Chi phí được trừ khi tính thuế TNCN bao gồm: (1) giảm trừ gia cảnh: 15,5 triệu/tháng cho bản thân + 6,2 triệu/tháng/người phụ thuộc theo NQ 110/2025/UBTVQH15 áp dụng từ kỳ tính thuế 2026; (2) bảo hiểm bắt buộc (BHXH/BHYT/BHTN); (3) đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học; (4) đối với HKD/cá nhân kinh doanh kê khai theo NĐ 68/2026/NĐ-CP — chi phí thực tế có hóa đơn hợp pháp. Căn cứ Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026). Với cam kết minh bạch – trọn gói – đúng luật, Luật Mai Sơn tư vấn quyết toán TNCN trọn gói.
1. Các Loại Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNCN: Hệ Thống Văn Bản Pháp Quy Mới Nhất 2026
Chi phí được trừ khi tính thuế TNCN bao gồm các khoản giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, đóng góp từ thiện và chi phí sản xuất kinh doanh thực tế có đủ hóa đơn chứng từ, căn cứ Điều 9 và Điều 19 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (số 109/2025/QH15) (ban hành 10/12/2025, hiệu lực 01/7/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026; mức GTGC mới 15,5tr/6,2tr áp dụng từ 01/01/2026 theo NQ 110/2025/UBTVQH15) và Nghị định 68/2026/NĐ-CP hướng dẫn.
Theo kinh nghiệm thực tế của Luật Mai Sơn, việc xác định đúng các khoản chi phí này đòi hỏi sự am hiểu tường tận về sự giao thoa giữa Luật Thuế TNCN 2025 và Luật Thuế TNDN 2025 (đối với cá nhân kinh doanh). Căn cứ theo Luật TNCN 2025 và Nghị định 68/2026/NĐ-CP, các khoản chi được trừ phải đảm bảo tính thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động tạo ra thu nhập. Cụ thể, đối với cá nhân kinh doanh phương pháp kê khai (sau khi Nghị quyết 198/2025/QH15 bãi bỏ thuế khoán từ 01/01/2026), các nhóm chi phí bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, tiền lương, khấu hao tài sản cố định và lãi vay ngân hàng phục vụ sản xuất.
Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, các khoản “chi phí” được hiểu là các khoản giảm trừ (Deductions). Theo NQ 110/2025/UBTVQH15 (ngày 17/10/2025) áp dụng từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ gia cảnh đã được nâng lên 15.500.000 VNĐ/tháng cho bản thân người nộp thuế và 6.200.000 VNĐ/tháng cho mỗi người phụ thuộc (tăng so với mức 11 và 4,4 triệu trước đây tại NQ 954/2020/UBTVQH14). Việc trích dẫn nguồn cụ thể từ Luật TNCN 2025 là bắt buộc khi thực hiện quyết toán để tránh bị cơ quan thuế bác bỏ các khoản chi không hợp lệ.
| Tiêu chí | Cá nhân có tiền lương, tiền công | Cá nhân kinh doanh (Hộ kinh doanh) |
|---|---|---|
| Bản chất chi phí | Các khoản giảm trừ định mức | Chi phí thực tế phát sinh theo hóa đơn |
| Chứng từ yêu cầu | Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc | Hóa đơn điện tử, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Mức giảm trừ bản thân | 15.500.000 VNĐ/tháng (Luật TNCN 2025) | Tính theo thu nhập chịu thuế sau chi phí |
| Cơ sở pháp lý | Luật Thuế TNCN 2025 (số 109/2025/QH15) | Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019 |
2. Quy Trình Xác Định Và Kê Khai Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNCN Theo Đúng Quy Định
Quy trình xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNCN bắt đầu từ việc tập hợp hóa đơn hợp pháp, phân loại chi phí theo quy định của Thông tư 111/2013/TT-BTC (các nội dung còn hiệu lực với Luật TNCN 2025) và thực hiện kê khai trên tờ khai quyết toán thuế mẫu 05/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Sau khi phân tích dữ liệu từ hàng ngàn hồ sơ quyết toán tại Luật Mai Sơn, chúng tôi nhận thấy bước chuẩn bị chứng từ là quan trọng nhất. Theo Luật GTGT 2024 (số 48/2024/QH15) và Nghị định 181/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/7/2025, giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (giảm từ ngưỡng cũ 20 triệu) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính là chi phí hợp lý. Điều này áp dụng nghiêm ngặt cho cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Bước 1: Tập hợp và kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn
Cá nhân cần thu thập toàn bộ hóa đơn điện tử (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP), chứng từ chi tiền lương, bảo hiểm và các khoản đóng góp nhân đạo trong kỳ tính thuế năm 2026.
