Quy định về xuất hóa đơn VAT cho công ty

Xuất hóa đơn VAT cho công ty là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm cả việc lập hóa đơn điện tử và các chứng từ đi kèm. Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

Hóa Đơn VAT Là Gì Và Tại Sao Nó Quan Trọng?

Trong môi trường kinh doanh năng động của Việt Nam, việc hiểu rõ và vận hành đúng các quy định về tài chính, kế toán là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững. Một trong những khái niệm nền tảng mà bất kỳ chủ doanh nghiệp hay kế toán viên nào cũng cần nắm vững chính là Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT). Đây không chỉ là một tờ giấy hay một file dữ liệu điện tử, mà là một chứng từ pháp lý quan trọng, phản ánh nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách nhà nước và là cơ sở để xác định quyền lợi của chính doanh nghiệp.

Khái niệm cốt lõi về Hóa đơn VAT

Hóa đơn VAT (Value Added Tax Invoice), hay còn gọi là hóa đơn đỏ, là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Điểm đặc biệt của hóa đơn này là nó thể hiện rõ khoản thuế giá trị gia tăng mà người mua phải thanh toán.

Vậy thuế Giá trị gia tăng là gì? Đây là loại thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Về bản chất, người tiêu dùng cuối cùng là người chịu thuế này, còn doanh nghiệp đóng vai trò trung gian, thu hộ và nộp lại cho nhà nước.

Việc xuất hóa đơn VAT cho công ty không chỉ đơn thuần là ghi nhận một giao dịch. Nó là một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính quốc gia, đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong nghĩa vụ thuế.

Tầm quan trọng không thể bỏ qua của Hóa đơn VAT

Việc lập và sử dụng hóa đơn VAT đúng quy định mang lại nhiều lợi ích thiết thực và đóng vai trò then chốt trong sự vận hành của một doanh nghiệp.

1. Đối với Doanh nghiệp (Bên bán):
   • Căn cứ pháp lý: Hóa đơn là bằng chứng hợp pháp chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ, là cơ sở để giải quyết các tranh chấp thương mại có thể phát sinh.
   • Kê khai thuế: Là cơ sở để doanh nghiệp kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra. Việc xuất hóa đơn đầy đủ, chính xác giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ với cơ quan thuế.
   • Quản trị nội bộ: Giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, quản lý dòng tiền và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách chính xác.
2. Đối với Doanh nghiệp (Bên mua):
   • Khấu trừ thuế đầu vào: Đây là lợi ích quan trọng nhất. Hóa đơn VAT hợp lệ là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, giúp giảm số thuế phải nộp.
   • Hạch toán chi phí hợp lệ: Hóa đơn VAT là chứng từ quan trọng để ghi nhận chi phí mua hàng hóa, dịch vụ vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Một khoản chi dù có thật nhưng không có hóa đơn hợp lệ sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận.
   • Chứng minh nguồn gốc: Hóa đơn giúp chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ.
3. Đối với Cơ quan Nhà nước:
   • Công cụ quản lý thuế: Hóa đơn là công cụ chính để cơ quan thuế quản lý, giám sát hoạt động mua bán của các tổ chức, cá nhân, đảm bảo thu đúng, thu đủ thuế vào ngân sách nhà nước.
   • Chống gian lận: Việc áp dụng hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, giúp ngăn chặn các hành vi gian lận như mua bán hóa đơn bất hợp pháp, trốn thuế.

Hiểu được bản chất và tầm quan trọng của hóa đơn VAT là bước đầu tiên để doanh nghiệp xây dựng một hệ thống tài chính vững mạnh, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Đây là nền tảng để bạn tự tin bước vào các quy trình phức tạp hơn như kê khai, khấu trừ và hoàn thuế.

Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Trình Xuất Hóa Đơn VAT Cho Công Ty

Với sự chuyển đổi mạnh mẽ sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty đã trở nên thuận tiện, nhanh chóng và minh bạch hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước một doanh nghiệp cần thực hiện để lập và phát hành một hóa đơn điện tử đúng chuẩn.

