Thủ tục và hồ sơ Kê khai thuế GTGT cho công ty mới thành lập
Kê khai thuế GTGT cho công ty mới thành lập là một trong những nhiệm vụ pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất, đặt nền móng cho sự tuân thủ và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hiểu đúng và thực hiện chính xác quy trình này không chỉ giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa dòng tiền ngay từ giai đoạn khởi đầu. Với sự đồng hành của Luật Mai Sơn, mọi thủ tục phức tạp sẽ trở nên rõ ràng và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hiểu Đúng Về Thuế GTGT: Nền Tảng Vững Chắc Cho Doanh Nghiệp Mới
Bước vào thế giới kinh doanh, bên cạnh những kế hoạch và chiến lược phát triển, việc nắm vững các nghĩa vụ pháp lý là yếu tố sống còn. Trong đó, Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những loại thuế quan trọng nhất. Hiểu rõ bản chất và tầm quan trọng của nó sẽ giúp doanh nghiệp bạn không chỉ tuân thủ đúng pháp luật mà còn xây dựng một nền tảng tài chính minh bạch, vững chắc ngay từ những ngày đầu hoạt động.
Thuế Giá Trị Gia Tăng (GTGT) là gì?
Thuế Giá trị gia tăng, thường được gọi là thuế GTGT hay VAT (Value Added Tax), là một loại thuế gián thu. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không phải là người chịu thuế cuối cùng, mà người tiêu dùng cuối cùng mới là người trả khoản thuế này. Doanh nghiệp chỉ đóng vai trò trung gian, thu hộ thuế GTGT từ khách hàng thông qua giá bán sản phẩm, dịch vụ và nộp lại cho ngân sách nhà nước.
Giá trị gia tăng được hiểu là phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Thuế GTGT được tính trên phần giá trị tăng thêm này, không tính trên toàn bộ giá trị hàng hóa. Đây là một trong các loại thuế mà một công ty mới thành lập cần phải nắm rõ.
Tại sao việc kê khai thuế GTGT lại quan trọng ngay từ đầu?
Đối với một công ty mới thành lập, việc kê khai thuế GTGT chính xác và kịp thời mang lại nhiều lợi ích chiến lược:
- Xây dựng uy tín pháp lý: Hoàn thành nghĩa vụ thuế là minh chứng rõ ràng nhất cho thấy doanh nghiệp của bạn hoạt động nghiêm túc, tuân thủ pháp luật. Điều này tạo dựng niềm tin với cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng và các tổ chức tín dụng.
- Quản lý tài chính hiệu quả: Kê khai thuế GTGT giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ dòng tiền đầu vào, đầu ra. Việc hạch toán và lưu trữ hóa đơn, chứng từ một cách khoa học để phục vụ kê khai thuế cũng chính là cách bạn quản lý tài chính nội bộ một cách minh bạch.
- Tối ưu hóa chi phí: Nếu đăng ký đúng phương pháp tính thuế (đặc biệt là phương pháp khấu trừ), doanh nghiệp có thể được hoàn lại hoặc khấu trừ phần thuế GTGT đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào, giúp giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh.
- Tránh các rủi ro tài chính: Việc chậm trễ hoặc kê khai sai có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính, tiền chậm nộp không đáng có, gây ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền và hoạt động kinh doanh non trẻ của bạn.
Các văn bản pháp luật quan trọng cần nắm vững
Để thực hiện đúng quy trình kê khai thuế GTGT, doanh nghiệp cần tham khảo và tuân thủ các quy định trong những văn bản pháp luật cốt lõi sau:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Đây là văn bản pháp lý cao nhất, quy định các nguyên tắc chung về quản lý thuế, bao gồm quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế, thủ tục đăng ký, kê khai, nộp và quyết toán thuế.
- Thông tư 80/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế. Thông tư này có nhiều quy định quan trọng về hồ sơ khai thuế, cách xác định kỳ tính thuế theo quý hay theo tháng đối với doanh nghiệp mới thành lập.