Các hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ thông tin mã số thuế, tên người mua và nội dung hàng hóa dịch vụ phù hợp với hoạt động kinh doanh. Đối với cá nhân làm công ăn lương, cần chuẩn bị Bản đăng ký người phụ thuộc (Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN) ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Bước 2: Phân loại chi phí được trừ và chi phí không được trừ
Thực hiện bóc tách các khoản chi không tương ứng với doanh thu hoặc vượt mức khống chế theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 áp dụng tương tự cho cá nhân kinh doanh phương pháp kê khai.
Lưu ý các khoản chi biếu tặng khách hàng, chi quảng cáo tiếp thị phải nằm trong hạn mức cho phép. Các khoản tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế tuyệt đối không được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNCN.
Bước 3: Thực hiện kê khai quyết toán thuế
Sử dụng phần mềm HTKK hoặc cổng dịch vụ công của Tổng cục Thuế để điền dữ liệu vào tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2026 (Mẫu 05/QTT-TNCN).
Tại bước này, Luật Mai Sơn khuyến nghị khách hàng kiểm tra kỹ các chỉ tiêu về tổng thu nhập chịu thuế và tổng các khoản giảm trừ để đảm bảo số thuế phải nộp là chính xác nhất, tránh rủi ro bị truy thu và phạt chậm nộp 0,03%/ngày theo Điều 59 Luật QLT 2019.
3. Bí Kíp Thực Chiến Để Tối Ưu Hóa Các Khoản Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNCN
Bí kíp tối ưu chi phí được trừ khi tính thuế TNCN nằm ở việc tận dụng tối đa các khoản giảm trừ gia cảnh 6,2 triệu/tháng/người cho người phụ thuộc không giới hạn số lượng theo Luật TNCN 2025 và chuyển đổi các khoản phụ cấp thành phúc lợi không tính thuế.
Theo kinh nghiệm thực tế của đội ngũ chuyên viên pháp lý tại Luật Mai Sơn, nhiều cá nhân thường bỏ lỡ các khoản giảm trừ đóng góp từ thiện, nhân đạo. Các khoản này nếu có chứng từ từ các tổ chức được nhà nước cấp phép sẽ được trừ trực tiếp vào thu nhập trước khi tính thuế theo Điều 19 Luật TNCN 2025. Ngoài ra, đối với cá nhân kinh doanh, việc hạch toán đúng chi phí lãi vay phục vụ sản xuất kinh doanh theo lãi suất thực tế của tổ chức tín dụng là một “đòn bẩy” tài chính hiệu quả để giảm số thuế TNCN phải nộp.
Sai lầm của 60% cá nhân tự quyết toán thuế là không lưu trữ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho mọi giao dịch theo Luật Thuế GTGT 2024 số 48/2024/QH15 hiệu lực từ 01/07/2025 (đã bãi bỏ ngưỡng 20 triệu đồng – mọi giao dịch đều phải có chứng từ chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT). Trong năm 2026, cơ quan thuế sẽ siết chặt việc đối soát dữ liệu hóa đơn điện tử, khiến các khoản chi không đủ điều kiện bị loại bỏ ngay lập tức.