Bước 1: Chuẩn bị các điều kiện cần thiết

Trước khi có thể xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Chữ ký số (Token): Đây là công cụ bắt buộc để ký điện tử trên hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý và xác thực của người lập. Doanh nghiệp cần mua chữ ký số từ các nhà cung cấp được cấp phép.
• Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần chọn một nhà cung cấp uy tín (như MISA, Viettel, VNPT, FPT…). Các tiêu chí lựa chọn bao gồm: giao diện thân thiện, tính năng đầy đủ, hỗ trợ kỹ thuật tốt và chi phí hợp lý.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Sau khi chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ tiến hành thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua phần mềm đã chọn. Mẫu đăng ký là Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Cơ quan thuế chấp nhận: Sau khi nộp tờ khai đăng ký, doanh nghiệp cần chờ thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế (thường trong vòng 1-2 ngày làm việc). Chỉ sau khi nhận được thông báo này, doanh nghiệp mới chính thức được phép xuất hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử trên phần mềm

Khi đã sẵn sàng, kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn cho mỗi giao dịch phát sinh. Quy trình này thường bao gồm các thao tác sau trên phần mềm đã chọn:

1. Đăng nhập vào hệ thống: Sử dụng tài khoản đã được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ.
2. Chọn chức năng “Lập hóa đơn”: Giao diện lập hóa đơn mới sẽ hiện ra.
3. Điền thông tin người mua:
   • Mã số thuế: Đây là thông tin quan trọng nhất. Khi nhập đúng mã số thuế công ty, phần mềm thường sẽ tự động điền các thông tin còn lại như Tên công ty, Địa chỉ.
   • Tên công ty, Địa chỉ: Kiểm tra lại thật kỹ để đảm bảo trùng khớp với thông tin đăng ký kinh doanh của bên mua.
   • Hình thức thanh toán: Ghi rõ “CK” (Chuyển khoản) hoặc “TM” (Tiền mặt).
4. Điền thông tin hàng hóa, dịch vụ:
   • Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ ràng, chi tiết, đúng với thực tế giao dịch.
   • Đơn vị tính: Cái, chiếc, kg, lần, gói…
   • Số lượng:
   • Đơn giá: Giá chưa bao gồm thuế VAT.
   • Thành tiền: Phần mềm sẽ tự động tính = Số lượng x Đơn giá.
   • Thuế suất VAT: Chọn mức thuế suất phù hợp (0%, 5%, 8%, 10% hoặc không chịu thuế KCT).
   • Tiền thuế VAT: Phần mềm tự động tính = Thành tiền x Thuế suất.
5. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin: Đây là bước cực kỳ quan trọng để tránh sai sót. Rà soát lại từng mục, từ thông tin người mua, chi tiết hàng hóa đến các con số.
   • Tổng cộng tiền thanh toán (viết bằng số và bằng chữ): Đảm bảo hai giá trị này khớp nhau.

Bước 3: Ký số và phát hành hóa đơn

Sau khi đã chắc chắn mọi thông tin trên hóa đơn đều chính xác, bạn sẽ tiến hành các bước cuối cùng để phát hành hóa đơn.

1. Cắm USB Token (chữ ký số) vào máy tính.
2. Nhấn nút “Phát hành” hoặc “Ký và Gửi” trên phần mềm.
3. Nhập mã PIN của chữ ký số: Một hộp thoại yêu cầu nhập mã PIN sẽ hiện ra.
4. Xác nhận: Sau khi nhập đúng mã PIN, hóa đơn sẽ được ký điện tử và chính thức được phát hành.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ

Hóa đơn sau khi phát hành cần được gửi đến cho người mua và được lưu trữ theo quy định.

• Gửi cho khách hàng: Hầu hết các phần mềm đều hỗ trợ gửi hóa đơn qua email trực tiếp. Hóa đơn thường được gửi dưới dạng file PDF và file XML (file chứa dữ liệu hóa đơn gốc, có giá trị pháp lý cao nhất).
• Lưu trữ: Doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn 10 năm. Việc lưu trữ được thực hiện trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ và doanh nghiệp cũng nên có phương án sao lưu dữ liệu của riêng mình để đảm bảo an toàn.

