Chi tiết các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn

Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn bao gồm mua nông lâm thủy sản từ người sản xuất, phế liệu, đất đá tự khai thác và dịch vụ của cá nhân không kinh doanh, được hợp thức bằng Bảng kê 01/TNDN theo Luật TNDN 67/2025/QH15 + NĐ 320/2025/NĐ-CP. Với cam kết minh bạch – trọn gói – đúng luật, Luật Mai Sơn tư vấn hợp pháp hóa chi phí.

1. Nhận Diện Các Khoản Chi Phí Hợp Lý Không Cần Hóa Đơn Theo Quy Định Thuế TNDN Mới Nhất 2026

Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn là những khoản chi thực tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được cơ quan thuế chấp nhận tính vào chi phí được trừ theo Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay NĐ 218/2013) dù không có hóa đơn giá trị gia tăng.

Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt công tác thanh tra, kiểm tra năm 2026, việc nhận diện chính xác loại chi phí nào được phép miễn trừ hóa đơn là bước phòng vệ đầu tiên. Đội ngũ chuyên gia tại Luật Mai Sơn nhận thấy rất nhiều doanh nghiệp đang nhầm lẫn giữa “chi phí không có hóa đơn” và “chi phí bất hợp pháp”.

1.1. Các trường hợp được phép lập bảng kê thay thế hóa đơn

Theo Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay NĐ 218/2013), doanh nghiệp được lập bảng kê thay hóa đơn khi mua nông lâm thủy sản của người trực tiếp sản xuất, mua phế liệu, đất đá cát sỏi tự khai thác hoặc thuê dịch vụ của cá nhân không kinh doanh.

Cụ thể, pháp luật thuế cho phép doanh nghiệp sử dụng Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật ký xác nhận đối với các nhóm đối tượng sau:

• Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra (Ví dụ: Mua rau củ quả của nông dân, mua cá của ngư dân).
• Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.
• Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
• Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra (Ví dụ: Thuê cá nhân dọn dẹp văn phòng, thuê nhà của cá nhân có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế — ngưỡng doanh thu chịu thuế của HKD/cá nhân kinh doanh đã được nâng lên 1 tỷ đồng/năm từ 01/01/2026 theo Luật 149/2025/QH15 sửa Luật GTGT, kết hợp Nghị quyết 198/2025/QH15).

1.2. Bảng so sánh bản chất các loại chi phí tính thuế

Bảng đối chiếu dưới đây giúp phân định rõ ràng tiêu chuẩn chứng từ giữa chi phí thông thường và chi phí đặc thù, hỗ trợ kế toán viên đưa ra quyết định hạch toán chuẩn xác.

2. Hướng Dẫn Lập Bảng Kê Và Chứng Từ Hợp Lệ Cho Các Khoản Chi Phí Hợp Lý Không Cần Hóa Đơn

Để hợp thức hóa các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn, kế toán doanh nghiệp bắt buộc phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ kèm theo chứng từ thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản cho người bán theo đúng quy định pháp luật.

Quy trình chuẩn bị hồ sơ chứng từ không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ và tính khớp đúng về mặt thời gian. Dưới đây là quy trình 3 bước chuẩn hóa hồ sơ do Luật Mai Sơn đúc kết từ thực tiễn bảo vệ thành công hàng trăm doanh nghiệp trước các kỳ thanh tra thuế.

3. Chiến Thuật Kế Toán Giúp Tối Ưu Hóa Các Khoản Chi Phí Hợp Lý Không Cần Hóa Đơn An Toàn

Chiến thuật tối ưu hóa các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn đòi hỏi doanh nghiệp phải đồng bộ hóa hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán và căn cước công dân của người bán để chứng minh tính có thực của giao dịch trước cơ quan thuế.

Việc đưa chi phí vào sổ sách không khó, cái khó là làm sao để bảo vệ được khoản chi đó khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Tại Luật Mai Sơn, chúng tôi luôn tư vấn cho khách hàng áp dụng nguyên tắc “Thực chất trọng hơn hình thức”.

3.1. Đảm bảo tính logic của tỷ lệ hao phí nguyên vật liệu

Tính logic của tỷ lệ hao phí nguyên vật liệu là việc khối lượng nông sản, phế liệu thu mua trên Bảng kê 01/TNDN phải tương xứng với định mức sản xuất và doanh thu bán ra thực tế của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.

Nếu doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ mỹ nghệ nhưng lại lập bảng kê thu mua hàng chục tấn rơm rạ mà không giải trình được mục đích sử dụng, cơ quan thuế chắc chắn sẽ gạt bỏ khoản chi này. Mọi khoản thu mua phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra doanh thu.

Sai lầm phổ biến nhất của 80% doanh nghiệp khi lập Bảng kê 01/TNDN là sử dụng danh sách Căn cước công dân ảo hoặc mượn thông tin người thân không hề có hoạt động canh tác, thu gom thực tế. Khi cơ quan thuế xác minh chéo tại địa phương, hành vi này lập tức bị khép vào tội trốn thuế với mức phạt từ 1 đến 3 lần số thuế gian lận.

— Luật sư Vũ Hoàng Long, Giám đốc Công ty Luật TNHH Mai Sơn

3.2. Chú ý nghĩa vụ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN phát sinh khi doanh nghiệp chi trả tiền công, tiền thù lao cho cá nhân không ký hợp đồng lao động từ 2.000.000 VNĐ/lần trở lên, bắt buộc phải khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập.