- Thông tư 219/2013/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về thuế GTGT, bao gồm đối tượng chịu thuế, giá tính thuế, thuế suất và đặc biệt là điều kiện áp dụng hai phương pháp tính thuế (khấu trừ và trực tiếp).
Việc nắm vững các quy định chung về khai thuế này là nền tảng để mọi hoạt động kế toán thuế của doanh nghiệp đi đúng hướng ngay từ đầu.
Lựa Chọn ‘Kim Chỉ Nam’: Chọn Phương Pháp Kê Khai Thuế GTGT Phù Hợp
Một trong những quyết định đầu tiên và có ảnh hưởng lớn đến tài chính của doanh nghiệp mới chính là lựa chọn phương pháp kê khai thuế GTGT. Hiện nay, có hai phương pháp chính: phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp. Mỗi phương pháp có điều kiện áp dụng và cách tính khác nhau, phù hợp với các mô hình và quy mô kinh doanh khác nhau. Việc lựa chọn đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và đơn giản hóa công tác kế toán.
Phương pháp khấu trừ – Lựa chọn tối ưu cho sự phát triển
Đây là phương pháp phổ biến nhất và được khuyến khích áp dụng, đặc biệt với các doanh nghiệp có kế hoạch phát triển lâu dài. Nguyên tắc cơ bản của phương pháp này là: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Điều kiện áp dụng phương pháp khấu trừ
Theo quy định, doanh nghiệp mới thành lập được tự nguyện đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Thực hiện hoặc dự kiến thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn.
- Có đăng ký kinh doanh và đang hoạt động.
- Doanh nghiệp mới thành lập từ dự án đầu tư của cơ sở kinh doanh đang hoạt động nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Về cơ bản, hầu hết các loại hình doanh nghiệp được thành lập theo quy định đều có thể đăng ký áp dụng phương pháp này.
Lợi ích vượt trội khi áp dụng phương pháp khấu trừ
- Khấu trừ thuế đầu vào: Đây là lợi ích lớn nhất. Toàn bộ thuế GTGT trên hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định phục vụ cho hoạt động kinh doanh sẽ được khấu trừ vào số thuế đầu ra, giúp giảm số thuế phải nộp.
- Được hoàn thuế: Trong trường hợp số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết lớn hơn một mức nhất định (ví dụ 300 triệu đồng) hoặc trong các trường hợp đặc thù như xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ được hoàn lại số thuế này, tạo ra một nguồn vốn bổ sung.
- Sử dụng hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ): Doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn GTGT, trên đó thể hiện rõ tiền thuế. Điều này tạo sự chuyên nghiệp và là một lợi thế khi làm việc với các đối tác lớn, vì họ cũng cần hóa đơn GTGT để khấu trừ thuế đầu vào của mình.
Phương pháp trực tiếp – Giải pháp đơn giản cho giai đoạn khởi đầu
Phương pháp này đơn giản hơn trong cách tính toán và hạch toán, phù hợp với các doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ kinh doanh, hoặc các doanh nghiệp trong lĩnh vực đặc thù.
Ai nên áp dụng phương pháp trực tiếp?
- Doanh nghiệp, hợp tác xã đang hoạt động có doanh thu hàng năm dưới một tỷ đồng (trừ trường hợp đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ).
- Doanh nghiệp mới thành lập (trừ trường hợp tự nguyện đăng ký phương pháp khấu trừ).
- Hộ, cá nhân kinh doanh.
- Tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam không theo Luật Đầu tư và các tổ chức khác không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn.
- Doanh nghiệp kinh doanh vàng, bạc, đá quý.
Cách tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Có hai cách tính tùy thuộc vào đối tượng:
- Phương pháp trực tiếp trên GTGT: Áp dụng cho hoạt động mua bán, chế tác vàng, bạc, đá quý.
Số thuế GTGT phải nộp = GTGT x Thuế suất 10%
(Trong đó, GTGT = Giá thanh toán bán ra – Giá thanh toán mua vào tương ứng)
- Phương pháp trực tiếp trên doanh thu: Áp dụng cho các đối tượng còn lại.