Việc tuân thủ đúng và đủ các bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý mà còn góp phần xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, giảm thiểu rủi ro sai sót và tiết kiệm thời gian, chi phí.

Thời Điểm Vàng Để Xuất Hóa Đơn VAT: Tuân Thủ Để Tối Ưu

Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn là một trong những yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn và tránh các rủi ro về thuế. Pháp luật đã quy định rất rõ ràng về “thời điểm vàng” này cho từng loại hình giao dịch. Việc tuân thủ không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi và tối ưu hóa hoạt động của mình.

Các quy định này được nêu chi tiết tại Điều 9, quy định của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ, một văn bản pháp lý mà mọi kế toán cần nắm vững.

1. Đối với Bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước)

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ví dụ: Công ty A bán một lô máy tính cho công ty B. Ngày 10/09/2025, công ty A giao hàng và ký biên bản bàn giao cho công ty B. Theo hợp đồng, công ty B sẽ thanh toán sau 30 ngày. Dù chưa nhận được tiền, công ty A phải xuất hóa đơn VAT vào ngày 10/09/2025.

2. Đối với Cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Trường hợp đặc biệt: Nếu dịch vụ được cung cấp với số lượng lớn, diễn ra trong nhiều kỳ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
• Ví dụ 1 (Dịch vụ hoàn thành 1 lần): Công ty Luật Mai Sơn hoàn thành việc tư vấn dịch vụ thành lập công ty cho khách hàng vào ngày 15/09/2025. Thời điểm xuất hóa đơn là ngày 15/09/2025.
• Ví dụ 2 (Dịch vụ viễn thông): Công ty viễn thông cung cấp dịch vụ internet cho khách hàng trong tháng 9/2025. Ngày đối soát cước và dữ liệu là ngày 02/10/2025. Công ty phải xuất hóa đơn chậm nhất là ngày 07/10/2025.

3. Đối với Xây dựng, lắp đặt

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Ví dụ: Công ty Xây dựng C ký hợp đồng thi công tòa nhà văn phòng cho chủ đầu tư D, chia làm 3 giai đoạn. Ngày 20/09/2025, hai bên ký biên bản nghiệm thu hoàn thành giai đoạn 1 (phần móng). Công ty C phải xuất hóa đơn cho giá trị của giai đoạn 1 vào ngày 20/09/2025.

Bảng tổng hợp thời điểm xuất hóa đơn VAT

Việc nắm rõ và tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong quản lý tài chính. Đây là một trong những nền tảng vững chắc để xây dựng uy tín với khách hàng, đối tác và cơ quan nhà nước.

Giải Cứu Doanh Nghiệp: Cách Xử Lý Khi Xuất Hóa Đơn VAT Bị Sai Sót

Trong quá trình hoạt động, việc xảy ra sai sót khi lập hóa đơn là điều khó tránh khỏi, ngay cả với những kế toán viên cẩn thận nhất. Các lỗi thường gặp có thể là sai tên công ty, địa chỉ công ty, mã số thuế, đơn giá, số tiền, hoặc thuế suất. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải biết cách xử lý những sai sót này một cách chính xác, kịp thời và đúng quy định của pháp luật để tránh những hệ lụy không đáng có.

Thông tư 78/2021/TT-BTC đã hướng dẫn rất chi tiết về cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Quy trình xử lý sẽ phụ thuộc vào việc hóa đơn đó đã được gửi cho người mua hay chưa.

