Chi phí đăng ký đấu thầu qua mạng theo Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 (hiệu lực 01/01/2024) và Nghị định 24/2024/NĐ-CP (sửa đổi bởi NĐ 17/2025/NĐ-CP): phí đăng ký 330.000đ/lần + phí duy trì 330.000đ/năm + phí nộp HSDT 330.000đ/gói + phí trúng thầu 0,022% giá trúng thầu (tối đa 2,2 triệu). Thanh toán trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (muasamcong.mpi.gov.vn) bằng chữ ký số công cộng. Với cam kết minh bạch – trọn gói – đúng luật, Luật Mai Sơn tư vấn đấu thầu trọn gói.
1. Chi Phí Đăng Ký Đấu Thầu Qua Mạng Được Quy Định Thế Nào? Phân Tích Cơ Sở Pháp Lý Cốt Lõi
Chi phí đăng ký đấu thầu qua mạng là khoản thu bắt buộc đối với nhà thầu, nhà đầu tư khi tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, bao gồm phí đăng ký lần đầu 330.000 VNĐ và phí duy trì hàng năm 330.000 VNĐ, căn cứ theo Thông tư hiện hành của Bộ Tài chính (trước đây là Bộ Kế hoạch và Đầu tư).
Kể từ khi Luật Đấu thầu 2023 chính thức đi vào thực tiễn và Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (e-GP) phiên bản mới được vận hành toàn diện, việc quản lý tài khoản và chi phí của nhà thầu đã trở nên khắt khe hơn. Theo kinh nghiệm tư vấn pháp lý doanh nghiệp của Luật Mai Sơn, các khoản chi phí này không nhằm mục đích thu ngân sách mà chủ yếu để duy trì, vận hành và bảo mật cơ sở dữ liệu khổng lồ của hệ thống đấu thầu điện tử.
Để Quý khách hàng dễ dàng hình dung và chuẩn bị ngân sách, chúng tôi đã tổng hợp các loại chi phí cơ bản mà một nhà thầu hoặc nhà đầu tư phải nộp khi tham gia đấu thầu qua mạng trong năm 2026:
| Loại chi phí | Mức thu (Đã bao gồm VAT) | Thời hạn nộp | Đối tượng áp dụng |
|---|---|---|---|
| Phí đăng ký tham gia hệ thống | 330.000 VNĐ/lần | Nộp 01 lần duy nhất khi duyệt tài khoản | Nhà thầu, Nhà đầu tư mới |
| Phí duy trì tên miền, hồ sơ | 330.000 VNĐ/năm | Trước ngày 31/03 hàng năm | Mọi tài khoản đang hoạt động |
| Phí nộp hồ sơ dự thầu (HSDT) | 330.000 VNĐ/gói thầu | Ngay khi nộp HSDT thành công | Nhà thầu nộp HSDT độc lập/liên danh |
| Phí nhà thầu trúng thầu | 0,022% giá trúng thầu (Tối đa 2.200.000 VNĐ) | Trong vòng 30 ngày kể từ ngày đăng kết quả | Nhà thầu được phê duyệt trúng thầu |
2. Quy Trình Nộp Chi Phí Đăng Ký Đấu Thầu Qua Mạng: Bản Đồ Hành Trình Dành Cho Nhà Thầu
Quy trình nộp chi phí đăng ký đấu thầu qua mạng gồm 3 bước cơ bản: tạo tài khoản trên Hệ thống e-GP, xác nhận thông tin chứng thư số công cộng và thực hiện thanh toán trực tuyến qua cổng thanh toán điện tử hoặc chuyển khoản ngân hàng trong vòng 14 ngày làm việc.
