Những quy định Trả lương cho người nước ngoài cần nắm rõ
Trả lương cho người nước ngoài là một quy trình phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải am hiểu sâu sắc các quy định về luật lao động, thuế, và quản lý ngoại hối tại Việt Nam để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tối ưu hóa chi phí và giữ chân nhân tài. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý tiềm ẩn mà còn xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch, thu hút các chuyên gia quốc tế.
Tại Sao Cần Tuân Thủ Quy Định Khi Trả Lương Cho Người Nước Ngoài?
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, việc tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài đã trở thành một chiến lược quan trọng giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, song hành với những lợi ích không thể phủ nhận, quy trình trả lương cho người nước ngoài lại ẩn chứa nhiều phức tạp và rủi ro pháp lý nếu không được thực hiện một cách cẩn trọng và tuân thủ đúng quy định. Việc hiểu rõ và áp dụng chính xác các quy định không chỉ là nghĩa vụ mà còn là bước đi chiến lược, mang lại sự an tâm và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Khi một doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định về tiền lương, thuế, bảo hiểm, không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng pháp luật mà còn tạo dựng một môi trường làm việc công bằng, minh bạch. Điều này giúp củng cố niềm tin của người lao động nước ngoài, khiến họ an tâm cống hiến lâu dài. Một chính sách lương thưởng rõ ràng, hợp pháp là yếu tố then chốt để thu hút và giữ chân những chuyên gia tài năng, góp phần tạo nên lợi thế cạnh tranh vượt trội cho doanh nghiệp trên thị trường.
Ngược lại, việc xem nhẹ hoặc cố tình vi phạm các quy định này có thể dẫn đến những hệ quả tiêu cực. Doanh nghiệp có thể đối mặt với các cuộc thanh tra đột xuất từ cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, và lao động, dẫn đến các khoản truy thu thuế, tiền phạt vi phạm hành chính, và lãi chậm nộp. Những rủi ro này không chỉ gây tổn thất về tài chính mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hình ảnh thương hiệu, làm giảm sức hấp dẫn trong mắt các nhà đầu tư và đối tác tiềm năng.
Điều Kiện Tiên Quyết Để Trả Lương Hợp Pháp Cho Người Nước Ngoài
Để quy trình chi trả lương cho người lao động nước ngoài diễn ra suôn sẻ và hợp pháp, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết theo pháp luật Việt Nam. Đây là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp vận hành đúng luật và tránh các rủi ro không đáng có. Các điều kiện này bao gồm các giấy tờ pháp lý của cả người lao động và doanh nghiệp sử dụng lao động.
Đối Với Người Lao Động Nước Ngoài
Người lao động nước ngoài cần phải có đầy đủ các giấy tờ pháp lý sau đây để được làm việc và nhận lương hợp pháp tại Việt Nam:
- Giấy Phép Lao Động (Work Permit): Đây là giấy tờ quan trọng nhất, trừ các trường hợp được miễn theo quy định. Giấy phép lao động là cơ sở pháp lý để người nước ngoài ký kết hợp đồng lao động và làm việc tại Việt Nam.
- Hợp Đồng Lao Động: Hợp đồng phải được ký kết bằng văn bản, tuân thủ theo mẫu của pháp luật Việt Nam và có các điều khoản phù hợp với quy định của Bộ luật Lao động.
- Mã Số Thuế Cá Nhân: Bắt buộc phải có để thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tại Việt Nam.
- Thẻ Tạm Trú hoặc Visa hợp lệ: Đảm bảo người lao động đang cư trú và làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Đối Với Doanh Nghiệp
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cũng cần chuẩn bị và hoàn thiện các thủ tục pháp lý cần thiết:
- Văn bản Chấp Thuận Sử Dụng Lao Động Nước Ngoài: Trước khi tuyển dụng, doanh nghiệp phải nộp báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
- Tài Khoản Ngân Hàng Hợp Lệ: Doanh nghiệp cần có tài khoản thanh toán tại một ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam để thực hiện việc chi trả lương qua hình thức chuyển khoản.
- Hệ Thống Kế Toán Rõ Ràng: Xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, quy chế lương thưởng minh bạch để ghi nhận và hạch toán chi phí tiền lương một cách chính xác.
Việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện trên không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo ra một quy trình quản lý nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả, là nền tảng cho sự phát triển bền vững. Đây là bước đi thông minh giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin với người lao động và các cơ quan quản lý nhà nước.