Tình huống 1: Hóa đơn có sai sót nhưng CHƯA GỬI cho người mua

Đây là trường hợp xử lý đơn giản nhất. Khi bạn phát hiện sai sót ngay sau khi lập nhưng chưa gửi đi, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:

1. Hủy hóa đơn đã lập: Trên phần mềm hóa đơn điện tử, chọn chức năng “Hủy” đối với hóa đơn bị sai.
2. Lập hóa đơn mới: Tạo một hóa đơn hoàn toàn mới với các thông tin chính xác để thay thế cho hóa đơn vừa hủy.
3. Gửi hóa đơn mới cho người mua: Tiến hành gửi hóa đơn đúng cho khách hàng như bình thường.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải có thông báo về việc hủy hóa đơn sai sót này gửi đến cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Tình huống 2: Hóa đơn có sai sót ĐÃ GỬI cho người mua

Khi hóa đơn sai đã đến tay người mua, quy trình xử lý sẽ phức tạp hơn và phụ thuộc vào loại sai sót.

A. Sai sót chỉ về TÊN, ĐỊA CHỈ của người mua

Nếu sai sót chỉ liên quan đến tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng Mã số thuế vẫn đúng và các thông tin khác (số tiền, thuế suất…) đều chính xác, quy trình xử lý như sau:

1. Thông báo cho người mua: Bên bán thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót (không cần lập hóa đơn thay thế).
2. Lập thông báo sai sót: Bên bán lập Thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) và gửi đến cơ quan thuế.
3. Lưu trữ: Cả bên bán và bên mua lưu lại hóa đơn gốc đã lập và thông báo sai sót để giải trình khi cần. Hóa đơn này vẫn có giá trị để kê khai thuế.

B. Sai sót về MÃ SỐ THUẾ, SỐ TIỀN, THUẾ SUẤT, TÊN HÀNG HÓA…

Đây là những sai sót trọng yếu ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp. Doanh nghiệp có hai phương án để lựa chọn:

Phương án 1: Lập Hóa đơn Thay thế

1. Thỏa thuận với người mua: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trên hóa đơn gốc (số hóa đơn, ngày lập).
2. Lập hóa đơn điện tử thay thế:
   • Bên bán tạo một hóa đơn mới, trên đó phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
   • Hóa đơn thay thế phải ghi đầy đủ, chính xác toàn bộ nội dung của một hóa đơn bình thường.
3. Ký số và gửi: Bên bán ký số lên hóa đơn thay thế và gửi cho người mua.
4. Thông báo cho cơ quan thuế: Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, ghi rõ hóa đơn gốc bị thay thế.

Phương án 2: Lập Hóa đơn Điều chỉnh

Phương án này thường được áp dụng khi cần điều chỉnh tăng/giảm số lượng, đơn giá, thuế suất…

1. Thỏa thuận với người mua: Tương tự như phương án 1, hai bên cần có văn bản thỏa thuận.
2. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh:
   • Bên bán tạo một hóa đơn điều chỉnh, trên đó phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
   • Nội dung điều chỉnh: Ghi rõ nội dung sai cần điều chỉnh (ví dụ: điều chỉnh tăng/giảm số tiền). Phần chênh lệch (tăng/giảm) được ghi số dương (+) hoặc âm (-).
3. Ký số và gửi: Bên bán ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua.
4. Thông báo cho cơ quan thuế: Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, ghi rõ hóa đơn gốc được điều chỉnh.

Bảng tóm tắt cách xử lý hóa đơn sai sót

Việc xử lý sai sót kịp thời và đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm với khách hàng.

Lựa Chọn Phần Mềm Xuất Hóa Đơn Điện Tử Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là một bước tiến bắt buộc và tất yếu. Lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm xuất hóa đơn điện tử phù hợp giống như chọn một người đồng hành tin cậy trên chặng đường phát triển của doanh nghiệp. Một phần mềm tốt không chỉ giúp bạn xuất hóa đơn nhanh chóng mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán, quản lý và báo cáo.