Sự chuyển đổi số mạnh mẽ trong năm 2026 đòi hỏi các doanh nghiệp phải thao tác chuẩn xác trên môi trường điện tử. Tại Luật Mai Sơn, chúng tôi luôn hướng dẫn khách hàng thực hiện tuần tự theo cấu trúc chuẩn hóa sau đây để hồ sơ được Trung tâm Đấu thầu qua mạng quốc gia phê duyệt nhanh nhất.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và chứng thư số công cộng
Bước chuẩn bị hồ sơ yêu cầu nhà thầu phải sở hữu chứng thư số công cộng hợp lệ và bản scan Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo mọi thông tin trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia trước khi tải lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Khác với giai đoạn trước đây sử dụng chứng thư số chuyên dùng, hiện nay nhà thầu bắt buộc phải sử dụng chứng thư số công cộng (như Viettel-CA, VNPT-CA, BKAV-CA) đang dùng để kê khai thuế. Quý khách cần cài đặt phần mềm VNEGP Client Agent trên máy tính để hệ thống có thể đọc được chữ ký số này.
Bước 2: Khai báo thông tin trên Hệ thống e-GP
Việc khai báo thông tin trên Hệ thống e-GP yêu cầu người đại diện hợp pháp điền chính xác mã số thuế, thông tin tài khoản ngân hàng và đính kèm hồ sơ năng lực theo biểu mẫu điện tử được tích hợp sẵn trên giao diện phần mềm đấu thầu.
Nhà thầu truy cập vào địa chỉ muasamcong.mpi.gov.vn, chọn mục Đăng ký và điền các trường thông tin bắt buộc. Lưu ý, khi hệ thống yêu cầu tải lên Giấy ủy quyền (nếu người thực hiện không phải là người đại diện theo pháp luật), Quý khách cần sử dụng văn bản ủy quyền hợp lệ, có đóng dấu mộc đỏ của doanh nghiệp.
Bước 3: Thanh toán chi phí và nhận kết quả phê duyệt
Thanh toán chi phí đăng ký đấu thầu qua mạng được thực hiện thông qua mã thanh toán do hệ thống sinh ra, nhà thầu tiến hành nộp 330.000 VNĐ qua ứng dụng ngân hàng và nhận thông báo phê duyệt tài khoản qua email trong 2 ngày làm việc.
Sau khi hoàn tất khai báo, hệ thống sẽ cấp một Mã thanh toán (Payment Code) và Mã hóa đơn. Nhà thầu có thể quét mã QR qua ứng dụng Mobile Banking hoặc chuyển khoản chính xác số tiền vào tài khoản của Trung tâm Đấu thầu qua mạng quốc gia. Trạng thái tài khoản sẽ chuyển sang Đã phê duyệt khi giao dịch được ghi nhận thành công.
3. Bí Kíp Tối Ưu Chi Phí Đăng Ký Đấu Thầu Qua Mạng Và Kinh Nghiệm Thực Chiến Từ Chuyên Gia
Bí kíp tối ưu chi phí đăng ký đấu thầu qua mạng đòi hỏi doanh nghiệp phải đồng bộ chứng thư số, nộp phí duy trì trước ngày 31 tháng 3 hàng năm và sử dụng tính năng thanh toán tự động để tránh rủi ro bị khóa tài khoản ngay trước thời điểm đóng thầu.
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng chỉ cần nộp phí đăng ký ban đầu là có thể sử dụng tài khoản vĩnh viễn. Tuy nhiên, thực tế vận hành đấu thầu điện tử lại có những nguyên tắc ngầm mà nếu không nắm rõ, nhà thầu sẽ phải trả giá bằng chính cơ hội kinh doanh của mình. Đội ngũ chuyên viên pháp lý của Luật Mai Sơn khuyến nghị Quý khách hàng cần đặc biệt lưu tâm đến việc quản trị tài khoản e-GP.
Sai lầm phổ biến nhất của 65% nhà thầu mới là quên nộp phí duy trì tên miền hàng năm 330.000 VNĐ trước ngày 31/03. Hệ quả là tài khoản bị khóa tự động, khiến doanh nghiệp lỡ mất cơ hội nộp hồ sơ dự thầu cho các gói thầu hàng chục tỷ đồng chỉ vì một khoản phí rất nhỏ.