— Luật sư Vũ Hoàng Long, Giám đốc Công ty Luật TNHH Mai Sơn
Một mẹo quan trọng khác mà Luật sư Vũ Hoàng Long thường tư vấn cho các chủ doanh nghiệp là việc tách bạch rõ ràng giữa chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh. Các khoản chi như tiền điện, nước, điện thoại tại địa điểm kinh doanh nếu đứng tên cá nhân nhưng phục vụ mục đích sản xuất vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu có đủ hồ sơ chứng minh và thanh toán qua ngân hàng theo Luật GTGT 2024.
4. Những Sai Lầm Phổ Biến Khi Xác Định Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNCN Và Cách Khắc Phục
Sai lầm phổ biến nhất là kê khai chi phí không tương ứng với doanh thu, sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn hoặc không đăng ký người phụ thuộc đúng thời hạn quy định của Luật Quản lý thuế 2019 (số 38/2019/QH14).
Nhiều khách hàng khi tìm đến Luật Mai Sơn đã gặp rắc rối vì đưa tiền lương của chủ hộ kinh doanh vào chi phí được trừ. Căn cứ theo Luật TNDN 2025 (số 67/2025/QH15) và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thay thế NĐ 218/2013/NĐ-CP), tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ hộ kinh doanh không được tính vào chi phí được trừ vì đây là phần thu nhập sau thuế của chính họ. Việc cố tình đưa khoản này vào sẽ dẫn đến hành vi khai sai và bị phạt từ 20% số tiền thuế khai thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
⚠ Cảnh Báo Rủi Ro Pháp Lý Về Chứng Từ
- Hóa đơn bất hợp pháp: Việc mua bán hóa đơn để tăng chi phí được trừ khi tính thuế TNCN là hành vi vi phạm pháp luật hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017). Cơ quan thuế hiện nay sử dụng AI để truy quét các chuỗi hóa đơn ảo.
- Thiếu chứng từ đóng bảo hiểm: Các khoản bảo hiểm bắt buộc theo Luật BHXH 2024 (số 41/2024/QH15) chỉ được trừ khi có xác nhận đóng thực tế. Nếu doanh nghiệp nợ bảo hiểm, cá nhân sẽ không được tính khoản giảm trừ này khi quyết toán.
- Vượt định mức khấu hao: Tài sản cố định phục vụ kinh doanh nếu khấu hao nhanh hơn quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC sẽ bị loại phần vượt mức.
Để khắc phục, Luật Mai Sơn khuyến nghị Quý khách nên thực hiện rà soát hóa đơn định kỳ hàng quý. Việc sử dụng dịch vụ tư vấn thuế trọn gói của chúng tôi giúp doanh nghiệp và cá nhân luôn chủ động trước các đợt thanh kiểm tra, đảm bảo mọi khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNCN đều vững chắc về mặt pháp lý.
5. Giải Đáp FAQ Chuyên Sâu Cùng Luật Sư Vũ Hoàng Long
1. Tôi là cá nhân kinh doanh, liệu tôi có được trừ chi phí thuê nhà làm văn phòng vào thuế TNCN không?
Chào bạn, theo quy định tại Luật TNCN 2025 và Nghị định 68/2026/NĐ-CP, chi phí thuê tài sản phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tính vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, bạn cần có hợp đồng thuê nhà hợp lệ, chứng từ thanh toán qua ngân hàng (theo Luật GTGT 2024) và nếu tổng tiền thuê trên 1 tỷ đồng/năm (ngưỡng theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP từ 01/01/2026, nâng từ 500 triệu của Luật GTGT 48/2024 và Luật TNCN 109/2025), chủ nhà phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế để hóa đơn của bạn được chấp nhận là chi phí hợp lý.
2. “Năm vừa rồi tôi có đóng góp 20 triệu đồng cho quỹ phòng chống thiên tai của địa phương, khoản này có được trừ khi tôi tự đi quyết toán thuế TNCN không?”