Dưới đây là các tiêu chí quan trọng và so sánh một số nhà cung cấp hàng đầu tại Việt Nam để giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Các tiêu chí vàng khi lựa chọn phần mềm

1. Tính pháp lý và uy tín: Nhà cung cấp phải có trong danh sách các tổ chức đã ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với Tổng cục Thuế.
2. Tính năng đầy đủ:
   • Lập, phát hành, điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn.
   • Tự động gửi hóa đơn qua email, Zalo.
   • Quản lý, lưu trữ, tra cứu hóa đơn dễ dàng.
   • Tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng khác (MISA, FAST, SAP…).
   • Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế.
3. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Giao diện trực quan, logic giúp kế toán viên thao tác nhanh chóng, giảm thiểu sai sót.
4. Hỗ trợ kỹ thuật: Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc 24/7 qua nhiều kênh (điện thoại, chat, ultraview) là yếu tố cực kỳ quan trọng.
5. Chi phí hợp lý: Chi phí cần minh bạch, bao gồm phí khởi tạo, phí duy trì hàng năm, và số lượng hóa đơn trong mỗi gói.
6. Bảo mật và ổn định: Hệ thống phải đảm bảo an toàn dữ liệu, hoạt động ổn định, không bị gián đoạn.

So sánh các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến

Thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp, nhưng nổi bật nhất là MISA, Viettel, VNPT và FPT. Dưới đây là bảng so sánh tổng quan giúp bạn có cái nhìn rõ nét hơn:

Lời khuyên từ Luật Mai Sơn

• Nếu bạn đang dùng phần mềm kế toán MISA: Lựa chọn MISA meInvoice là phương án tối ưu nhất để có sự đồng bộ dữ liệu hoàn hảo.
• Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ, ưu tiên chi phí: VNPT Invoice thường là lựa chọn có chi phí khởi đầu hấp dẫn.
• Nếu bạn ưu tiên sự ổn định, bảo mật và thương hiệu lớn: Viettel S-invoice và FPT.eInvoice là những lựa chọn đáng tin cậy.

Việc lựa chọn đúng phần mềm sẽ là một khoản đầu tư thông minh, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Các Trường Hợp Đặc Biệt Khi Xuất Hóa Đơn VAT Cho Công Ty

Bên cạnh các giao dịch mua bán thông thường, thực tế hoạt động kinh doanh còn phát sinh nhiều tình huống đặc thù đòi hỏi cách xử lý hóa đơn riêng biệt. Việc nắm vững các quy định này giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có và đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.

1. Xuất hóa đơn cho chính công ty mình

Đây là tình huống phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng hàng hóa, dịch vụ do chính mình sản xuất, kinh doanh để phục vụ cho hoạt động nội bộ (không phải cho mục đích kinh doanh).

• Trường hợp dùng để tiêu dùng nội bộ (không phục vụ kinh doanh): Ví dụ, công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ sản xuất nước giải khát dùng sản phẩm của mình để cho nhân viên uống trong các cuộc họp.
• Quy định: Phải lập hóa đơn GTGT.
• Cách lập: Trên hóa đơn, ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn bán hàng cho khách hàng. Giá tính thuế là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh.
• Trường hợp dùng để phục vụ hoạt động kinh doanh: Ví dụ, công ty sản xuất xi măng dùng xi măng do mình sản xuất để xây dựng nhà xưởng mới.
• Quy định: Không phải lập hóa đơn, chỉ cần có lệnh điều động nội bộ.

2. Xuất hóa đơn biếu, tặng, cho, khuyến mại

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật thương mại:
  • Quy định: Phải lập hóa đơn.
  • Cách lập: Trên hóa đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng khuyến mại, hàng mẫu không thu tiền. Dòng giá tính thuế và tiền thuế GTGT không ghi, gạch chéo.
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi (không phải khuyến mại):
  • Quy định: Phải lập hóa đơn và tính thuế GTGT như hàng bán.
  • Cách lập: Giá tính thuế là giá bán của sản phẩm cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm phát sinh.

3. Xuất hóa đơn cho hàng hóa xuất khẩu

• Quy định: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
• Thời điểm lập: Sau khi người mua đã chấp nhận mua và doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục hải quan.
• Nội dung: Ghi rõ tên người mua là cá nhân/tổ chức ở nước ngoài, địa chỉ, đồng tiền thanh toán (ngoại tệ).