— Luật sư Vũ Hoàng Long, Giám đốc Công ty Luật TNHH Mai Sơn
Bên cạnh đó, một mẹo nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích là việc hạch toán kế toán. Căn cứ theo hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, khoản tiền bán hồ sơ thầu (nếu doanh nghiệp đóng vai trò bên mời thầu) sau khi bù trừ với chi phí đấu thầu, nếu còn thừa sẽ được kế toán giảm chi phí đầu tư xây dựng. Điều này giúp tối ưu hóa báo cáo tài chính cho các dự án lớn.
💡 Mẹo Quản Trị Tài Khoản Đấu Thầu Dành Cho Giám Đốc
Hãy giao nhiệm vụ quản lý chứng thư số và tài khoản e-GP cho một nhân sự chuyên trách (thường là Kế toán trưởng hoặc Trưởng phòng Đấu thầu). Cài đặt lịch nhắc nhở tự động vào ngày 01/03 hàng năm để tiến hành nộp phí duy trì. Đồng thời, luôn kiểm tra trạng thái chứng thư số công cộng; nếu chứng thư số hết hạn, tài khoản đấu thầu cũng sẽ không thể thực hiện thao tác ký số hồ sơ dự thầu, dẫn đến việc bị loại đáng tiếc.
4. Phân Tích Rủi Ro Và Các Sai Lầm Khi Đóng Chi Phí Đăng Ký Đấu Thầu Qua Mạng
Rủi ro lớn nhất khi chậm nộp chi phí đăng ký đấu thầu qua mạng là tài khoản bị vô hiệu hóa, dẫn đến mất tư cách hợp lệ của nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu 2023, đồng thời doanh nghiệp có thể lỡ mất cơ hội trúng các gói thầu giá trị cao.
Theo dữ liệu từ các báo cáo thanh tra chuyên ngành, việc không tuân thủ các quy định về đấu thầu không chỉ làm mất cơ hội kinh doanh mà còn kéo theo các chế tài xử phạt hành chính nặng nề. Dù việc nộp phí chỉ là một thủ tục nhỏ, nhưng nó phản ánh tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
⚠ Cảnh Báo Các Rủi Ro Pháp Lý Kinh Điển
- Chuyển khoản sai cú pháp: Hệ thống e-GP ghi nhận thanh toán tự động thông qua Mã thanh toán. Rất nhiều kế toán viên có thói quen ghi nội dung chuyển khoản theo ý hiểu cá nhân (ví dụ: Công ty A nộp tiền đấu thầu) thay vì nhập đúng đoạn mã hệ thống cung cấp. Hậu quả là tiền đã trừ trong tài khoản ngân hàng nhưng hệ thống đấu thầu không ghi nhận, tài khoản vẫn ở trạng thái chưa thanh toán.
- Rủi ro vi phạm hành chính trong đấu thầu: Căn cứ Nghị định 88/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đấu thầu (thay thế Nghị định 122/2021/NĐ-CP), các hành vi không tuân thủ quy định về thời gian, không cung cấp đầy đủ thông tin trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia có thể bị phạt tiền từ 15.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ. Việc tài khoản bị khóa do nợ phí duy trì có thể dẫn đến việc chậm trễ đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu (đối với bên mời thầu), trực tiếp vi phạm quy định này.
- Mất tư cách hợp lệ tại thời điểm đóng thầu: Luật sư Vũ Hoàng Long nhấn mạnh, Điều 5 Luật Đấu thầu 2023 quy định nhà thầu phải có tên trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trước khi phê duyệt kết quả. Nếu tại thời điểm mở thầu, tài khoản của Quý khách đang bị tạm khóa do nợ phí, toàn bộ công sức chuẩn bị hồ sơ dự thầu sẽ đổ sông đổ biển vì nhà thầu bị đánh giá là không hợp lệ.
5. Giải Đáp FAQ Chuyên Sâu Cùng Luật Sư Vũ Hoàng Long
Giải đáp các thắc mắc chuyên sâu về chi phí đăng ký đấu thầu qua mạng giúp nhà thầu nắm vững quy định tài chính, tránh các lỗi kỹ thuật trên Hệ thống e-GP và đảm bảo tư cách hợp lệ khi tham gia dự thầu trong năm tài chính 2026.