Đối với trường hợp mua tài sản, hàng hóa của cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp không phải khấu trừ thuế. Nhưng nếu đó là chi phí thuê dịch vụ (như bốc vác, dọn dẹp, sửa chữa lặt vặt), kế toán phải hết sức cẩn trọng. Nếu cá nhân có thu nhập ước tính chưa đến mức phải nộp thuế, hãy yêu cầu họ làm Bản cam kết (Mẫu 08/CK-TNCN) ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC để doanh nghiệp có cơ sở tạm thời không khấu trừ 10% thuế.

4. Cảnh Báo 3 Sai Lầm Chết Người Khi Kê Khai Các Khoản Chi Phí Hợp Lý Không Cần Hóa Đơn

Ba sai lầm nghiêm trọng nhất khi xử lý các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn bao gồm: lạm dụng lập bảng kê khống, thiếu chứng từ thanh toán hợp lệ và mua hàng của cá nhân kinh doanh nhưng lại hạch toán theo diện cá nhân không kinh doanh.

Ranh giới giữa việc vận dụng luật để tối ưu chi phí và hành vi gian lận thuế là rất mong manh. Dưới đây là những rủi ro pháp lý kinh điển mà Luật Mai Sơn thường xuyên phải giải quyết để “cứu bàn thua” cho các doanh nghiệp khách hàng.

5. Giải Đáp FAQ Chuyên Sâu Cùng Luật Sư Vũ Hoàng Long

Hệ thống giải đáp FAQ chuyên sâu dưới đây cung cấp các hướng dẫn pháp lý thực chiến từ Luật sư Vũ Hoàng Long, giúp chủ doanh nghiệp xử lý triệt để các vướng mắc liên quan đến chứng từ kế toán và quy định thuế hiện hành năm 2026.

1. Công ty tôi thuê nhà của một bác lớn tuổi làm kho xưởng với giá 8 triệu/tháng, bác ấy không có hóa đơn thì tôi phải làm sao để đưa vào chi phí hợp lý?

Chào bạn, với mức thuê 8 triệu/tháng, tổng doanh thu năm của bác chủ nhà là 96 triệu đồng — thấp hơn rất nhiều so với ngưỡng chịu thuế hiện hành (1 tỷ đồng/năm theo Luật 149/2025/QH15 sửa Luật GTGT và Nghị quyết 198/2025/QH15, áp dụng từ 01/01/2026). Do đó, bác ấy không phải nộp thuế và không cần lên cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ. Để đưa vào chi phí hợp lý, công ty bạn chỉ cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê nhà, CCCD của chủ nhà, Biên bản bàn giao tài sản và Chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi) hàng tháng là hoàn toàn hợp lệ.

2. Chúng tôi hay mua rau củ quả trực tiếp từ nông dân ở chợ đầu mối để nấu ăn ca cho công nhân, vậy cứ lập bảng kê là được trừ thuế đúng không luật sư?

Chính xác. Việc mua nông sản trực tiếp từ người nông dân sản xuất bán ra thuộc đối tượng được lập Bảng kê 01/TNDN. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý phải xin được bản sao CCCD của người bán và yêu cầu họ ký nhận tiền vào Phiếu chi. Đồng thời, khoản chi phí nấu ăn ca này phải được quy định rõ trong Hợp đồng lao động hoặc Thỏa ước lao động tập thể của công ty thì mới đảm bảo tính hợp lý 100%.

3. Tôi lỡ thanh toán tiền mặt 25 triệu cho một cá nhân cung cấp dịch vụ dọn dẹp văn phòng sau xây dựng, giờ làm bảng kê có được tính là chi phí hợp lý không?

Theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay NĐ 218/2013 cũ), đối với các khoản chi thu mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh được phép lập Bảng kê, pháp luật không bắt buộc cứng nhắc điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo ngưỡng áp dụng cho hóa đơn GTGT (5 triệu đồng theo NĐ 181/2025/NĐ-CP). Do đó, khoản chi 25 triệu bằng tiền mặt này vẫn được chấp nhận nếu bạn có Bảng kê, Hợp đồng giao khoán việc, CCCD người dọn dẹp và Phiếu chi. Tuy nhiên, bạn nhớ phải khấu trừ 10% thuế TNCN (2,5 triệu đồng) trước khi trả tiền nhé.

4. Hồ sơ chứng minh chi phí tiền lương, tiền công cho lao động thời vụ không có hóa đơn gồm những tài liệu gì?

Chi phí tiền lương không yêu cầu hóa đơn nhưng cần bộ hồ sơ nhân sự chặt chẽ. Căn cứ theo Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14) và pháp luật thuế, hồ sơ bao gồm: Hợp đồng lao động thời vụ (dưới 1 tháng) hoặc Hợp đồng giao khoán; Bản sao CCCD của người lao động; Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương có chữ ký nhận tiền; và Bản cam kết Mẫu 08/CK-TNCN (nếu thu nhập chưa đến mức nộp thuế để miễn khấu trừ 10%).

5. Mức phạt đối với hành vi lập khống bảng kê thu mua hàng hóa để trốn thuế TNDN hiện nay là bao nhiêu?

Theo Luật Quản lý thuế hiện hành, hành vi lập khống chứng từ (bao gồm Bảng kê thu mua) để làm giảm số thuế phải nộp bị coi là hành vi trốn thuế. Tùy theo tính chất và tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 1 lần đến 3 lần số tiền thuế trốn. Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị buộc nộp đủ số tiền thuế trốn và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước.

Việc quản trị các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về Luật Thuế và kỹ năng xử lý chứng từ thực chiến. Luật Mai Sơn tự hào là điểm tựa pháp lý vững chắc, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp rà soát sổ sách, loại bỏ rủi ro và tối ưu hóa lợi ích tài chính một cách an toàn, minh bạch nhất.