế TNDN hiện hành (thông thường là 20%).

Tải Về Miễn Phí Các Biểu Mẫu Quan Trọng

Để hỗ trợ quý doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục, Luật Mai Sơn đã tổng hợp các biểu mẫu cần thiết và chuẩn hóa theo quy định mới nhất. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp hồ sơ của bạn được xử lý nhanh hơn và tránh bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

• [Tải về] Mẫu Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1).
• [Tải về] Mẫu Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần.
• [Tải về] Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển nhượng.
• [Tải về] Mẫu Biên bản họp và Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
• [Tải về] Mẫu Sổ đăng ký cổ đông.

Lưu ý: Các mẫu trên chỉ mang tính chất tham khảo. Tùy vào từng trường hợp cụ thể, nội dung các văn bản có thể cần điều chỉnh cho phù hợp. Để có được bộ hồ sơ chuẩn xác nhất, bạn nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia tư vấn.

Dịch Vụ Thay Đổi Cổ Đông Trọn Gói Tại Luật Mai Sơn: An Toàn – Nhanh Chóng – Hiệu Quả

Quy trình thay đổi cổ đông, đặc biệt là thay đổi cổ đông sáng lập, tiềm ẩn nhiều phức tạp về mặt pháp lý và thuế. Một sai sót nhỏ trong việc soạn thảo hồ sơ, xác định nghĩa vụ thuế hay thực hiện thủ tục thông báo có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian và thậm chí là các khoản phạt không đáng có. Hiểu được điều đó, Luật Mai Sơn cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp và thay đổi đăng ký kinh doanh trọn gói, giúp bạn giải quyết mọi vấn đề một cách chuyên nghiệp.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Luật Mai Sơn:

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Thay đổi cổ đông không phải là cổ đông sáng lập có cần thông báo cho Sở KH&ĐT không?

Không. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, việc thay đổi cổ đông không phải là cổ đông sáng lập (hoặc cổ đông sáng lập sau 3 năm) không cần làm thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh. Công ty chỉ cần cập nhật thông tin trong Sổ đăng ký cổ đông.

2. Thời hạn để cổ đông sáng lập được tự do chuyển nhượng cổ phần là bao lâu?

Trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cổ đông sáng lập chỉ được chuyển nhượng cổ phần cho các cổ đông sáng lập khác, trừ trường hợp được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận. Sau thời hạn 03 năm, mọi hạn chế này sẽ được bãi bỏ.

3. Ai là người chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế TNCN khi chuyển nhượng cổ phần?

Theo quy định, cá nhân có thu nhập từ chuyển nhượng cổ phần là người có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế. Tuy nhiên, trên thực tế, doanh nghiệp có cổ phần được chuyển nhượng thường sẽ thực hiện khấu trừ và nộp thay theo thỏa thuận.

4. Chuyển nhượng cổ phần với giá bằng hoặc thấp hơn giá mua ban đầu có phải nộp thuế TNCN không?

Có. Thuế TNCN từ chuyển nhượng cổ phần được tính bằng 0,1% trên tổng giá trị chuyển nhượng (giá bán), không phụ thuộc vào việc giao dịch đó có lãi hay lỗ.

5. Sổ đăng ký cổ đông do ai quản lý và có vai trò gì?

Sổ đăng ký cổ đông do công ty lập và lưu giữ tại trụ sở chính. Đây là tài liệu pháp lý quan trọng xác nhận quyền sở hữu cổ phần của cổ đông, là cơ sở để xác định quyền biểu quyết, nhận cổ tức và các quyền lợi hợp pháp khác.

6. Nếu công ty không cập nhật Sổ đăng ký cổ đông thì sao?

Việc không cập nhật hoặc cập nhật sai Sổ đăng ký cổ đông có thể dẫn đến tranh chấp về quyền sở hữu và các quyền lợi liên quan. Công ty sẽ phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại phát sinh do không thực hiện đúng nghĩa vụ này.

7. Cổ đông mới có phải chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trước khi họ tham gia không?

Có. Cổ đông chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp. Trách nhiệm này không phân biệt thời điểm phát sinh khoản nợ, trừ khi có thỏa thuận khác được ghi nhận hợp lệ.

8. Có thể nộp hồ sơ thay đổi cổ đông sáng lập online được không?

Có. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là phương thức được khuyến khích để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

9. Chi phí cho dịch vụ thay đổi cổ đông trọn gói là bao nhiêu?

Chi phí dịch vụ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của từng trường hợp (loại hình cổ đông, có yếu tố nước ngoài hay không). Vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật Mai Sơn để nhận được tư vấn và báo giá chi tiết, phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.