Số thuế GTGT phải nộp = Doanh thu x Tỷ lệ %
Tỷ lệ % được quy định theo từng ngành nghề, ví dụ:
- Phân phối, cung cấp hàng hoá: 1%
- Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: 5%
- Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hoá, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu: 3%
- Hoạt động kinh doanh khác: 2%
Lưu ý quan trọng: Khi áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và chỉ được sử dụng hóa đơn bán hàng, không phải hóa đơn GTGT.
Bảng so sánh nhanh hai phương pháp: Khấu trừ vs. Trực tiếp
| Tiêu chí | Phương pháp Khấu trừ | Phương pháp Trực tiếp |
|---|---|---|
| Công thức tính thuế | Thuế đầu ra – Thuế đầu vào được khấu trừ | Doanh thu x Tỷ lệ % |
| Thuế đầu vào | Được khấu trừ và hoàn thuế (nếu đủ điều kiện) | Không được khấu trừ, tính vào chi phí |
| Loại hóa đơn sử dụng | Hóa đơn GTGT (Hóa đơn đỏ) | Hóa đơn bán hàng |
| Ưu điểm | Tối ưu chi phí thuế, thể hiện sự chuyên nghiệp, dễ làm việc với đối tác lớn | Đơn giản, dễ tính toán, phù hợp với quy mô nhỏ |
| Nhược điểm | Hệ thống sổ sách, kế toán phức tạp hơn | Không được hoàn thuế, có thể bất lợi khi làm việc với đối tác cần hóa đơn GTGT |
Lời khuyên từ Luật Mai Sơn: Doanh nghiệp mới nên chọn phương pháp nào?
Luật Mai Sơn luôn khuyến khích các doanh nghiệp mới thành lập, đặc biệt là các công ty TNHH hoặc cổ phần có định hướng phát triển rõ ràng, nên đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ ngay từ đầu. Mặc dù công tác kế toán ban đầu có thể đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, nhưng lợi ích về tài chính và cơ hội hợp tác kinh doanh trong dài hạn là vô cùng lớn.
Phương pháp trực tiếp chỉ thực sự phù hợp nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô rất nhỏ, chủ yếu bán lẻ cho người tiêu dùng cuối cùng và không có nhiều chi phí đầu vào có thuế GTGT.
Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Trình Kê Khai Thuế GTGT Lần Đầu (A-Z)
Sau khi đã lựa chọn được phương pháp tính thuế phù hợp, việc tiếp theo là bắt tay vào quy trình kê khai lần đầu. Đây là một trong những việc cần làm ngay sau khi thành lập công ty. Quy trình này bao gồm các bước chuẩn bị về công cụ, đăng ký với cơ quan thuế và thực hiện kê khai trên phần mềm chuyên dụng. Luật Mai Sơn sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước để đảm bảo mọi thao tác đều chính xác.
Bước 1: Chuẩn bị “Hành Trang” cần thiết trước khi kê khai
Trước khi có thể nộp bất kỳ tờ khai nào, doanh nghiệp cần hoàn thiện ba yếu tố nền tảng sau:
Chữ ký số (Token USB) – “Con dấu điện tử” của doanh nghiệp
Chữ ký số là một thiết bị được mã hóa, chứa dữ liệu của doanh nghiệp, có giá trị pháp lý tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật. Nó là công cụ bắt buộc để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước, bao gồm nộp tờ khai thuế, nộp thuế, giao dịch bảo hiểm xã hội, hải quan.
Cách thực hiện: Bạn cần liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (như Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA…) để mua và được hướng dẫn cài đặt.
Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
Việc mở tài khoản ngân hàng cho công ty là bắt buộc để thực hiện nghĩa vụ nộp thuế điện tử. Mọi giao dịch nộp tiền thuế, lệ phí sẽ được thực hiện thông qua tài khoản này. Ngoài ra, đây cũng là công cụ để thực hiện các giao dịch kinh doanh một cách minh bạch.