Hoàn toàn được bạn nhé. Theo Điều 19 Luật TNCN 2025 và Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học được thành lập theo quy định của Chính phủ sẽ được giảm trừ vào thu nhập chịu thuế. Bạn cần lưu giữ biên nhận thu tiền hoặc chứng từ chuyển khoản có xác nhận của đơn vị tiếp nhận để đính kèm vào hồ sơ quyết toán thuế năm 2026.
3. “Tôi muốn đăng ký giảm trừ gia cảnh cho bố mẹ đẻ đã nghỉ hưu thì cần những giấy tờ gì để chắc chắn được cơ quan thuế chấp nhận?”
Để bố mẹ được tính là người phụ thuộc với mức giảm trừ 6,2 triệu đồng/tháng theo Luật TNCN 2025, bạn cần chứng minh bố mẹ ngoài độ tuổi lao động (hoặc trong độ tuổi nhưng bị khuyết tật) và có thu nhập bình quân tháng trong năm không quá 1.000.000 VNĐ. Hồ sơ gồm: bản sao CCCD của bố mẹ, giấy khai sinh của bạn để chứng minh quan hệ và Tờ khai đăng ký người phụ thuộc (Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN). Luật Mai Sơn có thể hỗ trợ bạn rà soát hồ sơ này để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
4. Chi phí lãi vay tiêu dùng cá nhân có được tính là chi phí được trừ không?
Rất tiếc là không. Theo Luật TNCN 2025, chỉ những khoản lãi vay phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cá nhân kinh doanh phương pháp kê khai mới được tính là chi phí được trừ. Các khoản vay mua xe cá nhân, vay tiêu dùng hoặc vay mua nhà ở (không dùng kinh doanh) không thuộc diện được giảm trừ khi tính thuế TNCN theo quy định hiện hành.
5. Nếu tôi quên không đăng ký người phụ thuộc từ đầu năm thì khi quyết toán cuối năm có được tính bù không?
Có, theo Luật TNCN 2025, bạn vẫn được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng nếu thực hiện đăng ký muộn nhất vào thời điểm quyết toán thuế. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi và tránh việc phải nộp trước hoàn sau phiền phức, Luật Mai Sơn luôn khuyến nghị khách hàng nên thực hiện đăng ký ngay khi phát sinh người phụ thuộc.
Việc nắm vững quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNCN theo Luật TNCN 2025 không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi chính đáng của mỗi cá nhân. Luật Mai Sơn luôn đồng hành cùng Quý khách như một điểm tựa pháp lý vững chắc, giúp tối ưu hóa thuế một cách minh bạch và hiệu quả nhất trong năm 2026.
6. Tài liệu tham khảo
- Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 — ban hành 10/12/2025, hiệu lực Kỳ tính thuế 2026.
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP — ban hành 24/3/2026, hiệu lực 01/01/2026.
- Nghị quyết 198/2025/QH15 — ban hành 17/5/2025, hiệu lực 17/5/2025.
- Thông tư 80/2021/TT-BTC — ban hành 29/9/2021, hiệu lực 01/01/2022.
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 — ban hành 26/11/2024, hiệu lực 01/7/2025.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP — ban hành 20/3/2025, hiệu lực 01/6/2025.
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 — ban hành 13/6/2019, hiệu lực 01/7/2020.
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 — ban hành 14/6/2025, hiệu lực Kỳ tính thuế 2026.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP — ban hành 19/10/2020, hiệu lực 05/12/2020.
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 — ban hành 29/6/2024, hiệu lực 01/7/2025.
Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo tại thời điểm đăng tải và có thể thay đổi theo quy định của pháp luật hiện hành. Để được tư vấn chính xác cho trường hợp cụ thể, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư của chúng tôi. Chúng tôi cam kết bảo mật thông tin và chi phí minh bạch, không phát sinh.