Quy Trình Trả Lương Cho Người Nước Ngoài Chi Tiết Từng Bước
Để đảm bảo quá trình trả lương cho người nước ngoài diễn ra minh bạch, đúng luật và hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 6 bước cốt lõi mà Luật Mai Sơn khuyến nghị các doanh nghiệp nên áp dụng.
| Bước | Nội Dung Chi Tiết | Lưu Ý Quan Trọng |
|---|---|---|
| Bước 1: Tập Hợp Dữ Liệu & Tính Lương | Thu thập thông tin chấm công, ngày nghỉ, làm thêm giờ. Tính toán lương Gross (lương trước thuế) dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp, trợ cấp (nếu có). | Phân biệt rõ các khoản phụ cấp chịu thuế và không chịu thuế TNCN. Cần có quy chế lương thưởng rõ ràng, được ghi nhận trong nội quy công ty hoặc thỏa ước lao động tập thể. |
| Bước 2: Tính Các Khoản Khấu Trừ Bắt Buộc | Thực hiện tính toán và khấu trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN nếu thuộc đối tượng tham gia) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ lương của người lao động. | Xác định chính xác tình trạng cư trú (cư trú hay không cư trú) của người lao động để áp dụng biểu thuế phù hợp. Cập nhật các mức giảm trừ gia cảnh mới nhất. |
| Bước 3: Tính Lương Net (Lương Thực Nhận) | Lương Net = Lương Gross – (BHXH + BHYT + BHTN) – Thuế TNCN. Đây là số tiền thực tế người lao động sẽ nhận được. | Nếu hợp đồng thỏa thuận lương Net, doanh nghiệp cần thực hiện quy đổi từ lương Net sang lương Gross để xác định chi phí thực tế và nghĩa vụ thuế. |
| Bước 4: Lập Bảng Lương & Phiếu Lương | Lập bảng lương tổng hợp của công ty và phiếu lương chi tiết cho từng cá nhân. Phiếu lương cần thể hiện rõ ràng các khoản thu nhập, các khoản khấu trừ và lương thực nhận. | Gửi phiếu lương (payslip) cho người lao động để họ đối chiếu và xác nhận. Đây là yêu cầu bắt buộc theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. |
| Bước 5: Thực Hiện Chi Trả Lương | Dựa trên bảng lương đã được phê duyệt, bộ phận kế toán tiến hành chi trả lương cho người lao động, ưu tiên qua hình thức chuyển khoản ngân hàng. | Lưu trữ đầy đủ chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng) để phục vụ cho việc quyết toán thuế sau này. |
| Bước 6: Kê Khai & Nộp Thuế, Bảo Hiểm | Hàng tháng hoặc hàng quý, doanh nghiệp phải lập tờ khai thuế TNCN và tờ khai bảo hiểm xã hội. Thực hiện nộp số tiền thuế và bảo hiểm đã khấu trừ cho cơ quan nhà nước đúng hạn. | Theo dõi chặt chẽ hạn nộp tờ khai và nộp tiền để tránh phát sinh các khoản phạt chậm nộp không đáng có. |
Quy trình trả lương và tính thuế cho người nước ngoài có nhiều quy định phức tạp. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ tuyệt đối, hãy liên hệ ngay với Luật Mai Sơn. Gọi điện ngay để được tư vấn pháp lý miễn phí và nhận giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.
Nên Trả Lương Net Hay Lương Gross Cho Người Nước Ngoài?
Việc lựa chọn giữa trả lương Net và lương Gross là một quyết định chiến lược quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí của doanh nghiệp và sự hài lòng của người lao động nước ngoài. Mỗi phương thức đều có những ưu và nhược điểm riêng, và việc lựa chọn phương án nào phụ thuộc vào chính sách nhân sự và khả năng quản lý của từng công ty.