Cách thực hiện: Người đại diện theo pháp luật mang giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, con dấu và giấy tờ tùy thân đến bất kỳ ngân hàng thương mại nào để làm thủ tục mở tài khoản.
Đăng ký nộp thuế điện tử
Đây là bước liên kết tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp với hệ thống của Tổng cục Thuế, cho phép doanh nghiệp nộp thuế trực tuyến. Thủ tục này được thực hiện trên Cổng Dịch vụ Thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
Cách thực hiện: Bạn cần cắm chữ ký số vào máy tính, truy cập vào Cổng Thuế điện tử, chọn mục Đăng ký và làm theo hướng dẫn. Sau khi đăng ký thành công, bạn cần tải mẫu đăng ký, ký tên, đóng dấu và mang ra ngân hàng nơi mở tài khoản để xác nhận. Để có hướng dẫn chi tiết, bạn có thể tham khảo các bài viết về hướng dẫn đăng ký tài khoản thuế điện tử từ các nguồn uy tín.
Bước 2: Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT với cơ quan thuế
Đối với doanh nghiệp mới thành lập muốn áp dụng phương pháp khấu trừ, việc nộp Tờ khai thuế GTGT Mẫu 01/GTGT đúng hạn được xem như là đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp này. Trước đây, doanh nghiệp cần nộp Mẫu 06/GTGT, nhưng theo các quy định mới, thủ tục đã được đơn giản hóa. Bạn chỉ cần nộp tờ khai GTGT đầu tiên theo phương pháp khấu trừ là đủ.
Nếu doanh nghiệp không nộp tờ khai này, hoặc nộp tờ khai theo phương pháp trực tiếp, cơ quan thuế sẽ mặc định áp dụng phương pháp trực tiếp cho doanh nghiệp bạn.
Bước 3: Cài đặt phần mềm Hỗ Trợ Kê Khai (HTKK)
HTKK là phần mềm miễn phí do Tổng cục Thuế cung cấp, dùng để tạo các tờ khai thuế ở định dạng XML – định dạng duy nhất được chấp nhận khi nộp qua mạng.
Tải và cài đặt phiên bản HTKK mới nhất
Bạn cần truy cập vào website của Tổng cục Thuế (trang gdt.gov.vn) để tìm và tải bộ cài đặt HTKK phiên bản mới nhất. Việc sử dụng phiên bản cũ có thể khiến tờ khai của bạn bị lỗi hoặc không hợp lệ.
Đăng ký thông tin doanh nghiệp trên HTKK
Sau khi cài đặt, bạn mở phần mềm và nhập chính xác mã số thuế của công ty mình. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn điền đầy đủ các thông tin như tên công ty, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý… Hãy đảm bảo các thông tin này trùng khớp hoàn toàn với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Lập Tờ khai thuế GTGT (Mẫu 01/GTGT) trên HTKK
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình. Bạn cần tập hợp tất cả hóa đơn, chứng từ mua vào, bán ra trong kỳ để kê khai.
Hướng dẫn chi tiết cách điền từng chỉ tiêu trên tờ khai 01/GTGT
- Mở phần mềm HTKK, chọn mục “Thuế Giá trị gia tăng”, sau đó chọn “Tờ khai GTGT khấu trừ (01/GTGT)”.
- Chọn kỳ kê khai (Theo quý hoặc tháng) và năm, sau đó nhấn “Đồng ý”.
- [21] – Không phát sinh hoạt động mua, bán trong kỳ: Nếu trong kỳ công ty không có bất kỳ giao dịch nào, chỉ cần tick vào ô này và không cần điền các chỉ tiêu khác.
- [22] – Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang: Vì đây là kỳ đầu tiên, chỉ tiêu này sẽ bằng 0.
- [23] & [24] – Giá trị và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào: Nhập tổng giá trị (chưa thuế) và tổng tiền thuế GTGT trên tất cả các hóa đơn đầu vào hợp lệ trong kỳ.
- [25] – Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này: Phần mềm sẽ tự động tính toán dựa trên chỉ tiêu [24].