4. Các trường hợp không cần xuất hóa đơn VAT

Pháp luật cũng quy định một số trường hợp đặc thù mà doanh nghiệp không phải lập hóa đơn để đơn giản hóa thủ tục:

• Dịch vụ ngân hàng: Các dịch vụ như cấp tín dụng, cho vay, bảo lãnh ngân hàng… đã có chứng từ riêng theo quy định của ngành.
• Dịch vụ chứng khoán: Các dịch vụ như môi giới, tự doanh, bảo lãnh phát hành… cũng có chứng từ chuyên ngành.
• Thanh toán phí dịch vụ vận tải hàng không qua website: Các khoản phí này được quản lý theo thông lệ quốc tế.
• Góp vốn bằng tài sản: Khi cá nhân, tổ chức góp vốn bằng tài sản vào doanh nghiệp thì không phải lập hóa đơn. Chứng từ đi kèm là biên bản góp vốn, biên bản định giá tài sản.

Việc hiểu và áp dụng đúng các quy định cho từng trường hợp cụ thể là rất quan trọng. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, việc tham vấn ý kiến từ các chuyên gia pháp lý là giải pháp an toàn và hiệu quả nhất.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Xuất hóa đơn VAT cho công ty muộn có bị phạt không?

Có. Việc xuất hóa đơn sai thời điểm là hành vi vi phạm và sẽ bị xử phạt hành chính. Mức phạt có thể từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng tùy theo mức độ và tình tiết của vụ việc.

2. Hóa đơn VAT và hóa đơn bán hàng khác nhau như thế nào?

Hóa đơn VAT (hóa đơn giá trị gia tăng) được sử dụng bởi các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn bán hàng được sử dụng bởi các doanh nghiệp, tổ chức nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng không có dòng thuế suất và tiền thuế GTGT.

3. Có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử không?

Có. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp đặc thù được cơ quan thuế cho phép.

4. Công ty mới thành lập chưa phát sinh doanh thu có cần xuất hóa đơn không?

Nếu công ty mới thành lập chưa bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ, tức là chưa phát sinh doanh thu đầu ra thì không cần xuất hóa đơn. Tuy nhiên, vẫn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tờ khai thuế GTGT (tờ khai trắng) theo quý.

5. Khi nào thì được xuất hóa đơn VAT với thuế suất 0%?

Thuế suất 0% áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu; hoạt động xây dựng, lắp đặt công trình ở nước ngoài và ở trong khu phi thuế quan; vận tải quốc tế và một số hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT ở khâu nhập khẩu được bán vào khu phi thuế quan.

6. Mất hóa đơn điện tử đầu vào thì phải làm gì?

Do hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống, bạn có thể liên hệ với bên bán để yêu cầu họ cung cấp lại file hóa đơn (thường là file XML và PDF). Hóa đơn này hoàn toàn có giá trị pháp lý để kê khai.

7. Một hóa đơn có được xuất cho nhiều loại thuế suất khác nhau không?

Có. Nếu doanh nghiệp cung cấp nhiều loại hàng hóa, dịch vụ có các mức thuế suất GTGT khác nhau (ví dụ 5% và 10%) trên cùng một giao dịch, thì trên hóa đơn cần ghi rõ thuế suất áp dụng cho từng loại hàng hóa, dịch vụ đó.

8. Xuất hóa đơn chiết khấu thương mại như thế nào?

Khi bán hàng có chiết khấu thương mại, trên hóa đơn GTGT phải thể hiện rõ khoản chiết khấu. Giá tính thuế GTGT là giá bán đã trừ chiết khấu thương mại.

9. Xuất hóa đơn cho khách lẻ không lấy hóa đơn thì xử lý ra sao?

Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn cho tất cả các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ. Đối với khách hàng lẻ không cung cấp thông tin, trên hóa đơn có thể ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”. Cuối ngày, doanh nghiệp có thể lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu bán lẻ trong ngày.