1. Công ty tôi mới thành lập năm 2026, muốn tham gia đấu thầu mua sắm hàng hóa thì tổng chi phí đăng ký ban đầu là bao nhiêu?
Đối với doanh nghiệp mới hoàn toàn, Quý khách chỉ cần nộp khoản phí đăng ký tham gia hệ thống lần đầu là 330.000 VNĐ (đã bao gồm thuế GTGT). Khoản phí này nộp 01 lần duy nhất. Sau khi tài khoản được phê duyệt, Quý khách có thể bắt đầu tìm kiếm gói thầu. Đến năm tiếp theo, công ty mới phải nộp thêm phí duy trì hàng năm.
2. Tôi lỡ quên đóng phí duy trì tài khoản đấu thầu qua mạng năm nay, bây giờ tài khoản báo lỗi không nộp được hồ sơ dự thầu thì phải xử lý thế nào?
Trường hợp này rất phổ biến. Khi nợ phí duy trì quá hạn (sau 31/03), hệ thống sẽ tự động tạm khóa tài khoản. Để mở lại, Quý khách chỉ cần đăng nhập vào hệ thống, truy cập mục Thanh toán điện tử, tạo mã thanh toán cho khoản nợ phí duy trì 330.000 VNĐ và tiến hành chuyển khoản. Hệ thống sẽ tự động mở khóa tài khoản trong vòng 15-30 phút sau khi nhận được tiền.
3. Chúng tôi đang dùng chứng thư số của Viettel CA cho khai báo thuế, vậy có dùng luôn để đăng ký đấu thầu qua mạng được không hay phải mua mới?
Quý khách hoàn toàn có thể sử dụng luôn chứng thư số Viettel CA đang dùng cho việc kê khai thuế để đăng ký và ký số trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Từ khi hệ thống e-GP mới đi vào hoạt động, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã cho phép tích hợp chứng thư số công cộng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua sắm thiết bị Token mới.
4. Chi phí nộp hồ sơ dự thầu qua mạng hiện nay được tính như thế nào đối với các gói thầu chia thành nhiều lô?
Theo quy định hiện hành, chi phí nộp hồ sơ dự thầu là 330.000 VNĐ cho một lần nộp thành công đối với một gói thầu. Trong trường hợp gói thầu được chia thành nhiều lô độc lập, nếu nhà thầu tham gia dự thầu nhiều lô trong cùng một gói thầu đó thì vẫn chỉ phải nộp mức phí là 330.000 VNĐ, không nhân lên theo số lượng lô.
5. Hóa đơn điện tử cho các khoản chi phí đấu thầu qua mạng được xuất vào thời điểm nào và lấy ở đâu?
Trung tâm Đấu thầu qua mạng quốc gia sẽ xuất hóa đơn điện tử và gửi về địa chỉ email mà nhà thầu đã đăng ký trên hệ thống trong vòng 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày giao dịch thanh toán thành công. Quý khách cũng có thể chủ động đăng nhập vào hệ thống e-GP, vào phần Quản lý hóa đơn để tải bản thể hiện của hóa đơn điện tử về lưu trữ cho bộ phận kế toán.
Việc nắm vững và tuân thủ các quy định về tài chính trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia là chìa khóa giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru. Với vai trò là điểm tựa pháp lý vững chắc, Luật Mai Sơn luôn sẵn sàng đồng hành, tháo gỡ mọi vướng mắc pháp lý, giúp Quý khách hàng tối ưu hóa chi phí và tự tin chinh phục mọi dự án đấu thầu.
Tài liệu tham khảo
- Nghị định 88/2025/NĐ-CP — thuvienphapluat.vn
Nguồn tham chiếu được trích từ các văn bản pháp luật và cổng thông tin chính thức. Để được tư vấn cho trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ Luật Mai Sơn.
Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo tại thời điểm đăng tải và có thể thay đổi theo quy định của pháp luật hiện hành. Để được tư vấn chính xác cho trường hợp cụ thể, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư của chúng tôi. Chúng tôi cam kết bảo mật thông tin và chi phí minh bạch, không phát sinh.