- [26] đến [33] – Hàng hóa, dịch vụ bán ra: Phân loại doanh thu và thuế GTGT đầu ra theo từng mức thuế suất (0%, 5%, 10%, không chịu thuế). Nhập tổng doanh thu (chưa thuế) vào cột “Giá trị” và tổng tiền thuế vào cột “Thuế GTGT”.
- [37] & [38] – Điều chỉnh tăng/giảm thuế GTGT còn được khấu trừ: Bỏ trống nếu không có điều chỉnh.
- [40a] – Thuế GTGT phải nộp trong kỳ: Phần mềm tự tính: [40a] = [34] – [25] + [37] – [38]. Nếu kết quả > 0, đây là số tiền thuế bạn phải nộp.
- [41] – Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này: Nếu [25] + [37] – [38] > [34], số chênh lệch sẽ hiện ở đây.
- [43] – Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau: Bằng chỉ tiêu [41]. Số tiền này sẽ được chuyển sang chỉ tiêu [22] của kỳ kê khai tiếp theo.
Trường hợp đặc biệt: Chưa phát sinh doanh thu, đầu vào – Kê khai như thế nào?
Đây là tình huống rất phổ biến. Nếu trong kỳ đầu tiên, công ty bạn chưa có bất kỳ hoạt động mua bán nào, bạn vẫn bắt buộc phải nộp tờ khai thuế GTGT. Cách thực hiện rất đơn giản: trên tờ khai 01/GTGT, bạn chỉ cần đánh dấu tick vào chỉ tiêu [21] – Không phát sinh hoạt động mua, bán trong kỳ. Các chỉ tiêu khác sẽ tự động bằng 0. Sau đó, bạn kết xuất và nộp tờ khai như bình thường.
Bước 5: Nộp Tờ khai Thuế GTGT điện tử qua Cổng Thuế
Sau khi đã hoàn thành tờ khai trên HTKK, bước cuối cùng là nộp nó cho cơ quan thuế.
Kết xuất tờ khai từ HTKK ra file XML
Trong giao diện tờ khai trên HTKK, nhấn nút “Ghi” để lưu lại dữ liệu. Sau đó, nhấn nút “Kết xuất XML” và lưu file này vào một thư mục dễ nhớ trên máy tính của bạn.
Đăng nhập Cổng Dịch vụ Thuế điện tử và nộp tờ khai
- Cắm chữ ký số vào máy tính.
- Truy cập trang thuedientu.gdt.gov.vn.
- Đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp (Tên đăng nhập là mã số thuế, mật khẩu đã được tạo ở Bước 1).
- Vào mục “Khai thuế” -> “Nộp tờ khai XML”.
- Nhấn “Chọn tệp tờ khai” và tìm đến file XML bạn vừa kết xuất.
- Hệ thống sẽ tải file lên, sau đó bạn nhấn “Ký điện tử” và nhập mã PIN của chữ ký số.
- Cuối cùng, nhấn “Nộp tờ khai”.
Cách kiểm tra tình trạng nộp tờ khai thành công
Sau khi nộp, bạn vào mục “Khai thuế” -> “Tra cứu tờ khai”. Tìm kiếm theo ngày nộp, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tờ khai đã nộp. Nếu trạng thái là “Cơ quan thuế đã chấp nhận”, nghĩa là bạn đã hoàn thành nghĩa vụ kê khai của mình cho kỳ đó. Đây là một phần quan trọng trong công việc kế toán của công ty mới thành lập.
Quy trình kê khai ban đầu có thể có nhiều bước và yêu cầu sự chính xác cao. Để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ và đúng luật, việc có một chuyên gia đồng hành là vô cùng quan trọng. Gọi điện ngay cho Luật Mai Sơn để được tư vấn pháp lý miễn phí! Chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn tất các thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Những Câu Hỏi Vàng Doanh Nghiệp Mới Thường Gặp Về Kê Khai Thuế GTGT
Trong giai đoạn đầu hoạt động, các chủ doanh nghiệp thường có rất nhiều thắc mắc xoay quanh nghĩa vụ kê khai thuế. Dưới đây, Luật Mai Sơn đã tổng hợp và giải đáp những câu hỏi phổ biến và quan trọng nhất để giúp bạn tự tin hơn trong việc tuân thủ pháp luật thuế.