Phân Tích Chi Tiết Hai Hình Thức Lương
| Tiêu Chí | Lương Gross (Lương Gộp) | Lương Net (Lương Thực Nhận) |
|---|---|---|
| Định nghĩa | Là tổng thu nhập của người lao động, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp và các khoản bổ sung khác, chưa trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc và thuế TNCN. | Là số tiền thực tế người lao động nhận về sau khi đã trừ đi tất cả các khoản bảo hiểm bắt buộc và thuế TNCN. |
| Ưu điểm |
|
|
| Nhược điểm |
|
|
| Lời khuyên của Luật Mai Sơn | Nên ưu tiên lựa chọn hình thức này để đảm bảo sự minh bạch, ổn định về chi phí và tuân thủ đúng các thông lệ quốc tế về quản trị nhân sự. | Chỉ nên áp dụng khi thật sự cần thiết để tăng tính cạnh tranh trong tuyển dụng. Doanh nghiệp cần dự phòng ngân sách cho các biến động về chi phí thuế. |
Công Cụ Quy Đổi Lương Net Sang Gross (Tham Khảo)
Để hỗ trợ doanh nghiệp, Luật Mai Sơn cung cấp công thức tính tham khảo. Tuy nhiên, để có kết quả chính xác nhất, bạn nên sử dụng phần mềm chuyên dụng hoặc liên hệ chuyên gia.
Công thức cơ bản:
Lương Gross = Lương Net - (Các khoản được trừ) + Thuế TNCN
Trong đó, Thuế TNCN được tính dựa trên Thu nhập tính thuế (là một phần của Lương Gross). Do đó, đây là một phương trình bậc hai và cần các công cụ tính toán chuyên nghiệp để cho ra kết quả chính xác.
Hình Thức Trả Lương: Tiền Mặt, Chuyển Khoản Hay Ngoại Tệ?
Việc lựa chọn hình thức thanh toán lương cho người nước ngoài không chỉ là vấn đề tiện lợi mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật Việt Nam về lao động và quản lý ngoại hối. Lựa chọn đúng hình thức sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.
Quy Định Về Đồng Tiền Thanh Toán Lương
Theo nguyên tắc, trên lãnh thổ Việt Nam, mọi giao dịch, niêm yết, quảng cáo không được thực hiện bằng ngoại hối, trừ các trường hợp được Ngân hàng Nhà nước cho phép. Do đó, đồng tiền sử dụng để trả lương cho người lao động, kể cả người nước ngoài, phải là Việt Nam Đồng (VND).
Tuy nhiên, pháp luật cũng có những quy định mở cho một số trường hợp đặc thù:
- Thỏa thuận trong hợp đồng: Doanh nghiệp và người lao động có thể thỏa thuận ghi mức lương trong hợp đồng bằng một loại ngoại tệ (ví dụ: USD, EUR).
- Thanh toán thực tế: Mặc dù mức lương có thể được neo theo ngoại tệ, nhưng khi chi trả, doanh nghiệp phải quy đổi ra Việt Nam Đồng theo tỷ giá của ngân hàng thương mại tại thời điểm thanh toán.
Trường Hợp Đặc Biệt: Trả Lương Bằng Ngoại Tệ
Pháp luật Việt Nam cho phép doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) và một số tổ chức khác được phép chi trả lương, thưởng và phụ cấp cho người lao động nước ngoài bằng ngoại tệ thông qua hình thức chuyển khoản.
Điều này được nêu rõ trong các văn bản pháp luật, ví dụ như Báo điện tử Chính phủ đã có bài viết làm rõ về quy định về trả lương bằng ngoại tệ. Theo đó, người không cư trú hoặc người cư trú là người nước ngoài làm việc cho các tổ chức này được nhận lương bằng ngoại tệ.
So Sánh Các Hình Thức Chi Trả
| Hình Thức | Ưu Điểm | Nhược Điểm & Rủi Ro | Khuyến Nghị |
|---|---|---|---|
| Tiền Mặt | Nhanh chóng, đơn giản. | Khó quản lý, rủi ro thất thoát, khó chứng minh chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế. Không được khuyến khích. | Hạn chế tối đa. Chỉ áp dụng cho các khoản chi nhỏ, không thường xuyên và phải có đầy đủ chứng từ ký nhận. |
| Chuyển Khoản (VND) | Minh bạch, an toàn, dễ quản lý và đối soát. Chứng từ thanh toán rõ ràng, là cơ sở pháp lý vững chắc cho chi phí lương. | Người lao động nước ngoài có thể gặp khó khăn khi chuyển tiền về nước do các thủ tục chuyển đổi ngoại tệ. | Đây là hình thức được khuyến khích hàng đầu cho tất cả các doanh nghiệp. |
| Chuyển Khoản (Ngoại Tệ) | Tiện lợi cho người lao động nước ngoài khi họ có nhu cầu chuyển tiền về quê hương hoặc chi tiêu quốc tế. | Chỉ áp dụng cho các đối tượng doanh nghiệp đặc thù (chủ yếu là công ty FDI). Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định về quản lý ngoại hối. | Áp dụng nếu doanh nghiệp của bạn thuộc đối tượng được cho phép và người lao động có yêu cầu. Cần tư vấn kỹ lưỡng từ chuyên gia pháp lý. |
Các Loại Thuế Và Bảo Hiểm Bắt Buộc Cần Nắm Rõ
Khi trả lương cho người nước ngoài, doanh nghiệp không chỉ có trách nhiệm chi trả lương mà còn phải thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp các khoản thuế, bảo hiểm bắt buộc theo đúng quy định. Việc hiểu rõ các khoản này giúp đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp.
Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN)
Đây là khoản quan trọng nhất và phức tạp nhất. Cách tính thuế TNCN phụ thuộc vào tình trạng cư trú của người nước ngoài.
- Đối với cá nhân cư trú: Là người đáp ứng một trong các điều kiện: có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam.
- Cách tính thuế: Áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần, gồm 7 bậc, với thuế suất từ 5% đến 35%, tương tự như người Việt Nam.
- Thu nhập chịu thuế: Là tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tương tự, sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ (giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc, các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học).
- Đối với cá nhân không cư trú: Là người không đáp ứng các điều kiện của cá nhân cư trú.
- Cách tính thuế: Áp dụng một mức thuế suất cố định là 20% trên tổng thu nhập chịu thuế.
- Thu nhập chịu thuế: Là toàn bộ thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại Việt Nam, không được áp dụng các khoản giảm trừ gia cảnh.
Để có thông tin chi tiết và chính xác nhất, doanh nghiệp nên tham khảo các văn bản hướng dẫn từ Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế, nơi cung cấp các hướng dẫn về thuế TNCN cho người nước ngoài.
Bảo Hiểm Bắt Buộc
Theo quy định tại Nghị định 143/2018/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề sẽ thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc nếu đáp ứng đủ các điều kiện.
Tỷ Lệ Đóng Bảo Hiểm (Cập nhật 2025)
| Loại Bảo Hiểm | Tỷ Lệ Người Lao Động Đóng | Tỷ Lệ Doanh Nghiệp Đóng | Tổng Cộng |
|---|---|---|---|
| Quỹ Hưu trí và Tử tuất (HT-TT) | 8% | 14% | 22% |
| Quỹ Ốm đau và Thai sản (ÔĐ-TS) | – | 3% | 3% |
| Quỹ Tai nạn lao động, Bệnh nghề nghiệp (TNLĐ-BNN) | – | 0.5% (hoặc 0.3% tùy ngành nghề) | 0.5% |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) | 1.5% | 3% | 4.5% |
| Tổng cộng | 9.5% | 20.5% (hoặc 20.3%) | 30% (hoặc 29.8%) |
Lưu ý: Mức lương tháng đóng BHXH tối đa bằng 20 lần mức lương cơ sở. Người lao động nước ngoài không phải tham gia Bảo hiểm thất nghiệp.
Dịch Vụ Tư Vấn Trả Lương Cho Người Nước Ngoài Của Luật Mai Sơn
Việc quản lý tiền lương và tuân thủ các quy định pháp lý phức tạp đối với lao động nước ngoài có thể là một gánh nặng, chiếm dụng nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Thấu hiểu điều đó, Luật Mai Sơn cung cấp gói dịch vụ tư vấn và tính lương chuyên nghiệp, được thiết kế để giải quyết triệt để mọi khó khăn, giúp doanh nghiệp an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Tại Sao Nên Chọn Luật Mai Sơn?
- Chuyên Môn Sâu Rộng: Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi bao gồm các luật sư và chuyên viên kế toán có nhiều năm kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực lao động, thuế và quản lý ngoại hối liên quan đến nhân sự nước ngoài.
- Luôn Cập Nhật: Chúng tôi liên tục theo dõi và cập nhật những thay đổi mới nhất trong các văn bản pháp luật, đảm bảo mọi tư vấn và quy trình đều tuân thủ 100% quy định hiện hành.
- Giải Pháp Toàn Diện: Chúng tôi không chỉ tính lương. Dịch vụ của Luật Mai Sơn bao gồm tư vấn chiến lược lương (Net/Gross), tính toán và kê khai thuế TNCN, đăng ký và xử lý các chế độ bảo hiểm, hỗ trợ quyết toán thuế cuối năm.
- Bảo Mật Tuyệt Đối: Mọi thông tin về lương và nhân sự của quý doanh nghiệp đều được chúng tôi cam kết bảo mật theo tiêu chuẩn cao nhất.
- Tiết Kiệm Chi Phí: Thay vì phải xây dựng một bộ phận nhân sự – kế toán cồng kềnh, việc sử dụng dịch vụ của chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận hành và giảm thiểu rủi ro sai sót.
Quy Trình Hợp Tác Chuyên Nghiệp
- Tiếp Nhận & Tư Vấn: Lắng nghe nhu cầu của doanh nghiệp, rà soát hồ sơ pháp lý và tư vấn giải pháp phù hợp nhất.
- Thiết Lập Hệ Thống: Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy chế lương, thiết lập hệ thống chấm công và thu thập dữ liệu hiệu quả.
- Xử Lý Hàng Tháng: Thực hiện tính lương, thuế, bảo hiểm; lập và gửi phiếu lương; chuẩn bị hồ sơ thanh toán.
- Kê Khai & Báo Cáo: Thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục kê khai với cơ quan thuế và bảo hiểm xã hội, đảm bảo đúng hạn.
- Hỗ Trợ & Giải Đáp: Luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của doanh nghiệp và người lao động, hỗ trợ khi có thanh tra, kiểm tra.
Đừng để những thủ tục phức tạp về lương bổng và thuế cản trở sự phát triển của bạn. Hãy để Luật Mai Sơn trở thành đối tác pháp lý tin cậy, đồng hành cùng sự thành công của doanh nghiệp. Gọi ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí!
Những Thay Đổi Mới Nhất Về Luật Lao Động & Thuế Năm 2025
Môi trường pháp lý tại Việt Nam luôn có sự vận động và thay đổi để phù hợp với tình hình phát triển kinh tế – xã hội. Trong năm 2025, dự kiến sẽ có một số điều chỉnh quan trọng liên quan đến lao động và thuế mà doanh nghiệp sử dụng người nước ngoài cần đặc biệt lưu ý.
Dự Kiến Sửa Đổi Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân
Một trong những thay đổi được mong đợi nhất là việc sửa đổi Luật Thuế TNCN. Các nội dung dự kiến có thể bao gồm:
- Nâng Mức Giảm Trừ Gia Cảnh: Mức giảm trừ cho bản thân người nộp thuế (hiện là 11 triệu đồng/tháng) và cho người phụ thuộc (hiện là 4.4 triệu đồng/tháng) có thể sẽ được điều chỉnh tăng lên để phù hợp hơn với mức sống và lạm phát. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế TNCN phải nộp.
- Điều Chỉnh Biểu Thuế Lũy Tiến: Có thể có sự điều chỉnh về số bậc thuế và thuế suất của biểu thuế lũy tiến từng phần để giảm gánh nặng cho người có thu nhập thấp và trung bình.
- Làm Rõ Các Khoản Thu Nhập Chịu Thuế: Các quy định về những khoản phụ cấp, trợ cấp được miễn thuế có thể sẽ được sửa đổi, bổ sung để rõ ràng và minh bạch hơn, đặc biệt là các khoản phúc lợi dành cho người nước ngoài như tiền thuê nhà, tiền học cho con.
Điều Chỉnh Về Mức Lương Tối Thiểu Vùng
Chính phủ thường có lộ trình điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng hàng năm. Việc tăng mức lương tối thiểu vùng sẽ ảnh hưởng đến:
- Mức Lương Cơ Bản trong Hợp Đồng: Mức lương trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
- Mức Đóng Bảo Hiểm Xã Hội: Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
Quy Định Mới Về Quản Lý Lao Động Nước Ngoài
Các quy định trong Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn có thể tiếp tục được sửa đổi để thắt chặt hoặc nới lỏng các điều kiện cấp giấy phép lao động, tùy thuộc vào chính sách thu hút đầu tư và bảo vệ thị trường lao động trong nước. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các thông báo từ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Tầm Quan Trọng Của Việc Cập Nhật
Việc không nắm bắt kịp thời những thay đổi này có thể dẫn đến việc doanh nghiệp tính toán sai các khoản phải nộp, vi phạm pháp luật và đối mặt với các rủi ro tài chính. Để luôn tuân thủ và tối ưu, doanh nghiệp nên:
- Thường xuyên theo dõi các cổng thông tin chính thức của Chính phủ, Bộ Tài chính, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
- Tham gia các buổi hội thảo, tập huấn về chính sách thuế và lao động.