Công ty mới thành lập chưa có doanh thu có phải nộp tờ khai thuế GTGT không?
Câu trả lời là CÓ, BẮT BUỘC.
Đây là một trong những hiểu lầm phổ biến nhất của các doanh nghiệp mới. Theo quy định của Luật Quản lý thuế, người nộp thuế phải có nghĩa vụ khai thuế chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng thời hạn. Quy định này áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, không phân biệt đã phát sinh doanh thu hay chưa.
Cách thực hiện: Như đã hướng dẫn ở trên, nếu trong kỳ không phát sinh hoạt động mua vào và bán ra, bạn chỉ cần nộp tờ khai “trắng” bằng cách đánh dấu vào chỉ tiêu [21] trên tờ khai 01/GTGT. Việc không nộp tờ khai đúng hạn, dù là tờ khai trắng, vẫn bị xem là hành vi vi phạm và có thể bị xử phạt hành chính.
Hạn nộp tờ khai thuế GTGT lần đầu tiên là khi nào?
Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT phụ thuộc vào kỳ kê khai của doanh nghiệp (theo quý hay theo tháng).
- Đối với kỳ kê khai theo Quý: Hạn chót là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
- Quý 1 (tháng 1, 2, 3): Hạn nộp là ngày 30/04.
- Quý 2 (tháng 4, 5, 6): Hạn nộp là ngày 31/07.
- Quý 3 (tháng 7, 8, 9): Hạn nộp là ngày 31/10.
- Quý 4 (tháng 10, 11, 12): Hạn nộp là ngày 31/01 của năm sau.
- Đối với kỳ kê khai theo Tháng: Hạn chót là ngày 20 của tháng tiếp theo.
Ví dụ: Công ty A thành lập vào ngày 15/08/2025. Kỳ kê khai đầu tiên của công ty là Quý 3/2025 (tính từ 15/08 đến 30/09). Hạn chót để công ty A nộp tờ khai thuế GTGT cho Quý 3/2025 là ngày 31/10/2025.
Kỳ kê khai thuế GTGT (Theo Quý hay Theo Tháng) được xác định ra sao?
Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, việc xác định kỳ kê khai cho doanh nghiệp mới được quy định như sau:
- Kê khai theo Quý: Áp dụng cho các doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau khi hoạt động đủ 12 tháng, doanh nghiệp sẽ dựa vào doanh thu của năm dương lịch trước đó để xác định kỳ kê khai cho năm tiếp theo. Nếu doanh thu từ 50 tỷ đồng trở xuống thì tiếp tục kê khai theo quý, nếu trên 50 tỷ đồng thì chuyển sang kê khai theo tháng.
- Kê khai theo Tháng: Doanh nghiệp mới có thể lựa chọn kê khai theo tháng nếu tự xác định có doanh thu dự kiến trên 50 tỷ đồng/năm.
Như vậy, hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập sẽ mặc định kê khai thuế GTGT theo Quý.
Nộp chậm tờ khai hoặc kê khai sai sẽ có những rủi ro gì?
Việc tuân thủ thời hạn và tính chính xác là rất quan trọng. Nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro sau:
- Phạt vi phạm hành chính về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế: Mức phạt tăng dần theo số ngày chậm nộp, có thể từ cảnh cáo đến phạt tiền lên tới 25.000.000 đồng.
- Tính tiền chậm nộp: Nếu có số thuế phải nộp nhưng doanh nghiệp nộp chậm, sẽ bị tính tiền chậm nộp với mức 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
- Ấn định thuế: Trong trường hợp nghiêm trọng, nếu doanh nghiệp không nộp hồ sơ khai thuế, cơ quan thuế có quyền ấn định số thuế phải nộp dựa trên các cơ sở dữ liệu của họ.