- Sử dụng dịch vụ tư vấn từ các đơn vị chuyên nghiệp như Luật Mai Sơn để được cập nhật và tư vấn kịp thời.
Việc chủ động nắm bắt thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mà còn là cơ hội để tối ưu hóa chính sách nhân sự, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp nhất mà Luật Mai Sơn nhận được từ các doanh nghiệp trong quá trình tư vấn về việc trả lương cho người nước ngoài.
1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải trả lương cho người nước ngoài qua ngân hàng không?
Theo quy định, việc trả lương nên được thực hiện qua hình thức chuyển khoản để đảm bảo tính minh bạch và có chứng từ hợp lệ cho việc quyết toán thuế. Mặc dù pháp luật không cấm tuyệt đối việc trả bằng tiền mặt, nhưng đây là hình thức không được khuyến khích vì rất khó để chứng minh chi phí thực tế và có thể gây ra các tranh chấp không đáng có.
2. Người nước ngoài làm việc dưới 183 ngày/năm thì nộp thuế TNCN như thế nào?
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam dưới 183 ngày trong một năm dương lịch được xác định là cá nhân không cư trú. Họ sẽ phải nộp thuế TNCN với mức thuế suất cố định là 20% trên tổng thu nhập phát sinh tại Việt Nam, và không được áp dụng các khoản giảm trừ gia cảnh.
3. Khoản tiền thuê nhà mà công ty trả cho người nước ngoài có bị tính thuế TNCN không?
Khoản tiền thuê nhà công ty trả hộ cho người nước ngoài sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế, nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị. Phần vượt quá 15% sẽ không bị tính thuế.
4. Người nước ngoài có phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại Việt Nam không?
Có. Theo Nghị định 143/2018/NĐ-CP, người lao động nước ngoài có giấy phép lao động, làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam thì thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
5. Nếu trả lương bằng USD thì tỷ giá quy đổi để tính thuế TNCN là tỷ giá nào?
Trường hợp thu nhập nhận được bằng ngoại tệ, phải quy đổi ra Việt Nam Đồng theo tỷ giá giao dịch thực tế trên thị trường ngoại tệ do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh thu nhập. Nếu không có tỷ giá của ngày phát sinh, sẽ áp dụng tỷ giá của ngày liền kề trước đó.
6. Doanh nghiệp cần làm gì khi người lao động nước ngoài kết thúc hợp đồng và về nước?
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục quyết toán thuế TNCN cho người lao động đó, xác nhận và chốt sổ bảo hiểm xã hội. Đồng thời, doanh nghiệp phải làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động và báo cáo cho cơ quan quản lý lao động về việc người nước ngoài đã thôi việc.
7. Có thể thỏa thuận trong hợp đồng là doanh nghiệp sẽ chịu toàn bộ thuế TNCN cho người lao động không?
Có thể. Đây chính là hình thức thỏa thuận lương Net. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rằng nghĩa vụ nộp thuế là của người lao động. Khi doanh nghiệp trả lương Net, thực chất là doanh nghiệp đang trả một khoản lương Gross lớn hơn để sau khi trừ thuế thì người lao động nhận về đúng số tiền Net đã thỏa thuận. Chi phí thuế này vẫn được hạch toán vào chi phí lương của doanh nghiệp.
8. Người nước ngoài có được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc ở nước ngoài không?
Có. Nếu người nước ngoài là cá nhân cư trú tại Việt Nam và có người phụ thuộc (con cái, vợ/chồng, cha mẹ…) ở nước ngoài đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của Luật thuế TNCN, họ vẫn được đăng ký để tính giảm trừ gia cảnh. Tuy nhiên, hồ sơ chứng minh sẽ phức tạp hơn và cần được hợp pháp hóa lãnh sự.
9. Tại sao nên sử dụng dịch vụ tư vấn tính lương bên ngoài?
Việc sử dụng dịch vụ bên ngoài như của Luật Mai Sơn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí nhân sự, đảm bảo tuân thủ 100% các quy định pháp luật phức tạp và luôn được cập nhật. Điều này giúp ban lãnh đạo an tâm tập trung vào chiến lược kinh doanh cốt lõi, đồng thời giảm thiểu tối đa rủi ro bị phạt hoặc truy thu thuế.