- Ảnh hưởng đến uy tín: Lịch sử tuân thủ thuế không tốt có thể ảnh hưởng đến việc xếp hạng rủi ro của doanh nghiệp, dẫn đến việc bị thanh tra, kiểm tra thường xuyên hơn.
Hóa đơn đầu vào như thế nào được coi là hợp lệ để khấu trừ?
Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, hóa đơn và chứng từ phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Là hóa đơn GTGT hợp pháp (hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).
- Ghi đầy đủ và đúng các nội dung bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng) đối với các hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 20.000.000 đồng trở lên.
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
Việc kiểm tra kỹ lưỡng tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào là trách nhiệm của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp.
Tối Ưu Hóa Quy Trình Và Tránh Rủi Ro Cùng Dịch Vụ Chuyên Nghiệp
Việc kê khai thuế GTGT ban đầu tuy có thể thực hiện độc lập, nhưng đối với các chủ doanh nghiệp không có chuyên môn sâu về kế toán, quy trình này có thể tốn nhiều thời gian và tiềm ẩn rủi ro sai sót. Hợp tác với một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Luật Mai Sơn là một khoản đầu tư thông minh để đảm bảo sự khởi đầu suôn sẻ và an toàn.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán thuế cho công ty mới thành lập
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì phải tự tìm hiểu, cài đặt phần mềm và vật lộn với các chỉ tiêu trên tờ khai, bạn có thể dành thời gian đó để tập trung vào chiến lược kinh doanh cốt lõi. Chi phí thành lập công ty ban đầu đã bao gồm nhiều khoản, việc thuê ngoài dịch vụ kế toán sẽ hiệu quả hơn là tuyển một nhân viên kế toán toàn thời gian ngay lập tức.
- Đảm bảo tính chính xác và tuân thủ: Các chuyên gia của Luật Mai Sơn luôn cập nhật những quy định thuế mới nhất, đảm bảo hồ sơ của bạn được lập chính xác, nộp đúng hạn, tránh mọi rủi ro về phạt hành chính.
- Tư vấn chiến lược thuế: Chúng tôi không chỉ thực hiện công việc kê khai. Chúng tôi còn tư vấn cho bạn cách tối ưu hóa số thuế phải nộp, cách xây dựng hệ thống chứng từ hợp lệ, và lựa chọn phương pháp tính thuế có lợi nhất cho mô hình kinh doanh của bạn.
- An tâm tuyệt đối: Với sự hỗ trợ của chuyên gia, bạn có thể hoàn toàn yên tâm rằng các nghĩa vụ thuế ban đầu của doanh nghiệp đang được xử lý một cách chuyên nghiệp, giúp bạn tập trung 100% vào việc phát triển kinh doanh.
Luật Mai Sơn – Đồng hành cùng sự khởi đầu thành công của bạn
Tại Luật Mai Sơn, chúng tôi hiểu rằng mỗi doanh nghiệp mới thành lập đều là một hạt mầm cần được chăm sóc và bảo vệ. Dịch vụ của chúng tôi không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành các thủ tục pháp lý, mà còn là sự đồng hành, tư vấn và hỗ trợ bạn trên chặng đường đầu tiên.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ kế toán thuế trọn gói được thiết kế đặc biệt cho các công ty mới thành lập, bao gồm:
- Tư vấn toàn diện về các điều kiện thành lập công ty và các nghĩa vụ thuế ban đầu.
- Thực hiện đăng ký, kê khai thuế GTGT, thuế môn bài, thuế TNDN.
- Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán ban đầu.
- Tư vấn về việc sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số.
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế khi cần thiết.
Bắt đầu một doanh nghiệp là một hành trình đầy thử thách nhưng cũng vô cùng xứng đáng. Đừng để những lo lắng về thủ tục thuế cản bước bạn. Hãy để Luật Mai Sơn trở thành đối tác tin cậy, giúp bạn xử lý mọi vấn đề pháp lý một cách chuyên nghiệp.
Bạn đã sẵn sàng để đơn giản hóa các thủ tục thuế và tập trung phát triển doanh nghiệp của mình chưa?
Hãy nhấc máy và gọi ngay cho Luật Mai Sơn để nhận được sự tư vấn miễn phí và chi tiết nhất. Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu, an toàn và hiệu quả cho sự khởi đầu của bạn.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
1. Công ty mới thành lập có được miễn thuế GTGT không?
Không. Thuế GTGT là thuế gián thu, không có quy định miễn thuế GTGT cho công ty mới thành lập. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên hoạt động (tính từ ngày được cấp mã số thuế đến hết năm đó).
2. Tôi có thể tự nộp tờ khai thuế GTGT mà không cần phần mềm HTKK không?
Không thể. Hiện tại, cơ quan thuế chỉ chấp nhận tờ khai điện tử được kết xuất dưới định dạng file .XML từ phần mềm HTKK chính thức của Tổng cục Thuế. Bạn bắt buộc phải sử dụng phần mềm này.
3. Nếu công ty tôi đăng ký phương pháp trực tiếp, sau này có thể chuyển sang phương pháp khấu trừ được không?
Được. Nếu doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp trực tiếp và sau đó đáp ứng đủ điều kiện của phương pháp khấu trừ (thực hiện đầy đủ sổ sách, hóa đơn, chứng từ), doanh nghiệp có thể gửi thông báo đến cơ quan thuế để xin chuyển đổi phương pháp tính thuế cho năm dương lịch tiếp theo.
4. Hóa đơn đầu vào quên không kê khai trong kỳ này thì có được kê khai bổ sung ở kỳ sau không?
Có. Theo quy định, thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó. Trường hợp quên kê khai, bạn được phép kê khai bổ sung vào bất kỳ kỳ nào sau đó, nhưng phải trước khi cơ quan thuế có quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở.
5. Nếu công ty tôi không có con dấu thì làm sao để nộp hồ sơ đăng ký thuế điện tử với ngân hàng?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không bắt buộc phải có con dấu tròn. Trong trường hợp này, chỉ cần chữ ký của người đại diện theo pháp luật trên tờ khai liên kết với ngân hàng là đủ. Tuy nhiên, để thuận tiện, hầu hết doanh nghiệp vẫn nên khắc con dấu công ty.
6. Mã số thuế của công ty tôi dùng để làm gì trong việc kê khai thuế?
Mã số thuế công ty là mã số định danh duy nhất của doanh nghiệp. Nó được sử dụng để đăng nhập vào phần mềm HTKK, đăng nhập Cổng Dịch vụ Thuế điện tử và là thông tin bắt buộc trên mọi tờ khai, hóa đơn, chứng từ liên quan đến thuế.
7. Tôi có cần nộp thêm bản cứng của tờ khai tại cơ quan thuế không?
Không. Kể từ khi áp dụng giao dịch thuế điện tử, việc nộp tờ khai qua mạng với chữ ký số hợp lệ đã thay thế hoàn toàn việc nộp hồ sơ giấy. Bạn chỉ cần lưu trữ file XML đã nộp thành công để đối chiếu khi cần.
8. Công ty tôi cung cấp dịch vụ cho đối tác ở nước ngoài, vậy kê khai thuế GTGT như thế nào?
Dịch vụ xuất khẩu thường được hưởng thuế suất GTGT 0% nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định (hợp đồng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng…). Bạn cần kê khai doanh thu này vào chỉ tiêu [29] – “Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 0%” trên tờ khai 01/GTGT.
9. Thuê dịch vụ kế toán có giúp tôi tránh được hoàn toàn trách nhiệm về thuế không?
Về mặt pháp luật, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác của các tờ khai thuế. Tuy nhiên, khi bạn sử dụng dịch vụ thành lập công ty và kế toán chuyên nghiệp, các điều khoản trong hợp đồng dịch vụ sẽ quy định rõ trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ trong việc tư vấn và thực hiện đúng quy định, giúp giảm thiểu rủi ro cho bạn đến mức tối đa.
